專案成本管理的基礎及好處

組織的目標是他們的專案取得成功，並滿足客戶的期望和他們內部目標。但現實是什麼呢?在PMI報告中，14% 的受訪 IT 專案被視為失敗，只有57%的專案在初始預算範圍內完成，其他專案都超過了他們為自己設定的目標。

這對企業來說當然不是好訊息，因為成本超支不僅會影響企業的利潤，還會阻礙企業執行未來專案的能力。瞭解什麼是專案成本管理，以及如何有效地進行專案成本管理，對組織保持正軌是有益的。

在這篇文章中，讓我們看看什麼是專案成本管理以及它的好處。

什麼是專案成本管理？

專案成本管理是在整個專案生命週期內對成本進行估算、預算和控制的過程，目的是將支出控制在批准的預算之內。

對於一個成功的專案來說，這是必要的過程：
○它交付的需求和範圍
○它的執行質量是高標準的
○它在預定的時間內完成了
○這是在預算內完成的。

因此，專案成本管理是專案管理的重要支柱之一，無論在製造、零售、技術、建築等領域都是相關的。它有助於建立一個財務基線，專案經理可以根據該基線對他們的專案成本的當前狀態進行基準測試，並在需要時重新調整方向。

專案成本管理為什麼重要？

成本管理的重要性很容易理解。舉個簡單的現實生活的例子，如果你決定建一棟房子，第一件事就是設定預算。當你知道在專案上要花多少錢時，下一步是將高層預算劃分為子任務和較小的專案費用。

預算將決定一些關鍵的決策點，例如：應該僱傭哪位設計師——是負責構建和交付專案的高階設計師，還是能夠在較小預算的情況下提供一些元素的設計師？房子應該有多少層？應該使用什麼質量的材料？

如果沒有預定義的預算，不僅很難回答這些問題，而且一旦專案開始，就不可能評估你是否在朝著正確的方向前進。在大型組織中，由於多個專案的併發執行、初始假設的變化和意外成本的增加，這個問題的規模會進一步擴大。這就是專案成本管理可以提供幫助的地方。

通過實施有效的成本管理措施，專案經理可以：
○與利益相關者設定明確的期望
○由於與客戶建立的透明度，控制範圍變慢
○跟蹤進度並快速採取糾正措施
○保持預期利潤，增加投資回報率，避免在專案上損失資金
○為未來專案生成基準資料，並跟蹤長期成本趨勢

如何管理好一個專案的成本是至關重要的。成本管理，類似於專案管理的其他方面，因許多變數的作用而變得非常複雜性，但使用有效的專案管理軟體便可以簡化這個過程。

例如8MSaaS PM專案管理軟體，該軟體支援專案所有必需的流程，包括：預算、資源規劃、進度、成本分析、風險跟蹤、資金分配、預測和實時報告等方面。

○在專案團隊中一致地管理成本
○自動預警專案進度逾期、超支、資源超負荷情況
○提供多層次的預算、實際收入和費用的實時跟蹤功能
○支援多幣種管理成本，視覺化資料包表分析

成本管理只是專案中的基本流程之一，成功的專案需要精心策劃的預算。具體化和監控費用、成本可以帶來更準確（甚至增加）的收入。