16.1 管理基礎
16.1.1 協議/採購合同
專案採購管理包括從專案團隊外部採購或獲取所需產品、服務或成果的各個過程。例如合同、訂購單、協議備忘錄（MOA）和服務水平協議（SLA）。被授權採購專案所需貨物、服務的人員可以是專案團隊、管理層或組織採購部的成員。
因應用領域不同，協議可以是合同、服務水平協議（SLA）、諒解備忘錄、協議備忘錄（MOA）或訂購單。
合同中未規定的任何事項則不具法律強制力。開展國際合作的專案經理應牢記，無論合同規定如何詳盡，文化和當地法律對合同及其可執行性均有影響。
因應用領域不同，賣方可以是承包商、供貨商、服務提供商或供應商；買房可能為最終產品的所有人、分包商、收購機構、服務需求者或購買方。
16.1.2 管理新實踐
工具的改進
更先進的風險管理
變化中的合同簽署實踐
物流和供應鏈管理
技術和干係人關係
試用採購
16.2 專案採購管理過程
16.2.1 過程概述
| 過程 | 過程定義 | 主要作用 |
|---|---|---|
| 1.規劃採購管理 | 記錄專案採購決策、明確採購方法，及識別潛在賣方的過程 | 確定是否從專案外部獲取貨物和服務，如果是，則還要確定將在什麼時間、以什麼方式獲取什麼貨物和服務 【僅開展一次或僅在專案的預定義點開展】 |
| 2.實施採購 | 獲取賣方應答、選擇賣方並授予合同的過程 | 選定合格賣方並簽署關於貨物或服務交付的法律協議。本過程的最後成果是簽訂的協議，包括正式合同 【在整個專案期間定期開展】 |
| 3.控制採購 | 管理採購關係、監督合同績效、實施必要的變更和糾偏，以及關閉合同的過程 | 確保買賣雙方履行法律協議，滿足專案需求 【在整個專案期間開展】 |
16.2.2 裁剪考慮因素
- 採購的複雜性
- 物理地點
- 治理的法規環境
- 承包商的可用性
16.2.3 敏捷與適應方法
16.3 規劃採購管理
一般的採購步驟為：
- 準備採購工作說明書（sow）或工作大綱（TOR）
- 準備高層級的成本估算，制定預算
- 釋出招標廣告
- 確定合格賣方的名單
- 準備併發布招標檔案
- 由賣方準備並提交建議書
- 對建議書開展技術（包括質量）評估
- 對建議書開展成本評估
- 準備最終的綜合評估報告（包括質量及成本），選出中標建議書
- 結束談判，買房和賣方簽署合同
16.3.1 輸入
1.立項管理檔案
2.專案章程
3.專案管理計劃
- 範圍管理計劃：承包商的工作範圍
- 質量管理計劃：專案需要遵循的行業標準與準則
- 資源管理計劃：哪些資源需要採購或租賃的資訊
- 範圍基準：工作編制工作說明書（SOW）和工作大綱（TOR）
4.專案檔案
- 風險登記冊
- 干係人登記冊
- 需求檔案
- 需求跟蹤矩陣
- 里程碑清單
- 資源需求
- 專案團隊派工單
5.事業環境因素
6.組織過程資產
16.3.2 工具與技術
1.專家判斷
2.資料收集：市場調查
3.資料分析：自制或外購分析
4.供方選擇分析
- 最低成本
- 僅憑資質
- 基於質量或技術方案
- 唯一來源
- 固定預算
5.會議
16.3.3 輸出
1.採購管理計劃
- 採購管理計劃包含要在採購過程中開展的各種活動
- 採購管理計劃的內容：
- 如何協調採購與專案的其他工作
- 開展重要採購活動的時間表
- 用於管理合同的採購測量指標
- 與採購有關的干係人決策和職責，如果執行組織有采購部，專案團隊擁有的職權和受到的限制
- 可能影響採購工作的制約因素和假設條件
- 司法管轄權和付款貨幣
- 是否需要編制獨立估算，以及是否應將其作為評價標準
- 風險管理事項，包括對履約保函或保險合同的要求，以減輕某些專案險
