成本管理是估算、分配和控制專案成本的過程。成本管理流程允許企業預測未來的開支，以減少預算超支的可能性。預計成本是在專案的規劃階段計算的，必須在工作開始前獲得批准。

在執行專案計劃時，會記錄和跟蹤費用，因此一切都在成本管理計劃之內。專案完成後，將比較預測成本和實際成本，為未來的成本管理計劃和專案預算提供基準。

為什麼成本管理在專案管理中很重要？

專案成本管理對於組織的專案規劃過程至關重要。全球服務公司Accenture認為，可持續的成本管理應該成為“公司DNA的一部分”。
沒有詳細的預算，您就無法有效地規劃出專案所需的資源。例如，如果您要翻新辦公樓，您需要聘請建築師，支付建築材料費用，並商定建築工人的小時費率。為此，您需要準確估算所有成本並確保您有足夠的預算來支付這些費用。

成本管理在專案管理中有哪些好處？

專案經理不應低估有效成本管理的業務優勢。以下是三個主要好處：
防止超支：透過在早期規劃階段分配成本，專案經理確保他們不會在特定領域超支。
避免風險：良好的預算將包含風險津貼，以確保在出現不可預見的成本時不會影響專案的成功。
幫助未來規劃：成本報告有助於資源最佳化。這可以導致未來更準確的預算。

成本管理的挑戰是什麼？

成本專案管理可能很棘手。以下是經常出現的三個挑戰：
缺乏資源：如果專案預算太少，就很難獲得成功完成專案所需的勞動力、材料等。
估計不準確：當經理缺乏經驗或不完全瞭解專案範圍時，可能會出現糟糕的預測。這可能導致成本超支並影響整體盈利能力。
過時的技術：專案經理需要使用直觀、最新的技術和工具來準確地管理成本。

誰負責專案的成本管理？

專案經理負責成本專案管理。作為其職責的一部分，他們必須估算總成本、計劃預算、監控支出併為潛在風險做好準備。專案經理必須在整個成本管理過程中保持警惕，以確保他們保持在預算範圍內並提高盈利能力。

哪些專案工具有助於專案管理中的成本管理？

許多工具可以幫助專案管理中的成本管理。最好的選擇是選擇一個像Zoho Projects這樣具有多種工具的多功能專案管理平臺，以便您可以根據您的特定專案需求定製軟體。
以下是一些最重要的工具：
預算：為了有效的成本專案管理，您需要準確的預算。這需要一個預算工具來使用自定義小時費率和定製的財務欄位來跟蹤成本。
時間跟蹤軟體：這在嘗試估算資源成本時特別有用。當團隊成員使用任務計時器記錄時間時，專案經理可以使用此資料來確定某項任務需要多長時間，並相應地分配資源。
報告和分析工具：為了實時瞭解他們的成本管理流程，專案經理應該生成包含詳細圖表的每週報告。還可以為專案組合概覽建立分析儀表板。