PMP|專案管理中,有效溝通真的很重要!!!

PMP| 專案管理中,有效溝通真的很重要!!!

在專案管理中，溝通不可忽視,多數管理者會遇到過組織團隊溝通問題,例如:員工在抱怨公司的工作氛圍不好，溝通不足;抱怨例會的目的不明確，時間太長，效率太低，缺乏效果; 組員互相爭吵…

專案經理最重要的工作之一就是溝通，良好的溝通交流才能獲取足夠的資訊、發現潛在的問題、控制好專案的各個方面，這項工作的好與壞直接影響專案的過程控制和最終的專案質量。

一、建立良好的溝通體系

一 般而言，在一個比較完整的溝通管理體系中，應該包含以下幾方面的內容：溝通計劃編制、資訊分發、績效報告和管理收尾。

專案管理培訓專案溝通計劃是專案整體計劃中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽視。

很多專案中沒有完整的溝通計劃，導致溝通非常混亂。有的專案溝通也還有效，但完全依靠客戶關係或以前的專案經驗，或者說完全靠專案經理個人能力的高低。然而，嚴格說來，一種高效的體系不應該只在大腦中存在，也不應該僅僅依靠口頭傳授，落實到規範的計劃編制中很有必要。因而，在專案初始階段也應該包含溝通計劃。

在編制專案溝通計劃時，最重要的是理解組織結構和做好專案干係人分析。專案經理所在的組織結構通常對溝通需求有較大影響，比如組織要求專案經理定期向專案管理部門做進展分析報告，那麼溝通計劃中就必須包含這條。

專案干係人的利益要受到專案成敗的影響，因此他們的需求必須予以考慮。最典型也最重要的專案干係人是客戶，而專案組成員、專案經理以及他的上司也是較重要的專案干係人。所有這些人員各自需要什麼資訊、在每個階段要求的資訊是否不同、資訊傳遞的方式上有什麼偏好，都需要細緻分析，種種情形都要考慮到，分析後的結果要在溝通計劃中體現並能滿足不同人員的資訊需求，這樣建立起來的溝通體系才會全面、有效。

 

二、進行積極有效的溝通

在涉及到溝通管理的目的就是要保證專案資訊及時、正確的提取、收集、傳播、儲存以及最終進行處置，保證專案組內部的資訊暢通。在這個過程當中，專案經理責無旁貸的成為資訊傳輸的中心和中轉站，同時又要避免成為資訊流通的瓶頸。筆者認為專案的溝通主要包括與業務部門的溝通、與部門領導的溝通、專案組內成員之間的溝通、與外聯公司的溝通和與其他兄弟部門之間的溝通等等。

（一）與相關業務部門的溝通

與相關業務部門的溝通一般從專案前期階段就開始了，在這工作當中，有以下幾點需要注意：

1. 充分分析相關業務部門的需求，以及需求的重點部分，溝通做到有的放矢。

2. 讓對方在一定程度上了解專案組的現實情況，有困難一定先提出來，增進雙方的相互理解。

3. 在需求溝通中，業務的專家地位可能不很明顯，專案組在有條件的前提下可以更加深入的參與業務需求討論，甚至引導需求，即技術引導業務。

4. 在專案過程當中形成前期積極進行需求挖掘，中期合理安排客戶體驗，後期協調驗證測試的良性迴圈。

5. 如果溝通效果不理想，要及時上升問題的高度，尋求各級相關領導和職能部門的協助，合理的借用外部力量達到專案組的既定目標。

例如某專案：時間非常緊，任務也很重，而且需求不明確，配合公司由於商務問題不能及時支援，可以說困難重重。但從專案開始到結束，專案組在專案經理的領導下與業務代表時刻保持著緊密的溝通，對於存在的各種問題從不拖延解決，每天將專案各階段的進度情況發與專案干係人瞭解，保證各方面資訊的一致性。專案組成員 包括業務人員短期內成為了一個團結而緊密的團體，業務人員也能夠了解專案組成員為此付出的努力，並打下了良好的客戶基礎。

（二）與部門領導的溝通

與部門領導的溝通在專案管理過程當中是不可避免的，由於目前中心的矩陣結構管理模式中，職能部門的許可權要大於專案經理的許可權，所以專案經理在專案管理中一定會不斷的和各職能部門經理打交道，同時專案經理還要定期的向本部門領導彙報專案情況，尋求專案支援。筆者認為與部門領導的溝通有以下幾點需要注意：

1. 尋求支援的郵件一定要簡練的描述清楚問題的關鍵所在，需要領導哪方面的具體支援，最好根據具體問題給領導1～3個選擇，並指出專案組傾向於哪個選擇，原因是什麼，而不是把問題直接扔給領導。

