專案採購管理指南

專案不是孤立完成的，大多數都需要獲得其他資源才能完成，無論是通過購買還是簽訂合同。專案採購管理是指既有一個填補資源漏洞的過程，又有一種用適當的技術和專案管理工具管理該過程的方法。

什麼是專案採購？
 
在專案管理中，採購是指你需要購買、租賃或與外部資源簽訂合同，以實現專案目標。與專案中的任何過程一樣，這些關係需要管理。
 
管理這些關係意味著從公司僱傭的外部供應商那裡獲得最佳質量，以協助其開展業務。與供應商的關係中存在著圍繞成本和時間的約束。採購管理是一種更有效地處理採購、申請、訂購、加快、檢查和協調採購過程的方法。

當你準備好從供應商那裡採購商品，專案採購管理就被分解為四個流程：
 
1、計劃採購管理
 
採購首先在專案規劃階段確定。對於每一個外部承包商，都需要一份工作說明書（SOW）作為一份概述所承包工程的檔案。
 
然而，在簽訂合同之前，是一份徵求建議書，其中多個承包商可以對工作進行投標，專案經理可以從他們的投標中確定誰將獲得合同。
 
這些請求是經過深思熟慮的，因為是整個專案的指導檔案，越具體越好。這避免了以後的混亂，有助於制定更準確的計劃。
 
該流程收集在採購管理計劃中，包括需求檔案、風險登記、活動資源需求、專案進度、活動成本估算等。
 
為了指導這些決策，有一些工具和技術，比如自制或購買分析，可以幫助確定活動是否需要外部供應商，或者可以在內部完成。尋求專家的幫助、進行市場調查和與利益相關者會面也有助於指導這一決策。
 
2、進行採購
 
在完成第一階段的文書工作後，進行採購階段是研究返回的投標並確定接受哪個投標的階段。然而，在決定之前，應該有一個適當的標準來決定哪個投標最適合該專案，並且適合你的物流管理。然後簽署協議，更新專案管理計劃。
 
通過與投標人舉行會議，掌握評估建議書的技巧，並進行獨立評估，以確保投標在正常範圍內，從而確定中標人。向你所在領域的專家尋求建議，瞭解他們的觀點，這並沒有什麼壞處。
 
你也可以運用一些分析技巧。廣告是確保你投放盡可能廣泛的好方法，你可以根據所有潛在的投標人來決定。然後是採購談判，需要調整最終合同以滿足你和承包商的需求。你應該使用採購訂單記錄你訂購的商品/服務的價格、數量、交付視窗和付款條件。
 
3、控制採購
 
一旦簽訂合同，這些承包商的管理必須納入總體管理職責。承包商可能會對預算和進度產生負面影響，從而導致專案偏離軌道或更糟。
 
因此，定期更新狀態對於審查承包商協議、獲取進度更新和審查工作績效是必要的，以確保承包商滿足其合同中概述的要求。儘管你僱傭承包商是因為他們是這方面的專家，但你仍然需要監控和跟蹤他們的工作，以確保工作按計劃進行。
 
最好籤訂變更控制系統合同，並定期進行採購績效審查，包括檢查和審計，以確保工作正常進行。績效報告也有助於讓管理者瞭解情況。支付系統、索賠管理和記錄管理系統都需要到位。工作指令必須包括承包商正在執行的工作的所有細節，以便於績效監控。
 
4、完成採購
 
正如有一個開始採購的流程一樣，也需要一個到位的流程來完成採購。應在與承包商的初始協議中詳細說明已完成工程的構成，因此，任何一方都不應混淆工程何時完成。
 
保險和擔保通常也需要正式免除責任。這可以確保合同的價值和完工日期沒有未完成的變更。
 
採購稽核有助於這一過程，並進行結構化的採購談判。還需要一個記錄管理系統來管理採購過程這一階段涉及的所有文書工作。

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