- 擬使用的預審合格的賣方等
- 採購管理計劃 正式/非正式，詳細/概括
2.採購策略
1）交付方法
2）合同支付型別
3）採購階段
3.採購工作說明書
內容包括：規格、所需數量、質量水平、績效資料、履約期間、工作地點和其他有求
4.招標檔案
向潛在賣方徵求建議書。可以是資訊邀請書、報價邀請書、建議邀請書
- 資訊邀請書（RFI）：如果需要賣方提供關於擬採購貨物和服務的更多資訊，就使用資訊邀請書
- 報價邀請書（RFQ）：如果需要供應商提供關於將如何滿足需求和（或）將需要多少成本的更多資訊，就使用報價邀請書
- 建議邀請書（RFP）：如果專案中出現問題且解決辦法難以確定，就使用建議邀請書。採購檔案會包括規定的應答格式、相關的採購工作說明書，以及所需的合同條款
5.自制或外購決策
6.獨立成本估算
（標底）：對於大型的採購，採購組織可自行準備獨立估算，或聘用外部專業估算時做出成本估算，並將其作為評價賣方報價的對照基準。如果二者之間存在明顯差異，則可能表明採購工作說明書存在缺陷或模糊，或者潛在賣方誤解了或未能完全響應採購工作說明書
7.供方選擇標準
：在確定評估標準時，買房要努力確保選出的建議書提供最佳質量的所需服務
8.變更請求
9.專案檔案（更新）
10.組織過程資產（更新）
16.4 實施採購
實施採購是獲取賣方應答、選擇賣方並授予合同的過程。本過程的主要作用是，選定合作賣方並簽署關於貨物或服務交付的法律協議。本過程的最後成果是簽訂的協議，包括正式合同。本過程應根據需要在整個專案期間定期開展。
16.4.1 輸入
1.專案管理計劃
2.專案檔案
3.採購文件
- 招標檔案
- 採購工作說明書
- 獨立成本估算
- 供方選擇標準
4.賣方建議書
5.事業環境因素
6.組織過程資產
16.4.2 工具與技術
1.專家判斷
2.廣告
3.投標人會議：又稱承包商會議、供應商會議或投標前會議，是在賣方提交建議書之前，在買房和潛在賣方之間召開的會議，其目的是確保所有潛在投標人對採購要求都有清楚且一致的理解，並確保沒有任何投標人會得到特別優待
4.資料分析：建議書評估，對建議書進行評估，確定它們是否對包含在招標檔案包中的招標檔案、採購工作說明書、供方選擇標準和其他檔案，都做出了完整且充分的響應
5.人際關係與團隊技能：談判
16.4.3 輸出
1.選定的賣方
2.協議
主要內容包括：
- 採購工作說明書或主要的可交付成果
- 進度計劃、里程碑，或進度計劃中規定的日期
- 績效報告
- 定價和支付條款
- 檢查、質量和驗收標準
- 擔保和後續產品支援
- 激勵和懲罰
- 保險和履約保函
- 下屬分包商批准
- 一般條款和條件
- 變更請求處理
- 終止條款和替代爭議解決方法
3.變更請求
4.專案管理計劃（更新）
5.專案檔案（更新）
6.專案過程資產（更新）
16.5 控制採購
對於有多個供應商的較大專案，合同管理的一個重要方面就是管理各個供應商之間的溝通。鑑於其法律意義，很多組織都將合同管理視為於專案的一種組織職能。雖然採購管理員可以是專案團隊成員，但通常還應向另一部門的合同管理經理報告。
控制採購的質量，包括採購審計的獨立性和可信度，是採購系統可靠性的關鍵決定因素。
在合同收尾前，若雙方達成共識，可以根據協議中的變更控制條款，隨時對協議進行修改。通常要書名記錄對協議的修改。
16.5.1 輸入
1.專案管理計劃
2.專案檔案
3.採購問答
4.協議
5.工作績效資料
6.批准的變更請求
7.事業環境因素
8.組織過程資產
16.5.2 工具與技術
1.專家判斷
2.索賠管理：談判
3.資料分析：績效審查，掙值分析，趨勢分析
