專案管理中，專案進度與成本控制的重要性

一個專案的成功交付取決於你的整體成本表現和滿足專案最後期限的能力。專案經理需要有效地分配時間和資源，以此來管理成本，並保持專案在其軌道上。幾乎所有的組織都在尋找這些專案管理技能，因為它們展示了你對涉眾和團隊成員溝通的能力，尤其是在處理複雜專案時。

專案經理在實施成本控制時，應注意以下幾點：

◌ 原來的預算
◌ 批准的成本
◌ 預測成本與實際成本
◌ 已承諾的費用

專案進度計劃和成本預算一樣重要，因為它決定了時間線、所需的資源和專案交付的實際情況。有經驗的專案經理能夠更好地規定完成專案所需的任務和資金。

本文詳細介紹了在管理一個專案從開始到完成的過程中，計劃和分析成本控制與專案進度所涉及的過程、步驟和技術。

成本控制

1.什麼是專案基線？

涉眾通過專案約束或基線中專案執行的好壞來衡量專案。專案基線是對專案一部分的批准計劃。它被用來比較實際的績效和計劃的績效，並確定專案績效是否在可接受的準則範圍內。每個專案至少有四個專案基線。根據所使用的專案和定義，可能還有其他的。

2.專案管理中的專案基線是什麼？

預算基線
進度基線
範圍基準
質量基線

進度和成本（預算）是專案約束多邊形的兩個主要部分。沒有進度和預算基線計劃，人們就不知道專案相對於計劃進度或計劃預算執行的位置。

進度和預算基線以及其他基線都是在專案的規劃階段制定的。專案計劃在執行之前由專案發起人或適當的高階經理批准。

專案預算

專案預算是所有專案支出（成本）的財務計劃。專案預算管理的成功取決於建立一個全面的、一致和可靠的專案預算。

如何制定專案預算

制定專案預算有兩個過程。第一個過程是估算成本，它經常與確定預算過程相混淆。這兩個過程之間通常有一個專案管理團隊計劃過程，該過程作為開發專案管理計劃的一部分執行，以便在批准的預算範圍內執行專案。

第二個是確定預算過程，它將工作要素成本向上滾動，應用成本彙總，應用專案偶然性，進行現金流估算，現在你就有了整個專案的各個層次的預算。

如何成功地管理專案預算

○捕獲所有範圍。如果你沒有正確地獲取整個專案範圍，那麼專案就沒有希望按照預算或進度執行。

○確定在組織中使用的各種成本類別。

○建立專案團隊和專案管理團隊的信任。

○停止範圍蔓延。

○不斷地與涉眾溝通專案狀態、專案方向以及專案完成後的情況。

專案進度

在專案管理中，專案進度表是一份檔案，如果編制得當，可用於計劃、執行、監視/控制以及向涉眾傳達範圍的交付。專案進度計劃的主要目的是表示在一段時間內交付專案範圍的計劃。專案進度表應包括以下組成部分：

◌ 計劃專案開始日期
◌ 計劃每項活動的開始日期
◌ 為每項活動規劃完成日期
◌ 為專案計劃完成日期
◌ 資源分配

成功管理專案進度的技巧

從你的日程安排中獲取報告，它會告訴你專案的進展情況和進度完成情況。

當工作要素髮生變更時，分析其原因及影響，必要時採取行動。這些問題不會自行解決。

當資源沒有按照計劃和商定的方式實現時，估算影響，並將其傳達給管理層！

當出現問題時，分析原因，評估影響，與利益相關者溝通，並採取行動將進度的恢復到可接受的範圍內。

總結

當你打算為一個專案制定進度表時，從專案經理那裡得到反饋，並推出必須完成的必要更改。在繼續執行專案計劃之前，你需要評估專案進度的整體計劃。一旦專案開始進行，便能從制定的專案進度表中獲取報告，它便會告訴專案的進展情況和進度完成情況。

當你對一個專案進行預算成本控制時，可以看作是一個獨立的過程。預算是將成本分配到專案特定部分的過程，例如特定時間段的單個任務或模組。預算建立了一個成本基線，據此我們可以繼續度量和評估專案的成本績效。成本控制會因許多變數而變得複雜。這個過程本身就很複雜，需要注意細節的過程。採用專案管理軟體便可以大大簡化這個過程。

像8Manage PM是一款備受好評的 ，它整合了專案計劃、時間表、成本預算、專案進度表等，讓你更好地控制專案日程安排，跟蹤進度。此外，系統還有用於綜合專案管理平臺的團隊管理功能和報告工具，以保持專案正常進行。

○ 自動跟蹤專案進度多個基線
○ 自動預警與通知
○ 自動生成與遞交每週進展報告
○ 實時自動彙總專案成本與收入

優秀的專案經理使用領先的軟體工具來管理整個專案團隊的工作流程。將成本控制與專案進度結合起來，以便了解和監控支出的時間安排。