專案資源管理流程：五步專業指南

專案資源管理是描述大多數專案經理的一項關鍵職能的方式——收集完成工作所需的團隊成員、裝置和其他材料（也稱為資源）。
 
以下是專案資源管理的步驟清單：
 
步驟1：資源規劃
 
為了確定完成專案的資源需求，你首先需要了解這項工作。這個專案的預期產出是什麼？需要哪些工作人員的能力？專案的時間線是什麼？有哪些里程碑？有哪些依賴性？這需要傾聽你的利益相關者說他們想要什麼，但也需要傾聽他們沒有說什麼。
 
清楚地定義專案需求將幫助你評估需要哪些技能來完成工作。在規劃步驟結束時，你應該能夠擬定相關的工作描述，併為可能需要的任何用品提出採購申請。

步驟2：估計資源/資源分配

一旦確定了所需要的資源型別，就需要更具體地瞭解資源分配。這些人將拿出多少時間用於專案交付？
 
你可以透過兩種主要方式來估計專案資源：
● 自下而上：估計完成每個需求所需的小時數，以及每個人需要為每個交付品貢獻多少小時
● 自上而下：如果你有一個基於專案管理計劃的固定預算，從這個約束開始，然後根據專案成功所需的最關鍵的角色來分配人力資源。
 
如果你不確定哪些角色是關鍵的，可以採訪過去執行過類似專案的同事。
 
最後，請記住，人類在估算方面是出了名的糟糕。給自己至少10%的應急緩衝，以應對不可預見的風險或延誤。
 
步驟3：獲取資源
 
根據專案任務估計並分配了專案資源後，你現在需要讓合適的資源加入進來。有兩種主要方式為你的專案配備人員：
 
● 內部招聘。如果你一直花時間在組織內培養強大的關係，可能會給正在尋找新角色的人創造機會。
 
● 從外部招聘。與招聘部門合作，為全職職位的工作描述做廣告。員工推薦可以是吸引新員工的好方法，只要你的推薦計劃結構能減少偏見。如果你不需要全職員工，可以考慮合同職位或與第三方機構合作來填補空缺。
 
在這一步，你也要為專案所需的物資尋找來源。向多個供應商索取報價，並進行談判以找到滿意價格。
 
步驟4：發展和管理團隊
 
如果你認為專案規劃、估算和獲取資源具有挑戰性，那麼與發展和管理團隊的難度相比，這根本不算什麼。如何做好這一階段的工作？以下有一些提示：
 
-創造心理安全的環境以促進信任
-找出使人興奮的原因，幫助他們保持積極性，避免倦怠
-培養反饋的文化
 
你需要為人們的工作職責設定明確的期望，提供在職培訓或輔導的機會，並找到收集專案進展資訊的方法，同時又不至於造成過重的負擔。慶祝勝利，並對失誤保持透明，以便你的團隊成員能夠不斷地從錯誤中學習和改進。
 
步驟5：持續評估資源
 
每個新專案的開始都是積極的，但當你深入其中並收到來自各個角度的利益相關者的請求時，就很難再去思考經驗教訓和指標。
 
為了確保你不會忽視績效，在你的工作開始之前，定期安排專案健康檢查。作為健康檢查的一部分，你將：
 
● 審查實際工時/成本與估計工時/成本的對比情況
 
● 如果你注意到員工的過度分配，並且沒有看到糾正的方法，請告知你的客戶資源利用狀況，這樣以後就不會有什麼意外了。同時，分享你關於如何減少開支以回到正軌的想法。
 
● 定期與你的專案團隊接觸，確保他們與他們認為有價值的工作保持一致
 
● 留意那些已經偏離計劃的工作。找機會進行更具成本效益的替換，在降低專案成本的同時提高員工的積極性。
 
● 定期進行敏捷回顧，根據所學知識修改和更新專案流程。
 
專業的專案資源管理工具
 
有效使用專案管理軟體可以大大加強專案資源管理，使整個專案生命週期的專案資源管理變得更加容易。
 
8Manage PM專案管理軟體結合了資源排程、工時跟蹤、請假管理和自定義報表，涵蓋專案資源管理的全過程。憑藉強大的實時審計跟蹤能力，8Manage PM使你擁有所有資源的實時完整檢視：
 
● 計劃和排程：瞭解可用資源和可用時間
● 可用技能和所需技能： 評估每個人的技能以及是否需要新增額外的技能（或人員）
● 資源利用：瞭解已經在哪裡投入資源以及這些分配是否合適
● 資源能力：瞭解真正的工作能力，認識到並非所有時間都可以利用
● 資源優先順序和分配：確定那些需要最多注意力和專業技能的優先計劃
 
除了支援上述功能外，8Manage 資源管理還確保專案經理和資源經理都能按需、實時瞭解人力資源和非人力資源，從而提高他們處理資源衝突的能力和對交付的控制能力。
 
當今許多企業透過專案直接向客戶提供產品和服務和/或按專案組織工作（例如，研究、產品開發和 IT 系統實施）。因此，資源管理必須能夠與專案管理、運營管理（包括非專案任務）和財務管理掛鉤。8Manage PM是一個全面的實時 ，資源、進度、時間、成本、風險、客戶以及財務都可以在該系統一體化管理，滿足你管理不同型別專案的需求，大大提升業務管理效率。
 
專案過程中，資源管理經常動態變化，如果沒有強大的實時資源管理工具，幾乎不可能進行充分管理。