跳出專案成本管理的五大誤區

在管理一個專案的過程中，確保事情做得正確、在預算範圍內、按時完成是一個挑戰。要使一個專案成功，有很多活動部分，本文總結了五個常見的專案成本管理問題，以及解決這些問題的辦法。
 
1. 等問題發生時才響應
 
在許多情況下，專案經理可能落入了一個陷阱，認為如果他們在問題出現時就處理好，就可以節省成本，但隨後出現了意想不到的事情，災難降臨了。專案脫軌，人們爭先恐後地解決問題，從而延誤了他們的其他任務，並且必須做出意想不到的費用來挽救局面。

如何避免被動反應？ 

在主動成本管理方面，我們就成本估算提出以下建議：
 
-為成本估算的成功奠定基礎
 
估算越詳細，專案經理就可以更好地預測和響應專案中的事件，更可以減少意外發生。 從以前的專案中吸取經驗教訓和改進流程，以幫助在過去的錯誤或成功的基礎上更進一步。
 
-成本估算和預算應該結合
 
將成本估算轉化為預算應該是無縫的。例如，在8Manage PM專案管理解決方案中，使用者可以將估算連結到成本模組，換句話說，系統可以根據批准的估算建立預算檔案以供執行。專案和分解結構保持一致，防止估算團隊和成本團隊之間出現差異。
 
-確保專案有一種方法來監控和管理掙值管理和成本差異
 
建議使用成本跟蹤工具，將計劃績效與實際進度和成本績效進行比較。
● 確定如何衡量預測
● 確定有價值的 KPI
● 與專案流程保持一致至關重要
 
2. 缺乏與利益相關者的溝通

對一個專案來說，建立標準化的報告也很重要。不同的報告格式會造成混亂，對保持資料的完整性是一種風險；如果團隊沒有一致的資料溝通，資訊就會丟失。
 
在分析報告時，專案團隊的可見性或可感知性是重要的考慮因素。如果需要的話，確保報告可以在不同的層次上報告，並提供適當的訪問儀表盤的機會，使他們能夠做出準確的、充分了解情況的決定。
 
即使是簡單的任務日期和進度沒有傳達給團隊，這也意味著沒有遵循變更管理的協議，狀態更新也未能有效地傳達給利益相關者和其他團隊成員。在一個地方跟蹤成本和變化是很重要的，最好是一個專案成本管理軟體。
 
估算作為專案成本的基礎發揮著重要作用。擁有一個將估算和成本管理整合在一起的工具（並且足夠靈活，可以與排程工具和會計系統整合），給出的資訊就更加可靠，從而確保有效的溝通。
 
3. 缺乏工作分解結構（WBS）
 
WBS是對一個專案的目標和範圍的視覺化、分層次的分解。預算成本在很大程度上依賴於此。如果所使用的成本工具不允許使用者輕鬆地建立、管理和分配成本組成部分，那麼管理起來就會很繁瑣。
 
8Manage PM專案管理軟體足夠靈活，使用者可以從其他來源複製分解結構，或根據需要建立許多WBS。這不僅可以實現強大的分級分類，而且還可以用於報告、衡量標準以及與其他成本相關檔案的對接。它允許在一個估算中使用多種分解結構。當與第三方打交道時，這一點很重要，因為他們的報告方式可能與你的專案不同，但仍然允許你使用你公司的具體細分結構。
 
4. 專案時間和預算被低估
 
不可否認，時間和預算被各地的專案團隊嚴重低估。
 
資訊就是力量，專案經理應該花時間瞭解專案過去和現在的表現。他們是否顯示出進度的延遲和/或超支？瞭解這些將有助於確定任何正在或已經發生的趨勢。哪些型別的成本被忽略了，為什麼？如果專案經理問自己以下問題，很多這些問題都可以避免：
● 是否從一開始就有足夠的資源？
● 是否有適當的系統來分析和比較不同類別的概念/引數估算？
● 是否能夠在MTO的基礎上產生詳細的估算，或者在裝配結構中建立成本物件？
● 是否能夠生成並將我們的估算與資源/人員配置估算聯絡起來？
● 是否能夠分析不同情況下對我們的估算的影響（"假設 "成本分析）？
● 是否有辦法為我們的專案制定內部基準，以便可以參考以前的專案來幫助未來的估算？
 
5. 缺乏專門的
 
Excel 確實有它的優勢，例如它隨時可用、容易上手、完全（由你）量身定製。然而，對於管理大型專案中的成本管理，Excel是不夠的。Excel的一些挑戰包括：
● 沒有專門的功能
● 容易出錯（資料完整性）
● 有可能變得過於複雜  
● 通常取決於一個所有者
● 沒有版本管理功能
● 報告和視覺功能有限
 
擁有專業的專案成本管理軟體可以幫助在一個來源中分析和組織專案成本資訊，其中建立工作分解結構、連結估算、與其他工具整合、對不同團隊成員的可見性等功能都是可能的。
 
專案管理軟體不會將成本管理視為孤立的功能，而是將其作為專案和投資組合績效的組成部分加以利用，並關聯專案間資料。它允許你設定明確的期望、控制範圍、跟蹤進度並保持預期利潤。
 
1. 準確的預算編制：建立詳細預算計劃，合理估計成本和分配資源
2. 實時監控：幫助跟蹤每一筆開支、資源利用和整體進度
3. 自動成本計算： 確定所有的成本要素並提供詳細的成本明細
4. 分析和報告：分析專案的整體表現，包括成本、時間和資源利用
5. 協作： 提供對專案資訊、預算和成本估算的便捷訪問
6. 成本預測： 幫助預測成本超支，並準備相應的應急計劃
 
成本管理是專案中的基本且重要的流程之一，希望以上這些資訊能為你和你的專案提供一些價值，意識到這些錯誤並嘗試從這些錯誤中吸取教訓。