一、整體

就如同寫一篇文章，一定要有整體大綱，之後才有文章的“血”和“肉”。專案管理中的整體包括了幾個重要的過程：專案計劃制定、專案計劃執行、整體變更控制。

一款優秀的專案管理軟體，會幫助管理者將複雜的專案分解為易於管理的小部分，清晰合理的安排專案計劃，精準把控任務進度。畢竟好的開始，就是成功的一半，專案啟動的前期進行大量的規劃和佈局，對專案整個生命週期是無害的。

二、範圍

制約一個專案的條件是專案“三約束條件”—— 範圍、時間、成本。做專案當然不是“心有多大，舞臺就有多大”，如果沒有明確的範圍界定，專案很可能會在不斷湧出的需求中，成為一匹被稻草壓垮的駱駝。範圍的明確，就如同制定遊戲規則，否則再好的專案最後也會成為一個爛攤子。

此外，對“範圍”需要深入的瞭解。專案管理是否需要IT部門的介入？如何制定明確的商業目標？是否有較好的投資回報率？在專案執行中是否需要資料分析的支撐？也就是說，在專案範圍的劃定中，要考慮多方面因素，需要進行深入的探討。

三、時間

在一個專案生命週期中，引起衝突最多的，往往是進度問題。想要提高效率，除了從技能熟練上去著手，此外就是時間管理。在一個專案週期中，制定合理的時間規劃方案，可以非常有效的把控專案進度。

由於專案中存在較多的不確定性事件導致執行緒混亂，時間管理工具介入就顯得尤為重要。通常的時間管理工具可以借鑑甘特圖，可以讓專案視覺化，還可以展現任務之間的從屬關係。如果計劃需要改變，可以增加任務並確定它們之間的從屬關係。

四、成本

成本，也是制約一個專案的條件之一。通常所說的成本，我們會想到收入、支出、如何控制成本？哪裡花錢？誰來花錢？誰來控制花錢？當然，衡量一個專案是否成功，回報率是必不可少的一個考核標準。

除此之外，時間也是在專案成本中，非常重要的一環。對於經驗充足且善於控制專案成本的專案經理來說，往往會將一個專案生命週期內的工時也核算成成本，以達到降低風險的目的。

五、質量

質量通常指產品的質量，廣義的還包括工作的質量。產品質量是指產品的使用價值及其屬性；而工作質量則是產品質量的保證，它反映了與產品質量直接有關的工作對產品質量的保證程度。

分階段對質量進行把控通常是一個正確的選擇，管理者如何在每一個時間節點給出正確的決策，如何定義專案中的工作質量是否達標，是絕對不能離開資料而拍腦門兒決定的，資料分析工具必然是專案管理軟體中不可或缺的。

六、人力資源

專案人力資源管理就是有效地發揮每個參與專案人員作用的過程。人力資源管理包括專案干係人：資助者、客戶、專案組成員、支援人員、專案的供應商等。

對於專案管理工具來講，人力資源管理的重要意義在於，可以及時準確的將正確的人分配到正確的崗位做正確的事，從最大程度上保證專案實施的效率和準確性。

七、溝通

PMBOK（專案管理知識體系）中建議，專案經理要花75%以上的時間用在溝通上，可見溝通在專案中的重要性。這裡的溝通並不是善於表達、能說會道，專案管理中的溝通，更多是對溝通的管理，是為了確保專案資訊合理收集和傳輸，以及最終處理所需實施的一系列過程。包括為了確保專案資訊及時適當的產生、收集、傳播、儲存和最終配置所必須的過程。

專案管理工具必須為人、想法和資訊之間提供一個關鍵連結，比如提供即時通訊功能、互動論壇功能、知識庫等。對於任何專案成功最大的威脅就是溝通問題，利用專案管理工具解決這個問題，為專案成功保駕護航。

總的來說，成功的專案管理軟體應該基於PMBOK專案管理知識體系，以成本、進度、質量的管理為最終目標，全面管理成本、人力、時間、進度、溝通、風險等。當然，適合企業自身的才是最好的。

專案管理中7個重中之重的要素