如何在整個專案中有效管理成本？

在專案管理方面，沒有什麼比控制成本更重要。尤其是在專案複雜的情況下，開支可能會讓專案成本比預期飆升得更快。專案經理需要採取積極主動的成本管理方法，以保證預算不超支。
 
專案成本管理的各個階段
 
管理專案成本需要在整個專案週期中保持警惕，並制定可靠的成本管理計劃。

以下是專案各階段需要考慮的成本管理活動：
 
1. 專案啟動
 
在此階段，確定可用資金（預算）。在參與競標專案時，應準備一份對客戶招標書（RFP）的答覆，包括一份既能支付專案費用又能讓企業盈利的報價。
 
2. 專案規劃
 
在這一階段，根據可用預算規劃專案交付。使用工作分解結構，根據可用資源分配員工任務，並估算預期活動的成本。當被授予合同，工作說明書（SOW）將包括專案交付的計劃成本。
 
3. 專案執行
 
根據制定的專案計劃開始執行專案任務。請注意，這將是計劃預算遇到實際挑戰的階段。
 
4. 監督和控制
 
隨著專案的進展，對照已編制的成本估算稽核實際成本，確保與計劃保持一致。根據實際執行情況進行調整。例如，如果某項可交付成果所需的時間比計劃的長，則使用成本較低的資源進行替代，或透過降低專案其他方面的成本來進行補償。
 
5. 專案收尾
 
記錄實際預算與估計成本基準支出的對比。確保在專案結束後總結經驗教訓。這將有助於完善未來的專案成本估算或改進監控流程，從而更好地瞭解成本發生情況。
 
專案成本管理有哪些挑戰？
 
在專案過程中，成本專案管理可能很棘手。以下是經常出現的三種挑戰：
 
1.成本發生與報告之間的時間差
 
成本發生與成本報告之間的時間差可能導致不可預見的成本超支。與團隊成員保持清晰的溝通相當重要，可確保對直接和間接成本有最新的瞭解，並能根據需要做出調整。
 
2.使用不完整人工費率的風險
 
在估算成本時，最好使用包含所有相關成本（如間接成本、福利和額外費用）的綜合人工費率。這樣可確保計算所有成本，從而實現更準確的專案成本管理。
 
3.缺乏專案成本管理軟體或軟體不完善
 
專案經理需要使用直觀、最新的技術和工具來準確管理成本。
 
克服專案成本管理挑戰的六個技巧
 
雖然專案成本管理具有挑戰性，但專案經理可以採取一些策略，在整個專案生命週期內有效地管理成本：
 
1. 在專案預算中留出緩衝空間
確保專案預算有足夠的餘量來應對意外變化。可留出 10% 的意外開支，或者在自下而上的專案活動成本估算中加入意外開支，這樣就不會影響專案的財務健康。
 
2. 明智地分配資源
熟悉團隊成員及其技能組合，確保他們執行最適合的任務。這種方法可以提高效率，有助於確保成本估算切合實際，並最大限度地利用現有資源。
 
3. 預先了解專案成本
藉助專業的專案管理軟體，如8Manage PM，與團隊一起在統一平臺上報告專案執行期間的計費工時和活動。這使你就可以核實他們的工作是否符合專案的優先事項，並有助於防止出現與計劃嚴重不符的情況。定期檢查和進度評估也有助於保持成本控制。
 
4. 協商範圍內的任何變更
定期審查專案章程和範圍宣告，確保與專案目標保持一致。如果客戶要求進行影響範圍的變更，則應重新談判 SOW 以滿足這些期望，確保獲得額外預算，或提出權衡方案以供決策。
 
5. 根據需要調整努力程度
如果實際成本超出計劃成本估算，則應採取糾正措施，如替換成本較低的資源、提高效率、削減專案範圍或申請額外資金。持續監控專案成本能讓你做出以資料為導向的決策，並保持財務控制。
 
6. 立即承認錯誤
如果出現成本超支，應承擔責任並儘快與受影響的利益相關者溝通。與內部團隊合作處理問題，決定是否承擔額外成本，並與客戶進行有效溝通，以保持信任和積極的關係。
 
使用8Manage PM管理專案成本
 
8Manage PM是一款全面的專案管理軟體，提供專案各階段成本管理規劃所需的工具。由於8Manage系統是基於雲端計算的，專案資料實時交付，因此可以立即根據實際支出來衡量成本估算的準確性。
 
8Manage PM的資源管理功能可幫助專案經理保持工作量平衡，從而控制成本。系統還有簡單易用的工時表，團隊成員點選一下即可提交，專案經理點選一下即可批准。但8Manage PM在成本管理方面最強大的功能是專案儀表板，它可以實時跟蹤專案成本，以便專案經理和領導層密切關注預算。
 
憑藉其強大的功能（包括預算跟蹤、資源分配和實時協作），8Manage PM 使專案經理能夠有效管理成本、降低風險並做出資料驅動的決策。