專案成本管理的4個重要步驟

成本管理是一個持續的過程，有助於將職能分為四個步驟:資源規劃、估算、預算和控制。它們大多是連續的，但有可能在專案中途發生一些資源變化，迫使預算進行調整。或者，在控制過程中觀察到的偏差可以呼叫估算修正。

讓我們詳細地看看這四個步驟。

1、專案資源規劃

資源規劃是確定執行專案所需資源並將專案完成的過程。資源的例子有人員（如僱員和承包商）)和裝置（如基礎設施、大型施工車輛和其他供應有限的專門裝置）。

資源規劃是在專案開始時完成的，在實際工作開始之前。

首先，專案經理需要準備好工作分解結構（WBS）。他們需要檢視WBS中的每個子任務，詢問完成這個任務需要多少人，需要什麼樣的技能，以及需要什麼樣的裝置或材料。

通過採用這種任務級別的方法，專案經理就可能得到所有資源的準確而完整的清單，然後將其作為下一步估算成本的輸入。

雖然這一步發生在規劃階段，但是專案經理需要考慮實際情況。例如，你可能確定了對具有特定專業知識的資源的需求，但如果組織中沒有這樣的資源，你就必須考慮僱用一個承包商或培訓你的團隊。所有這些真實的變數都會影響成本管理。

2、成本估算

成本估算是對與執行專案所需資源相關的成本進行量化的過程。為了進行成本計算，我們需要以下資訊：

○資源需求（上一步的輸出）
○每種資源的價格（例如，每小時的人力成本、供應商僱傭成本、伺服器採購成本、每單位材料費率等）
○每個資源的佔用時長
○假設清單
○潛在風險
○過去的專案成本和行業基準，如果有的話
○瞭解公司的財務狀況和報告結構

估算可以說是成本管理中最困難的步驟，因為準確性是關鍵。此外，專案經理還必須考慮諸如固定成本和可變成本、管理費用、通貨膨脹和金錢的時間價值等因素。

估算和實際成本之間的偏差越大，專案成功的可能性就越小。然而，有許多估算模型可供選擇。如果你有大量來自類似專案的歷史成本資料，那麼類比估算是一個不錯的選擇。一些組織更喜歡數學方法，如引數建模或程式估計和檢查技術（PERT）。

然後就需要在採用自上而下和自下而上的方法之間做出選擇。當過去的成本資料可用時，自上而下通常有效。在這個方面，專案經理通常有執行類似專案的經驗，因此可以很好地進行決策。自下而上適用於組織沒有很多經驗的專案，因此，在任務級別計算成本估算值，然後往上推算是有意義的。

3、成本預算

成本預算可以看作是估算的一部分，也可以看作是一個獨立的過程。預算是將成本分配到專案特定部分的過程，例如特定時間段的單個任務或模組。預算包括用於管理意外費用的應急儲備金。
預算建立了一個成本基線，據此我們可以繼續度量和評估專案的成本績效。如果沒有預算，估算的總成本仍然是一個抽象的數字，中途很難衡量。對專案績效的評價使我們有機會評估為專案的未來階段需要撥出多少預算。

確定預算的另一個原因是，組織經常依賴預期的未來現金流來提供資金。在初始階段，專案經理的資金有限，必須相應地設定目標。這類似於在最初的幾個月裡建好地基和一層樓，然後完成專案的其餘部分。

4、成本控制

成本控制是衡量自基線的成本偏差並採取適當行動的過程，如增加預算分配或減少工作範圍，以糾正差距。成本控制是在整個專案生命週期中持續進行的過程。這裡的重點是及時清晰的報告和衡量。

與成本基準一樣，成本管理計劃也是成本控制的重要輸入。這個計劃包含了一些細節，比如如何測量專案績效，偏差的閾值是什麼，如果超出閾值將採取什麼行動，以及擁有決策權的人員和角色的列表。

在處理大型專案中的數百項任務時，成本控制可以提供決策者所需的透明度，以便迅速對情況做出反應。

專案成本管理軟體

與專案管理的其他方面類似，成本管理會因許多變數而變得複雜。這個過程本身很複雜，需要注意細節和嚴謹的方法。 的使用可以大大簡化這個過程。

像8Manage PM這類軟體提供了一個集中位置對所有專案的資料和資訊，幫助你瞭解預算差異、進行審批、跟蹤分析專案等。系統以實時儀表板和其他豐富 UI 的形式進行清晰而簡單的報告。其跨計劃、估計、預算和控制的資料整合可實現持續監控和快速、主動的響應。

成本管理與組織在當前和未來專案中取得成功的能力密切相關。投資可靠的成本管理軟體可以節省大量成本。一個好的成本管理解決方案不會將其視為孤立的功能，而是將其作為專案和投資組合績效不可或缺的一部分，並將跨專案的資料關聯起來。