專案管理中7個重中之重的要素
運營和專案是現代企業工作的重中之重。
運營是一種持續、重複的工作,所以對穩定性有很高的要求;
而專案則是一種零時性、獨特性的工作,因為這種特點的存在,專案在進行的過程中必然是一個不斷最佳化的過程。
當一個個專案組成了企業的活力源泉,那麼專案管理就是幫助企業成功的關鍵。那麼,如何才能成就一個優秀的專案呢?專案管理中又包含哪些要素呢?
一、整體
就如同寫一篇文章,一定要有整體大綱,之後才有文章的“血”和“肉”。專案管理中的整體包括了幾個重要的過程: 專案計劃制定、專案計劃執行、整體變更控制。
一款優秀的專案管理軟體,會幫助管理者將複雜的專案分解為易於管理的小部分,清晰合理的安排專案計劃,精準把控任務進度。畢竟好的開始,就是成功的一半,專案啟動的前期進行大量的規劃和佈局,對專案整個生命週期是無害的。
二、範圍
制約一個專案的條件是專案“三約束條件”—— 範圍、時間、成本。做專案當然不是“心有多大,舞臺就有多大”,如果沒有明確的範圍界定,專案很可能會在不斷湧出的需求中,成為一匹被稻草壓垮的駱駝。範圍的明確,就如同制定遊戲規則,否則再好的專案最後也會成為一個爛攤子。
此外,對“範圍”需要深入的瞭解。專案管理是否需要IT部門的介入?如何制定明確的商業目標?是否有較好的投資回報率?在專案執行中是否需要資料分析的支撐?也就是說,在專案範圍的劃定中,要考慮多方面因素,需要進行深入的探討。
三、時間
在一個專案生命週期中,引起衝突最多的,往往是進度問題。想要提高效率,除了從技能熟練上去著手,此外就是時間管理。在一個專案週期中,制定合理的時間規劃方案,可以非常有效的把控專案進度。
由於專案中存在較多的不確定性事件導致執行緒混亂,時間管理工具介入就顯得尤為重要。通常的時間管理工具可以借鑑甘特圖,可以讓專案視覺化,還可以展現任務之間的從屬關係。如果計劃需要改變,可以增加任務並確定它們之間的從屬關係。
四、成本
成本,也是制約一個專案的條件之一。通常所說的成本,我們會想到收入、支出、如何控制成本?哪裡花錢?誰來花錢?誰來控制花錢?當然,衡量一個專案是否成功,回報率是必不可少的一個考核標準。
除此之外,時間也是在專案成本中,非常重要的一環。對於經驗充足且善於控制專案成本的專案經理來說,往往會將一個專案生命週期內的工時也核算成成本,以達到降低風險的目的。
五、質量
質量通常指產品的質量,廣義的還包括工作的質量。產品質量是指產品的使用價值及其屬性;而工作質量則是產品質量的保證,它反映了與產品質量直接有關的工作對產品質量的保證程度。
分階段對質量進行把控通常是一個正確的選擇,管理者如何在每一個時間節點給出正確的決策,如何定義專案中的工作質量是否達標,是絕對不能離開資料而拍腦門兒決定的,資料分析工具必然是專案管理軟體中不可或缺的。
六、人力資源
專案人力資源管理就是有效地發揮每個參與專案人員作用的過程。人力資源管理包括專案干係人:資助者、客戶、專案組成員、支援人員、專案的供應商等。
對於專案管理工具來講,人力資源管理的重要意義在於,可以及時準確的將正確的人分配到正確的崗位做正確的事,從最大程度上保證專案實施的效率和準確性。
七、溝通
PMBOK(專案管理知識體系)中建議,專案經理要花75%以上的時間用在溝通上,可見溝通在專案中的重要性。這裡的溝通並不是善於表達、能說會道,專案管理中的溝通,更多是對溝通的管理,是為了確保專案資訊合理收集和傳輸,以及最終處理所需實施的一系列過程。包括為了確保專案資訊及時適當的產生、收集、傳播、儲存和最終配置所必須的過程。
專案管理工具必須為人、想法和資訊之間提供一個關鍵連結,比如提供即時通訊功能、互動論壇功能、知識庫等。對於任何專案成功最大的威脅就是溝通問題,利用專案管理工具解決這個問題,為專案成功保駕護航。
總的來說,成功的專案管理軟體應該基於PMBOK專案管理知識體系,以成本、進度、質量的管理為最終目標,全面管理成本、人力、時間、進度、溝通、風險等。當然,適合企業自身的才是最好的。
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