PMP|如何做好專案採購管理？

PMP| 如何做好專案採購管理？

就專案管理而言，採購是指你需要購買、租賃或與某些外部資源簽訂合同以滿足你的專案目標。這些關係，就像專案中的任何過程一樣，需要管理。

管理這些關係意味著從企業僱用的外部供應商那裡獲得最好的質量，以協助其開展業務。企業與供應商的關係中存在一些圍繞成本和時間的約束。採購管理是一種更有效地處理採購、申請、訂購、加急、檢查和對帳過程的方法。

在建立合作伙伴關係或進行購買之前，要權衡在內部生產商品或服務以及將工作外包出去的利弊。從長遠來看，與外部公司的關係是否必要且具有成本效益？做出明智的決定後，你才能自信地繼續前進，確信所採取的步驟在財務上是合理的，並且符合你的進度表。

準備好從供應商處採購商品後，專案採購管理將分為四個過程。

1 、計劃採購管理

首先在專案的計劃階段確定採購。對於每個外部承包商，都需要有一份工作說明書（SOW），以作為概述要簽約工作的檔案。但是，在簽訂合同之前，需要有多個承包商投標，專案經理可以透過他們的投標決定誰將獲得合同。

這些請求是經過深思熟慮的，因為它們在整個專案中起著指導作用，越具體越好。這避免了以後的混亂，並有助於制定更準確的計劃。

此過程收集在採購管理計劃中，其中包括需求檔案、風險登記、活動資源需求、專案進度、活動成本估算等。

有一些工具和技術來指導這些決策，例如製造或購買分析，可幫助確定活動是需要外部供應商還是可以在內部完成。 尋求專家的幫助，做市場調查和與利益相關者會面也有助於指導這一決策。

2 、進行採購

在完成第一階段的文書工作之後，進行採購階段是研究你收到的投標並決定接受哪個投標。但是，在決定之前，應該有一個標準來決定哪個投標最適合該專案並適合你的物流管理。然後簽署協議，並更新專案管理計劃。

透過與投標人舉行會議，具有評估投標書的技巧並具有獨立的估算值來確定投標者，以確保投標價在正常範圍內。在你簽約的領域尋求專家的意見以瞭解他們的觀點並沒有什麼壞處。

你也可以應用一些分析技術。廣告是一種很好的方式，可以確保你在儘可能廣的範圍內撒網，這樣你可以根據所有潛在的出價者進行決策。然後需要進行採購談判，調整最終合同以滿足你和承包商的需求。

3 、控制採購

合同簽訂後，必須將這些承包商的管理權納入總體管理職責。承包商可能會對預算和進度表產生負面影響，從而導致專案偏離軌道或更糟。

因此，定期更新狀態是必要的，以審查承包商協議，獲取進度更新並檢查工作績效，以確保承包商滿足其合同中概述的要求。儘管你聘用承包商是因為他們是所做工作的專家，但你仍然需要監督和跟蹤他們的工作，以確保按計劃進行。

最好籤約一個變更控制系統，並定期進行採購績效審查，包括檢查和審計，以確保工作順利進行。 績效報告還有助於使管理人員瞭解情況。需要建立支付系統以及索賠管理和記錄管理系統。

4 、結束採購

正如有一個開始採購的流程一樣，也需要一個到位的流程來完成採購。在與承包商的初步協議中，應詳細說明什麼是已完成工作，這樣雙方在何時完成工作方面就不會出現混淆。

保險和擔保通常也需要正式免除責任。這將確保合同的價值和完成日期沒有任何未完成的變化。

採購稽核有助於此過程，並有條理地進行採購談判。你還需要一個記錄管理系統來管理採購過程這一階段將涉及的所有文書工作。

專案經理在採購中的作用是什麼？

專案經理參與採購，與他們在專案管理過程中控制的任何其他方面一樣。 但是，此過程可能與專案的其他部分所擁有的許可權不同。

儘管專案經理有權代表公司與承包商達成協議，但專案經理通常不是一旦合同生效就執行該合同的人。無論如何，重要的是專案經理必須參與其中。

這意味著要了解專案管理知識體系（PMBOK）中概述的專案採購管理知識領域的六個流程。第一個是計劃採購和收購，這意味著確定專案需要哪些外部資源。專案經理將對此具有控制權，因為他們更瞭解整個專案的需求。

計劃合同是為所需產品或服務（包括公司提供這些產品或服務的產品）建立需求。 然後透過將供應商範圍縮小到少數幾家公司來請求賣方響應，然後選擇賣方，這通常是採購部門的職責。

合同管理是與供應商之間的合同管理。專案經理將每天與供應商的客戶經理一起工作。合同履行後，便會終止合同。這通常由採購部門再次處理。