如何進行專案管理？企業專案管理常見的組織形式有哪些？

在當下，很多時候會遇到專案管理給我們帶來的種種挑戰，企業要想高效完成一個或多個專案，但往往事與願違。當一個或多個專案同時進行的時候，總會發生很多不確定性事件，而且工作強度較高時效率會明顯下降，這個時候，如何才能做好專案管理儼然成為了企業管理的必修課。下面小編就“如何進行專案管理？企業專案管理常見的組織形式有哪些？”給大家講講專案管理的常見知識，便於幫助大家開啟思維，發現更多有利於專案管理的方法。

一、企業專案管理的常見組織形式主要有三種型別：

1、職能式

當今世界上最普遍的組織結構是基本的層次組織。職能組織結構是由這是一個標準的金字塔結構，高層管理者位於金字塔的頂部，中層和低層管理則沿著塔頂向下分佈。這一一組織結構通常被劃分為不同的職能單元，如工程、研究、財務和行政等，因而這種結構又常被稱為“職能結構”。

職能式組織方式的長處：將類似的資源集中使用，為相互支援創造了條件；職能式組織方式的缺點：當涉及多個專案時，這些專案在資源使用的優先權上必然會產生衝突；專案協調比較困難；

2、專案式

與層次化相反，專案式組織是一個單目標的垂直組織方式。在專案化組織方式中，為達到某一特定目標所必需的所有資源按確定的功能結構進行劃分（專案化組織的內部結構仍然是功能化的），並建立以專案經理為首的自控制單元。專案經理在專案實施方面被賦予相當大的權力，並且可以調動整個組織內部或外部的資源。專案的所有參加人員在專案實施過程當中都被置於專案經理的直接掌握之中。

專案化組織的優點：目標的單一和命令的協調；專案化組織的缺點：由於資源獨佔，可能造成資源浪費；臨時專案結束時的工作保障問題；

3、矩陣式

矩陣化組織方式是一種多元化結構，力求最大限度地發揮專案化和職能化結構的力量並儘量避免其弱點。它在標準的垂直層次結構上，疊加了專案協調員形成的側向或水平結構，矩陣式中又分為弱矩陣式、平衡矩陣式和強矩陣式。

矩陣化組織的優點：透過專案協調員使各專案目標平衡、各個功能部門條塊之間的協調、以及專案目標的可見性；

矩陣化組織的缺點：中層管理人員為兩個以上的主管工作，當有衝突時，可能處於兩難困境；

適應前提：面臨外界壓力，要實現多重目標；不得不提高資訊處理能力；不得不分享資源；

以特許職權的方式，從高層管理的角度明確專案經理的責任、權力以及各職能部門的作用是十分重要的；

專案協調員或專案經理必須採取必要的措施調解矩陣化組織中的衝突。雙重權力下的衝突是不可避免的，但可以建設性地加以引導；

由於衝突是不可避免的，因此，採取積極的步驟來推動工作開展是十分重要的。經常性地午餐聚會或者社交聚會有助於培養一種集體精神。

專案協調員的權力，主要來自經過批准認可的專案目標、計劃和預算。利用這些檔案以敦促各部門完成所承擔的工作；

要求各職能部門主管和級別較低的任務主管承諾按專案的計劃和進度完成工作是極其必要的。

最好避免與職能部門主管直接衝突。當情況看來要失去控制時，矩陣化組織的經理應求助於他的上級；

專案協調員應當關心的是“做什麼”，而不是“怎麼做”，記住這一點十分重要。採用目標管理的方法，不要過多幹預職能部門的工作；

矩陣化管理的許多問題，來自專案環境本身所固有的不確定性。認真、經常地規劃將有助於減少不確定性。

二、如何進行專案管理？

下面我們以織信銷售專案管理系統為例來講一講如何進行專案管理。

織信銷售專案管理應用為客戶提供端到端的專案機會管理，專案交付管理，專案活動管理，客戶管理，售前人員管理，供應商管理。結合儀表盤的圖形化及統計功能。

在專案管理中，可以全流程管理從銷售專案機會，投標，中標，交付，驗收，回款等全過程管理。不同節點流轉不同責任人。同時可以關聯專案活動，客戶，供應商等資訊，自動計算專案利潤及利潤率。

回款看板：

顯示到達回款狀態的專案清單，為回款提供視覺化參考。

專案看板：

專案狀態視覺化呈現，快速便捷瞭解專案進度。

銷售活動：

專案全過程活動管理，針對涉及人力成本的活動，自動計算人力成本金額。

客戶：

管理所有客戶資訊，包括客戶人員，公司，賬期，付款等資訊。客戶地圖檢視，可以視覺化業務範圍及業務地圖。

售前人員：

管理售前人員資訊，包括級別，成本，產品線等資訊，便於在指派技術人員時定位準確。

供應商：

用於管理所有供應商資訊，包括聯絡人，公司資訊等。

儀表盤：

儀表盤可以對銷售資料，回款資料，銷售活動等等各種維度資料進行統計，彙總。

透過以上內容我們瞭解到了專案管理的組織形式以及怎麼進行專案管理，那麼在未來，專案也將會替代企業成為交付客戶價值的最小單位，企業與企業之間、企業內各業務線、業務線內各部門的協作，皆是如此。

合理並且有效地運用專案管理軟體，不僅可以讓我們工作井然有序地進行，還能最大程度保證專案目標的達成。我推薦使用織信，它提供了包括任務/需求/測試管理、迭代規劃、缺陷追蹤、報表統計、團隊協作、WIKI、共享檔案和日曆等功能模組。無程式碼基礎也可以搭建一款屬於你自己的專案管理系統軟體，織信現已開放所有基礎功能（包含專案，運營，銷售，收支，工單等系統應用）均可免費使用，不限成員數，零成本開始研發協作。