4.檢查：甲方對乙方可交付成果的檢查
5.審計：甲方對自己整個採購過程的審計
16.5.3 輸出
1.採購關閉：買房通常透過其授權的採購管理員，向賣方發出合同已經完成的正式書面通知。關於正式關閉採購的要求，通常已在合同條款和條件中規定，包括在採購管理計劃中。一般而言，這些要求包括：
- 已按時按質按技術要求交付全部可交付成果
- 沒有未決索賠或發票，全部最終款項已付清
- 專案管理團隊應該在關閉採購之前批准所有的可交付成果
2.採購文件（更新）
3.工作績效資訊
4.變更請求
5.專案管理計劃（更新）
6.專案檔案（更新）
7.組織過程資產（更新）
16.6 專案合同管理
16.6.1 合同的型別
1）按專案範圍劃分
總承包合同（並不意味著只訂立一個總合同）
單項承包合同
分包合同
- 經合同約定和買方認可，賣方將其承包專案的某一部分或某幾部分（非專案的主體結構）再發包給具有相應資質條件的分包方，與分包方訂立的合同成為專案分包合同
- 訂立專案分包合同必須同時滿足5個條件：
- 經過買方認可
- 分包的部分必須是專案非主體工作
- 只能分包部分專案，而不能轉包整個專案
- 分包方必須具備相應的資質條件
- 分包方不能再次分包
如果分包的專案出現問題，買方即可以要求賣方承擔責任，也可以直接要求分包方承擔責任
2）按付款方式劃分
總價合同
- 固定總價合同
- 總價加激勵費用合同
- 總價加經濟價格調整合同：跨越相當長的週期
- 訂購單：非大量採購標準化產品
成本補償合同
- 成本加固定費用合同
- 成本加激勵費用
- 如果實際成本小於目標成本，賣方可以得到的付款總數為 "目標成本 + 目標費用 + 買方應負擔的成本超支"
- 如果實際成本大於目標成本，買方可以得到的付款總數為 "目標成本 + 目標費用 - 買方應負擔的成本節約"
- 成本加獎勵費用：買方再憑自己的主觀感覺給賣方支付一筆利潤
目標成本 100，目標費用（激勵費用）10，實際成本 120（乙方），甲 60%（分攤比例） 乙 40%
乙方：100+10+（120-100）* 60% = 122
如果實際成本 80
100 + 10 -（100-80）* 60% = 98
工料合同
- 工料合同是指按專案工作所花費的實際工時數和材料數，按事先確定的單位工時費用標準和單位材料費用標準進行付款
- 這類合同適用於工作性質清楚、工作範圍明確，但具體的工作量無法確定的專案
- 在這種合同下，買方承擔中等程度的成本風險，即承擔工作量變動的風險；而賣方則承擔單價風險
- 因此，工料合同在金額小、工期短、不復雜的專案上可以有效使用，但在金額大、工期長的複雜專案上不適用
- 工料合同是兼具成本補償合同和總價合同的某些特點的混合型合同。在不能很快編寫出準確工作說明書的情況下，經常使用工料合同來增加人員、聘請專家以及尋求其他外部支援
3）合同型別的選擇
- 如果工作範圍很明確，且專案的設計已具備詳細的細節，則使用總價合同
- 如果工作性質清楚，但範圍不是很清楚，而且工作不復雜，又需要快速簽訂合同，則使用工料合同
- 如果工作範圍尚不清楚，則使用成本補償合同
- 如果雙方分擔風險，則使用工料合同；如果買方承擔成本風險，則使用成本補償合同；如果賣方承擔成本風險，則使用總價合同
- 如果是購買標準產品，且數量不大，則使用單邊合同等
16.6.2 合同的內容
- 專案名稱
- 標的內容和範圍
- 專案的質量要求
- 專案的計劃、進度、地點、地域和方式
- 專案建設過程中的各種期限
- 技術情報和資料的保密
- 風險責任的承擔
- 技術成果的歸屬
- 驗收的標準和方法
