專案管理中需要注意的四個關鍵控制點

據調查，只有37%的IT專案在計劃時間內完成，42%的在預算內完成。IT專案成功率不高的根源在於，IT專案管理是項系統工程，不僅需要專案經理個人具備一定的組織、決策、溝通、業務、技術能力，更需要運用多種手段對專案的時間、成本、質量和風險進行嚴格控制。如何提高IT專案的成功率呢？

關鍵控制點一 專案的時間控制首先，要明確專案期望值，做好需求調研，圍繞企業的核心業務流程，制定切實可行的專案目標，這個目標萬不可貪大求全，面面俱到，目的是滿足核心業務流程需求，與核心業務流程關係不大或者毫無關係的內容，緩建或根本不建，將業務期望聚焦在更容易把控和量化的目標上來。專案實施完全圍繞該期望進行，這也是專案實施中最重要的一點。

其次，資訊化專案是需要多部門、多環節充分協作的系統工程，任何部門和環節的時間延誤，都會導致整個專案實施週期的延長。因此，對影響專案進度的“短板”環節，進行著力攻堅，促進其與專案的其它環節步調一致，協同共進，能夠有效保障專案的實施週期。

再次，資訊化專案往往週期較長，因此需要針對專案的實施階段制定“日清日高（？）”的專案時間保障機制，保證專案每一天都有明確的目標，才能對專案的進度進行有效掌控。

最後，由於資訊化專案涉及面較廣，參與人數眾多，人員的素質參差不齊，對專案的把握也各不相同，因此在專案開始前需對參與專案的人員甚至高層管理人員，進行專案普及性培訓，在專案進行中進行相關的專案培訓……俗話說，磨刀不誤砍柴工，提高每一位參與人員的專案能力才能有效提高專案實施的效率，從而保障專案的實施週期。

關鍵控制點二 專案的成本控制首先，資訊化專案是IT技術在企業業務的應用，其開發和實施都建立在業務部門提出的專案需求之上。然而，由於專案開發和實施的時間較長，常常出現這樣的情況，在系統開發完畢後，業務需求卻已經改變，致使專案不得不重新進行開發。形成影響專案成本的主要因素。

產生這種情況的原因，一方面是因為專案小組前期調研不夠深入，沒有全面掌握業務部門的真正需求和需求的發展方向，另一方面是因為隨著專案的深入，業務部門對專案在業務中的應用有了更加深刻的認識。想要控制這種來自需求改變的成本增加，專案經理除了在專案前期進行更加深入的專案調研外，還應該加大對業務人員的培訓力度，讓他們先於專案應用而對專案擁有更加深入的瞭解。

其次，在專案實施過程中，各種與業務相關的應用需求紛至沓來，不斷增加的專案需求，將使專案預算不斷增加，從而形成影響專案成本的又一重要因素。對於這種情況，專案經理要區別對待，如果確係有助專案期望的實現並能夠幫助提高專案實施效果的需求，哪怕影響到專案的成本和延長專案的實施週期也要採納這種需求，這是對專案的一種有益補充；如果與專案期望關係不大甚至沒有關係的需求，則應堅決摒棄。

因此在專案實施前做好準確的專案期望，劃定明確的專案開發任務和範圍並嚴格執行，能夠有效控制這類專案成本增加。

最後，資訊化專案成本的另一主要來源是人力資源成本，因此在看到專案的硬體、軟體等硬性成本同時，也不能忽略人力資源這一軟性成本。有效控制專案實施時間、合理配置人力資源、避免人力資源浪費是控制這項成本的關鍵。

關鍵控制點三 專案的質量控制資訊化專案的質量控制包括兩個方面，一方面是IT技術本身（硬體、軟體、系統）的質量控制，另一方面也是最重要的一方面，是IT技術應用於企業的質量控制。對於前者，我們可以依照國家的質量標準進行考量，而對於後者，則沒有統一的標準，並難以實行量化控制，但無論如何，資訊化專案的主體是企業，檢驗IT技術應用於企業質量好壞的唯一標準則應該是專案在企業中的實施效果。因此做好資訊化專案中的質量控制需做到：對專案技術方案進行適應性評估 資訊化專案的最終效果體現在企業的應用，因此不適應企業實際情況的方案即使技術再先進、架構再穩定也不是好的方案。這就要求企業的專案經理，在拿到軟體公司（實施方）提供的專案方案後，首先要對其進行適應性評估：一方面，評估專案方案與企業其它專案的技術路線是否一致。資訊化專案是影響企業多個層面的系統工程，因此它並不是獨立的，而是與其它專案緊密相連的。如果資訊化各個專案的技術路線不一致，將會導致資訊化專案間資訊流通不通、資料介面不一致，形成各種資訊“孤島”；另一方面，評估專案方案與企業業務的結合程度。資訊化系統終端使用者是業務部門，因此專案方案要適應企業的業務需求，並易於與企業的業務流程融合在一起，並在充分滿足業務需求的基礎上，對業務水平有計劃的進行提高。

階段性評估與專案驗收並重 資訊化專案的建設一般週期較長，且資訊化專案建設的效果也需要一定的時間才能顯現出來，因此如果專案的驗收和評估都集中到專案完成後進行，就會導致專案承擔風險過大。資訊化專案邊實施、邊應用、邊考量、邊改進的階段性評估，不僅有助於專案經理在專案進行中進行質量控制，而且能夠有效降低資訊化專案的風險。

對專案實施進行文件跟蹤 在專案實施過程中，分別根據實施的每個階段編寫建設（使用）手冊，進行文件跟蹤，並在專案完成後最終彙總成統一的專案建設（使用）文件，能夠有助於專案經理對專案質量的把握和監督。

關鍵控制點四 專案的風險控制對資訊化專案進行風險控制能夠減少資訊化專案實施過程中的不確定因素，有效提高資訊化專案實施的成功率。由於資訊化專案的核心是通過IT技術為企業的業務提供應用服務，因此資訊化專案的風險主要來自以下三個方面：一是技術風險，技術架構好壞、軟體提供方的技術能力以及專案實施方的實施經驗等因素形成了資訊化專案的技術風險。為了規避專案的技術風險，企業的專案經理，一方面要選擇開發能力較強的軟體提供方和經驗豐富、服務優良的專案實施方；另一方面還要把握專案的技術架構與企業其它資訊化專案技術架構之間的一致性；此外，引入第三方的專業諮詢、監理和專案評估也是企業規避技術風險的有效手段。

二是應用風險，資訊化專案應用於企業，與企業業務之間的適應水平、結合程度以及專案實施帶來的影響等因素形成了資訊化專案的應用風險。在專案實施前，進行專案適應性評估能夠預測專案與企業業務之間的結合程度，並能夠有效預期專案應用後所帶來的問題，提前研究解決辦法；專案實施中，邊實施、邊應用，隨時監控專案的實施情況和應用效果，出現問題及時解決，也能夠有效規避專案的應用風險。

三是實施風險，這種風險源於專案在實施過程中的時間、成本、質量的不確定性因素。而降低這種風險的手段就是專案經理通過自身所具備的組織、決策、溝通、業務、技術等能力，對專案的時間、成本、質量進行嚴格控制。