因為成本超支，做到一半的專案停了

在實際的專案管理中，經常會遇到這樣的困境：專案進行到一半時才發現專案成本預算已超支，如果暫停專案會造成嚴重損失，而如果專案持續下去，虧損則愈加嚴重。最終管理層經過權衡，被逼暫停專案。

 

是什麼原因導致專案在推進的過程中陷入如此困境？究其原因，大多是專案在啟動之前預算 規劃 沒做好，或者專案在實施過程中成本管控沒做好。啟動前的專案預算方案涉及到管理層評審不夠嚴謹，而專案實施過程的成本超支牽涉到專案經理的成本過程管控失察，因此，專案經理和管理層應在這兩方面嚴加對待，以便有效控制和及時調整，避免問題產生。

1.  專案經理如何有效進行成本管理？

專案成本管理是指在保證滿足質量、工期等約束的前提下，對專案實施過程中的費用，通過計劃、組織、控制和協調等活動實現預定的目標，並儘可能地降低成本費用的一種管理活動。而專案經理則需要對其所負責的專案進行成本管理。

 

1.1成本預算和成本控制缺一不可

在成本方面，分為人工成本，差旅成本，採購成本等，其中最主要的是人工成本的管控。要想成本受控，專案經理需在專案確定之前，分析規劃好成本預算計劃。

完善的成本預算計劃可以從三方面著手：人工預算、採購預算、費用預算。

在專案管理中人力是最主要的資源，專案經理需要根據專案需求預估完成專案要多少人工以及時間的投入，進行人工資源申請；採購預算即預估完成專案需要採購的裝置等費用；費用預算即預估專案執行過程中可能會產生的差旅費等。

進行成本預算後還應對成本進行持續的管控，在專案過程中收整合本實際使用資料，與預算對比分析，如有超支的部分應及時識別，進行處理。

 

1.2 藉助專業管理工具，成本管理智慧化

專案經理進行成本管理，最科學的便是通過實際花銷的資料收集分析，來進行決策。而這涉及到大量的費用單據，傳統的財務系統無法跟具體的專案管理進行關聯，這就需要一個成熟且專業的專案管理工具來輔助專案經理進行成本管理。 以易趨系統為例：

易趨專案管理軟體對成本進行精細化管理，從計劃到執行監控覆蓋專案全生命週期。 將預算制定進行多級科目分類，包含人工成本、採購成本、固定資產等， 支援實際與偏差的實時資料彙總更新。通過色塊標記進行視覺化監控，綠色即為健康，紅色則為超出，專案經理可以及時獲知具體模組的超支情況，及時採取措施。如需要變更修訂成本預算計劃，系統支援變更後的版本對比，便於專案經理分析決策。（詳見下圖）

 

（圖1：易趨專案成本預算檢視）

 

易趨系統在成本預算模組還支援專案費用明細列表查詢，對每筆費用的型別、使用日期進行詳細統計，做到有跡可循。（詳見下圖）

 

（圖2：易趨專案費用明細檢視）

2.  管理層如何有效進行成本管理？

管理層對專案成本管理關注度不需要細緻到計劃以及執行，只需要對專案的整體成本狀態掌握，瞭解專案的成本各項指標，便於管理層進行後續評估、精準的決策以及戰略規劃。但專案的成本狀態需要資料的支撐，而藉助專業的專案工具，則能為管理層提供實時的分析報表。

易趨專案管理系統針對管理層，設定管理駕駛艙的模組， 通過專案概況可以全面瞭解專案的總體成本預算分佈以及執行情況，對重點資料異常時進行報警提醒。 對於專案成本以及專案資源具體金額進行跟蹤，資料包含預算基線和實際使用，通過折線圖，成本使用是否超過預算基線一目瞭然。（詳見下圖）

 

（圖3：易趨管理駕駛艙專案概況檢視）

 

（圖4：易趨管理駕駛艙專案概況檢視）

易趨系統還支援各種財務週期（財年、財季、財月、階段）進行精細化分類 。 系統自動蒐集最新專案成本資訊自動對比，生成豐富的成本管控報表，以便管理層檢視進行決策調整。（詳見下圖）

 

（圖5：易趨專案報表檢視）

 

總結

專案的成本管理不應等到成本風險發生時再進行相應的措施調整，應覆蓋專案的完整生命週期，是持續性的活動。而專案成本管理從專案經理和管理層兩方共同進行，才是保持企業良性發展的舉措：從專案經理方出發，保障各個專案能再預期成本內成功交付，實現專案收益；而從管理層出發，同過對各個專案的成本收益掌握，以此進行分析，為後續的戰略規劃進行準確的決策，達到控制成本、增加收益的目的。