關於專案採購管理,這些你需要知道

8tmanage 發表於 2022-06-28

採購是獲取商品、供應品和/或服務的行為。 因此,專案採購是獲取專案所需的所有材料和服務。 專案採購管理包括用於確保專案採購成功的過程。


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專案採購管理包括三個主要過程:
-計劃採購
-進行採購
-管理(或控制)採購

專案管理知識手冊 (PMBOK) 的先前版本包括第四個過程,稱為密切採購,但它已從第六版中刪除。

1、計劃採購

成功的專案採購管理的第一步是制定計劃。這包括以下方面的規劃:

-專案需要哪些材料和服務?這包括材料和服務的所有規格,如最低質量要求。
-你的公司可以提供什麼,你應該在其他地方購買什麼?這被稱為決策與購買決策。即使你的公司可以在內部做一些事情,外包也可能會帶來好處,比如節約成本、加快交付等。
-對外部採購的合同要求是什麼?
-有規定的交貨日期嗎?
-想要固定價格的合同還是可以報銷的成本?
-是否有關鍵里程碑要包括在內?
-必須滿足的法律條款和條件是什麼?
-如何尋找所需材料或服務的供應商?
-是否會發布徵求建議書(RFP)?
-有首選供應商嗎?
-贏得這項工作的標準是什麼?
-如果所有合同要求都得到滿足,是否以價格為基礎?
-還有其他方法來評估投標人嗎?

在規劃階段,確定合同授予後如何處理變更也很重要。比如,當供應商告訴你他們不能按時交貨時會發生什麼?這個過程的主要輸出是書面的採購管理計劃,它是專案管理計劃的一個附屬。

其他輸出可能包括:
-RFP表格
-供應商選擇標準
-工作說明
-自制或購買決策
-變更申請表或流程檔案
-任何新增到風險登記冊和風險管理計劃中的風險

2、進行採購

這是專案採購管理的執行階段,是在RFP釋出、投標收集和選擇的時候。在此階段將進行任何供應商談判,然後簽署商定的合同。進行採購還包括貨物和服務的實際接收和付款。

3、控制採購

控制或管理採購流程的重點是監控和控制專案採購,以確保滿足所有要求。這一過程包括兩個關鍵步驟:
-供應商提供的狀態或進度更新
-對交付的產品或服務進行質量檢查

採購的進度和成本監控也是該過程的一部分。此處監控所有變更及其對整個專案進度和預算的影響。重要的是要考慮,如果一件材料將晚兩週,它將如何影響專案進度的其餘部分?

專案經理的角色

除非你在一個小公司工作,否則你的公司裡很可能有一個採購團隊。因此,很自然地會問他們在專案採購管理中的典型角色是什麼,以及專案經理的責任是什麼。詳細資訊將取決於你所在的組織和當前的採購角色。一些公司的採購經理與專案經理一起工作,負責這些過程的大部分。在其他情況下,採購團隊可能只負責事務性任務。

無論公司的採購管理部門是什麼樣的,以下是作為專案經理的你要負責的一般準則:

計劃過程:作為專案經理,你不會孤立地建立計劃。這可能需要整個專案團隊的投入,包括採購團隊、法律團隊(如有),以及公司內的任何其他相關主題專家。這可能包括估算、財務、計劃、設計或工程、運營等。

控制採購:專案經理通常不進行採購。然而,你仍然有責任確保採購被適當地執行。這意味著你需要了解採購的狀態。如果某些事遲到了,你需要知道它是如何影響你的專案進度的,並適當地緩解它。

如果部門要求之間存在衝突,則由你自行解決。

專案採購管理解決方案

採購管理是一項極其複雜的工作。錯誤放置的檔案、不受監控的成本和緩慢的審批週期最終可能會影響專案或花費您的業務資金。這正是8Manage PM 真正可以提供幫助的地方。

實時跟蹤

所有采購資料都會反饋到有關預算、進度和承包商績效的實時報告中——這意味著管理人員可以靈活敏捷,並在問題變成更大問題之前儘早解決問題。

自動化工作流程

跟蹤採購訂單、發票和採購申請,都可以通過8Manage PM軟體完成。將這些資訊儲存在系統上還可以確保你按時將資訊傳送給正確的人,並提供準確的資訊。

360度檢視

8Manage 提供從預算和質量標準到法律合規資訊和截止日期的所有內容的 360 度檢視,幫助你減少潛在問題的可能性。每一個資訊都可以通過一個儀表板進行跟蹤,你可以在易於理解的圖表中顯示資料。

用正確的工具武裝自己將使採購管理更容易。8Manage PM將所有這些資訊集中在一個平臺中,可以更輕鬆地輕鬆管理多個文件和工作流程。所有這一切同時確保專案從頭到尾順利執行。


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