PMO在企業專案管理中的五個重要作用

是成功企業的關鍵管理工具。它對於推動專案的發展至關重要，以下是PMO的五個重要作用：
 

1、專案管理過程的標準化

 
PMO的主要目標在於方法、流程和工具的建立和標準化。
 
PMO 可能建立的模板包括：

• 專案建議書模板。這有助於專案經理瞭解商定的計劃，避免範圍蠕變。
 
•  專案狀態報告模板。這記錄了在專案實施過程中如何審查和衡量專案的進展。
 
•  專案變更請求模板。如有必要，PMO可以起草這份檔案，以幫助專案經理在整個專案生命週期中捕捉變更請求（並評估其影響）。
 
•  專案結束報告模板。該檔案使團隊能夠評估已完成的專案，並確定哪些進展順利，哪些不順利。
 

為了更好地協調整個專案實施過程，PMO可以選擇採用專案組合管理工具，比如8Manage PMO專案管理軟體。這將鼓勵各專案團隊保持一致的流程，並提供對專案組合的實時可見性。

 
2、支援專案實施

 
一個成功的專案有賴於整個團隊的支援、有針對性的培訓和公開的溝通。
 
PMO專案管理辦公室將：
•  協助並解決具體問題，如規劃或分配資源。(並使脫軌的專案或掙扎的團隊重新走上正軌）。
•  幫助專案經理為他們的專案選擇正確的方法，或幫助他們建立一個商業案例。
•  促進整個專案團隊和利益相關者的溝通和協作，確保每個人都在正確的位置上。
•  提供準確可靠的資訊，使利益相關者在情況發生急劇變化時能夠做出最佳決策
•  指導和培訓專案經理，確保他們獲得正確的技能，並推薦線上專案管理課程。
 
PMO經常作為專案的"第一響應者"，利用他們的經驗來發現問題，提供建議，並解決問題。
 

3.提供所有專案的綜合檢視

 
專案利益相關者和決策者需要了解專案的來龍去脈。如果沒有充分的瞭解，他們將很難做出正確的決定。
 
另一方面，PMO也必須熟悉企業內部的實際情況。（特別是與他們想要討好的高管和決策者有關的情況）。
 
為了彌合專案與利益相關者之間的差距，PMO提供針對其高管需求的全面報告和儀表盤。這意味著你的PMO必須：
 
•  設計並跟進關鍵績效指標（KPI）。這包括關於單個專案的整體健康和進展的關鍵績效指標，以及專案的整體表現。
 
•  圍繞整個專案組合的預算、預測、實際情況和利潤率傳達清晰的資訊。
 
•  正確整合所有的資訊和檔案，為利益相關者專門建立一個專案儀表盤。
 
•  提供及時、準確的洞察力。實時資料對於任何專案報告都是至關重要的。策劃和提供報告的時間越長，資訊的價值就越低。
 
藉助8Manage PMO專案管理平臺，你可以把利益相關者聚集在一起，為他們提供實時的、有針對性的對專案的見解。這使他們能夠從一個單一的事實來源獲得重要的資料、報告和專案優先權。
 

4.有效地計劃和安排資源

 
PMO根據專案的優先次序，以及理想情況下對整體業務的影響來分配資源。他們有能力預測專案所需的資源，並反過來最佳化最貴資源的使用。
 
為了使這種最佳化儘可能準確，PMO需要優先考慮容量規劃。為了幫助他們做到這一點，PMO必須能夠執行模擬、情景和假設分析。當然，他們需要一個內建這種功能的專案管理軟體。
 

5.戰略組合管理和治理

 
戰略組合管理使你的專案執行與你的企業的戰略願景相一致。PMO負責引導戰略組合管理，確保所有的資源、專案和預算與你的更高目標相一致。
 
透過使用預先定義的標準對專案進行評分，PMO縮小了專案範圍，並根據其企業的目標選擇最佳舉措。然後，PMO向高階管理層或C級領導提供建議，透過提供合理的商業案例和明確的成本/效益比率，選擇最符合企業戰略目標的候選專案。
 
除此以外，PMO還監控專案的整體風險。這不僅限於涉及員工的風險，還包括整個企業的風險，如合規問題或負面曝光。PMO需要為未來的"高風險"專案建立緩解和預防計劃。
 

PMO專案管理軟體：為專案成功鋪好基礎

 
PMO專案管理軟體是確保專案成功的關鍵，有助促進規劃、實施和“經驗教訓”，使專案從概念化到完成。
 
8Manage PMO軟體用於在專案管理辦公室的治理下組織專案、計劃或專案組合的過程時提高效率。該軟體的一些功能包括分析、跟蹤、規劃、資源分配、優先順序排序、排程和報告業務洞察力。所有單個專案的資訊會實時自動地聚合到 PMO 層，確保資料的實時性和準確性。團隊知道要做什麼，並且你可以透明地瞭解流程以保持專案順利執行。
 
此外，8Manage的實時專案組合儀表板以豐富多彩且易於共享的圖形和圖表跟蹤專案指標的進度。你可以透過有關狀態、任務和時間表的自動報告獲得更詳細的資料。
 
當8Manage PMO專案管理軟體開始使用並使你的專案受益，就會發現它是整個企業不可或缺的一部分。詳情可聯絡我們申請 。