- 價款、報酬（或使用費）及其支付方式
- 違約金或者損失賠償的計算方式
- 解決爭議的方法
- 名詞術語解釋
16.6.3 合同管理過程
包括：合同的簽訂管理、合同的履約管理、合同的變更管理、合同的檔案管理、合同違約索賠管理
1.合同的簽訂管理
1）使用國家或行業標準的合同格式
2）在達成交易和簽訂合同前，有必要使雙方進一步對他們所同意的條款有一致的認識。對合同標的描述務必要達到準確、簡練、清晰的標準要求，切忌含混不清
3）對合同中質量條款應具體寫清規格、型號、適用的標準等
4）對於合同中需要變更、轉讓、接觸等內容也應詳細說明
5）如果合同有附件，對於附件的內容也應精心準備，注意保持與主合同一致，不要相互之間產生矛盾
6）對於既有投標書，又有正式合同書、附件等包含多項內容的合同，要在條款中列明適用順序
7）保障合同訂立的合法性和有效性，當事人可以執簽訂的合同到公證機關進行公證
8）避免方案變更導致工程變更，從而引發新的誤解
9）注意合同內容的前後一致性
2.合同的履約管理
：包括對合同的履約情況進行跟蹤管理，主要指對合同當事人按合同規定履行應盡的義務和應盡的職責進行檢查，及時、合理地處理和解決合同履行過程中出現的問題，包括合同爭議、合同違約和合同索賠等事項。
合同當事人之間無法就某一事項協商達成一致意見，該事項就成為一個爭議事項。解決爭議的方法主要有替代爭議解決方法（包括調解、仲裁等）和訴訟。其優先順序為談判（協商）、調解、仲裁、訴訟
3.合同的變更管理
專案合同的變更給另一方當時方造成損失的，除依法可以免責的以外，應有責任方負責賠償。當事人一方要求修改合同時，應當首先向另一方用書面形式提出。當另一方當事人在接到有關變更專案合同的申請後，應及時做出書面答覆。如果同意變更，即表明合同的變更發生法律效力。
4.合同的檔案管理
（文字管理）是整個合同管理的基礎。包括正本和副本管理、合同檔案格式等內容。在文字格式上，為了限制執行人員隨意修改合同，一般要求採用電腦列印文字，手寫的旁註和修改等不具有法律效力。
5.合同違約索賠管理
按索賠目的分類，可分為工期索賠和費用索賠。
合同索賠的重要前提條件是合同一方或雙方存在違約行為和事實，並且由此造成了損失，責任應由對方承擔。對提出的合同索賠，凡屬於客觀原因造成的延期、屬於買方也無法預見到的情況，例如，特殊反常天氣達到合同中特殊反常天氣的約定條件，賣方可能得到延長工期，但得不到費用補償。對於屬於買方的原因造成拖延工期，不僅應給賣方延長工期，還應給予費用補償
專案發生索賠事件後，一般先由監理工程師調解，若調解不成，由政府建設主管機構進行調解，若仍調解不成，由經濟合同仲裁委員會進行調解或仲裁
合同索賠遵循的原則包括：索賠的有理性、索賠依據的有效性、索賠計算的正確性
性質：經濟補償，而非懲罰
索賠的流程（時間都是28天）：
- 提出索賠要求
- 報送索賠資料
- 監理工程師大幅
- 監理工程師逾期答覆後果
- 持續索賠
- 仲裁與訴訟
| 序號 | 合同解釋原則 | 解釋說明 |
|---|---|---|
| 1 | 主導語言原則 | 當兩種不一致時，應該以主導語言文字為準 |
| 2 | 適用法律原則 | 合同中應該規定以哪個國家的法律作為合同的適用法律，合同的解釋必須根據適用法律進行 |
| 3 | 整體解釋原則 | 特殊條件優先於一般條件，具體規定優先於籠統規定，手寫條文優先於印刷條文，單價優先於總價，價格的文字表達優先於阿拉伯數字表達，技術規範優先於圖紙 |
| 4 | 公平誠信原則 | 如果按整體解釋原則進行解釋後仍含糊不清，則可按不利於合同起草一方（一般為買方）的原則進行解釋 |