合同管理在企業的採購週期中發揮著不可或缺的作用。隨著數字化熱潮的普及，如果採購團隊仍然依賴人工流程、電子表格和孤立的系統，來管理買方合同授標前和授標後階段，就會導致合同的整體管理效率低下、耗時長、成本增加，並使企業面臨風險。

因此，採購部門的合同管理必須是一個高效且管理完善的流程。以下五大采購合同管理實踐，可以幫助企業提高採購流程的效率和效益：

1、最佳化供應商管理和服務水平協議

改進合同管理的最 佳做法之一，是能夠更清楚地瞭解供應商關係的表現。

實施採購合同管理可以在組織層面構建合同資料，從而提供端到端的可視性，還有助於監控和管理合同條款、日期、重要供應商資訊、供應商型別、合同型別等。有了實時資料洞察力，企業就能知道哪些供應商在履行義務，哪些沒有履行義務，並能對其進行相應的管理。

2、消除建立訂單的手動流程

企業應簡化對供應商資料的收集和監控，在收集重要的供應商資格資訊後，選擇最 佳供應商，然後使用批准的供應商列表和供應商資料資料建立採購訂單模板。

企業應使用最新的合同資訊，透過採購管理軟體建立採購訂單，該軟體具有自定義模板、審批工作流程功能，使採購人員能夠自信地執行合同。

這樣不僅消除了手動錯誤，有助於降低成本，還能起到檢查合同合規性的作用。

比較供應商的報價並進行響應可能是一項非常耗時且艱鉅的任務。透過全面的合同資料儲存庫，採購專業人員可以確定合適的供應商，並輕鬆建立有效的談判檔案。

合同資料將包括定價、服務水平協議（SLA）以及條款和條件。先進的採購合同管理解決方案可確保企業的審批政策得到執行，並在每份合同中包含所有必要資訊。

3、簡化採購流程

透過建立一箇中央資訊庫，採購部門可以對以數字格式儲存的所有合同資訊進行分類和搜尋。自動化可幫助採購專業人員節省時間，消除手動搜尋供應商和當前合同相關資訊的低效現象。因此，它有助降低與採購相關的成本，提高部門的效率和生產力。

4、輕鬆監控和管理支出

採購功能中的支出透明度有助於發掘潛在的節約潛力。使用採購合同管理軟體，採購專業人員可以輕鬆監控和跟蹤與銷售商和供應商簽訂的合同相關的所有支出。

軟體工具消除了可能出現手動錯誤和資料不完整的雜亂電子表格，這些專業人員可以透過圖形化儀表盤和可定製報告中捕獲的合同資料，快速得到結果並報告與供應商協議相關的準確資料。

5、提高供應商績效可見性

透過持續衡量供應商對合同條款的遵守情況，以及基於動態供應商績效指標的採購活動，自動化可幫助採購部門及早發現問題。這樣，企業就能降低多供應商的維護成本，改善與供應商的關係。有了中央資訊庫中的資訊，就可以標記合同到期日，這樣就不會錯過最後期限，確保實現合同里程碑。

採購部門要想了解整個價值鏈的合同執行情況，就必須具備分析能力、審計跟蹤和合規執行能力。透過部署現代合同管理解決方案，企業可以分析供應商績效，從而與供應商確定最有效的關鍵績效指標和服務水平協議。

實現合同管理流程自動化

要改進採購合同流程，最有效的方法是實現自動化。使用採購管理軟體8Manage SRM可以幫助解決這個問題。

1、適用於不同型別的採購活動

8Manage 採購合同靈活易用，可適用於不同型別的採購管理：
● 簡單的消費品採購
● 有複雜合同條款和複雜交付的大宗採購

2、在同一頁面管理整個採購合同

在8Manage中，所有采購員和採購管理者可以在同一個頁面上檢視和管理整個採購合同。每個採購合同都可以用一個專案來管控資源、活動、採購物料以及交付，以確保交付符合合同條款。

3、採購合同修改和審批

8Manage的採購合同管理提供了靈活的修改機制。已經審批過的合同可以透過申請進行修改，系統會追蹤記錄每個修改版本，並管理最新版本的重新審批流程。

4、採購合同續約管理

8Manage支援採購合同的續約管理。使用者可以設定續約週期和價格調整，在合同到期前系統會自動傳送續約提醒。透過8Manage SRM採購管理系統的續約概覽，採購人員可以輕鬆檢視即將需要續約的採購合同，方便省時。系統還支援根據設定自動生成新的採購合同，提高效率、準確性。

作為一站式的端到端採購管理解決方案，除了可以全面管理採購合同外，8Manage SRM 採購管理軟體 還包括從採購申請、詢價、競價、招標、採購訂單、採購執行到供應商生命週期的全面管理。系統不僅可以顯著提高企業的採購效率，還確保採購過程的公平、公正、透明。瞭解更多8Manage SRM的強大功能，可聯絡我們申請免費試用。