專案成本超支的主要原因以及解決方法

成本超支，是每個專案經理在其職業生涯中都會遇到的一個問題。當專案的實際成本超過估計或預算成本時，就會發生成本超支。這在建築、製造和軟體開發專案中尤其常見，並影響著專案的盈利能力、利益相關者滿意度和競爭優勢。
 
成本超支的原因
 
由於各種因素，專案常常會出現成本超支，以下是其中最常見原因：

1. 範圍界定不當和預期不一致
 
就專案的交付內容達成一致非常重要。這就是為什麼定義固定預算專案的範圍，是專案規劃階段及以後要做的第一件事。如果範圍在專案期間發生變化，那麼預算可能也需要隨之變化。
 
因此，請確保與團隊和利益相關者確定了專案範圍，以促進協調和達成一致。在工作說明書（SOW）中仔細、詳盡地記錄下來，這將為你今後的工作省去大量麻煩。
 
此外，確保SOW 中提及你的團隊如何處理範圍內的變更請求。這將幫助客戶瞭解如何提出變更要求以及會產生哪些影響。在實施變更之前，你需要估算其對預算和時間的影響。
 
2. 低估
 
估算工作所需的時間確實很困難。與利益相關者和你的團隊合作，在提案階段儘早進行估算。
 
此外，正式地對估算進行適當的調整也很有幫助，例如，新增 "可能會修改 "這樣的說明。這並不是要降低估算的價值，而是要確保每個人都明白，工作並沒有在提案階段就完成。
 
發現階段通常會發現大量資訊，利用這些資訊進行更準確的估算，並將你的預算相應地更新。
 
當然，有些客戶的預算是固定的，沒有迴旋餘地。因此，如果你在發現階段發現的工作會使預算超出上限，就需要與客戶溝通，看看可以削減哪些工作。也許你可以在未來階段交付一些東西，或者將可交付成果減少到更簡單的程度，以降低成本。
 
3. 未檢查的範圍蔓延
 
隨著對系統、使用者、客戶業務運營等方面瞭解的增多，專案範圍的變化是很自然的事情。但需要妥善處理，以免超出預算引發問題。
 
以下是一些範圍蔓延的例子：
 
● 未經估算和批准就提交額外工作
● 在已商定的範圍之外進行多輪反饋
● 來自 "神秘聲音 "的反饋或變更（不熟悉該專案的人突然冒出來提供意見）
● 團隊 "鍍金 "功能（對專案進行超出最初商定範圍的修改）
 
因此，請與你的團隊和客戶一起建立詳細的票 據。這些可能包括使用者故事、驗收標準和已完成的定義，所有這些都有助於明確需要什麼（僅此而已）。
 
4. 無法控制的外部因素
 
必須使用的第三方服務漲價了；團隊成員生病了，不得不僱用承包商來完成工作；政策的意外變化導致了額外的工作……
 
有時專案會超出預算，而你根本無法避免。在這種情況下，你需要的是運用強大的溝通技巧。如果已經與客戶建立了信任，可以與客戶溝通所發生的事情，並共同處理。
 
防止成本超支的五個有效提示
 
成本超支，或者任何使專案超出商定預算的費用，專案經理必須時刻保持警惕。
 
上面討論過發現成本超支時應採取的一些措施，以下有五個重要提示：
 
1、明確專案範圍
 
始終讓團隊和客戶中的關鍵決策者參與進來。透過這些利益相關者的參與，可以降低專案後期出現“其他聲音”的風險。這意味著在專案進展過快時提供後期反饋。
 
2、在專案過程中管理範圍
 
即使在專案前期對專案範圍進行了完美的定義，但事情總會發生變化。確保你有適當的變更管理流程，並在專案規劃階段將其傳達給整個團隊。
 
3、要求團隊跟蹤時間
 
時間跟蹤通常是一項令人生畏的任務，但跟蹤團隊工作任務的時間非常有幫助。
 
這有助於更詳細地瞭解估算結果，讓你有機會支援團隊相應地調整他們的工作量和優先順序。
 
4、良好的溝通
 
與客戶的良好溝通可以解決任何預算超支、延誤或其他問題。
 
如果你能與客戶團隊建立起牢固、互信的關係，當專案出現問題時，會比站在對立面更容易解決。從利益相關者地圖開始，然後制定嚴格的利益相關者溝通計劃，當然，一定要讓客戶團隊參與關鍵決策。
 
5、使用專案成本管理工具
 
眾所周知，強大的成本管理工具將使專案經理的工作變得更加輕鬆，提高專案的生產力並提高效率。它還有助於將成本超支保持在最低限度。
 
8Manage PM是專案管理一體化解決方案，可幫助專案經理按時、高標準並在預算範圍內交付專案。
 
該系統將成本管理作為專案和投資組合績效的組成部分加以利用，並關聯專案間資料。你可以在其中設定明確的期望、控制範圍、跟蹤進度並保持預期利潤。
 
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此外，8Manage PM的動態協作工具（包括視覺化工作流程看板和互動式甘特圖），使成本超支得到了更好的控制。它不僅幫助你快速有效地跟蹤專案進度，還可以在潛在的成本超支成為問題之前將其突出顯示並預警報告。