2. 一定要清楚各級領導的許可權和角色，解決問題時一定是要找到關鍵路徑上的關鍵領導，避免資訊同時釋出多個領導，造成領導之間的溝通成本加大，影響問題的解決效率，增加領導協調解決問題的難度。

3. 對於有些問題，不要一味的向領導妥協，不要一味的承諾實際不可能完成的專案工作，這既是對工作的負責，也是對領導、對專案組的負責。

（三）與專案組成員之間的溝通

在溝透過程當中專案經理要做到立場的合理切換，有時候要站在專案的立場上、有時候站在專業經理的立場上。最後一點就是要堅持專案管理過程當中的公正、公平原則，對專案所涉及應用不偏不倚，只談問題的解決不談其餘的個人問題。

 

三、使用有效的溝通方法

要增加溝通成功的可能性，使專案工作能按計劃正常的開展，就必須注意使用有效的溝通方法。

溝通方法分為以下幾種：

1. 書面、口頭；

2. 會議、郵件、影片、電話、專案管理者聯盟；

3. 正式、非正式。

書面溝通一般在以下情況使用：專案團隊中使用的內部備忘錄，或者對客戶和非公司成員使用報告的方式，如正式的專案報告、年報、非正式的個人記錄、報事帖。

書面溝通大多用來進行通知、確認和要求等活動，一般在描述清楚事情的前提下儘可能簡潔，以免增加負擔而流於形式。

口頭溝通包括會議、評審、私人接觸、自由討 論等。這一方式簡單有效，更容易被大多數人接受，但是不像書面形式那樣“白紙黑字”留下記錄，因此不適用於類似確認這樣的溝通。

在實際操作當中，沒有一定之規，專案經理應該根據具體情況，採取不同的方式，最終目標就是要達到最好的溝通效果。從目前使用頻率最高的會議、郵件、影片和電話幾種溝通方式來講，筆者認為如果問題緊急，那麼影片或者直接面對面溝通是最有效的。如果需要一個切實的承諾，那麼郵件溝通無疑是首選。

 

四、有效溝通的原則

（一）儘早溝通

在專案管理中，很多人也知道去溝通，可效果卻不明顯，似乎總是不到位，由此引起的問題也層出不窮。其實要達到有效的溝通有很多要點和原則需要掌握，儘早溝通、主動溝通就是其中的兩個原則，實踐證明它們非常關鍵。

曾經碰到一個專案經理，檢查團隊成員的工作時松時緊，工期快到了和大家一溝通才發現進度比想象慢得多，以後的工作自然很被動。儘早溝通要求專案經理要有前瞻性，定期和專案成員建立溝通，不僅容易發現當前存在的問題，很多潛在問題也能暴露出來。在專案中出現問題並不可怕，可怕的是問題沒被發現。溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大。

（二）主動溝通

溝通是人與人之間交流的方式。主動溝通說到底是對溝通的一種態度。在專案中，我們極力提倡主動溝通，尤其是當已經明確了必須要去溝通的時候。當溝通是專案經理面對使用者或上級、團隊成員面對專案經理時，主動溝通不僅能建立緊密的聯絡，更能表明你對專案的重視和參與，會使溝通的另一方滿意度大大提高，對整個專案 非常有利。

（三）保持暢通的溝通渠道

溝通看似簡單，實際很複雜。這種複雜性表現在很多方面，比如說，當溝通的人數增加時，溝通渠道急劇增加，給相互溝通帶來困難。典型的問題是“過濾”，也就是資訊丟失。產生過濾的原因很多，比如語言、文化、語義、知識、資訊內容、道德規範、名譽、權利、組織狀態等等，經常碰到由於工作背景不同而在溝透過程中對某一問題的理解產生差異。

如果要想最大程度保障溝通順暢，當資訊在媒介中傳播時要盡力避免各種各樣的干擾，使得資訊在傳遞中保持原始狀態。資訊傳送出去並接收到之後，雙方必須對理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性。

如果結合專案，那麼專案經理在溝通管理計劃中應該根據專案的實際明確雙方認可的溝通渠道，建立溝通反饋機制，任何溝通都要保證到位，沒有偏差，並且定期檢查專案溝通情況，不斷加以調整。這樣順暢、有效的溝通就不再是一個難題。

 

五、結束語

總之，溝通是人際之間傳遞資訊的過程，它對於專案取得成功是必不可少的。要做好專案每個階段的工作，達到預期的效果，就必須在專案組內部以及專案組與外部環境之間建立溝通渠道，快速準確的傳遞資訊從而達到各成員的協調一致；使專案成員明確各自的職責，瞭解他們的工作對實現專案目標所做的貢獻；透過廣泛和深入的溝通，找出專案管理的問題，預估專案過程當中的依賴和風險，制訂相應對策和解決方案，並跟蹤控制問題的解決情況。因此，良好的溝通是做好專案管理工作、更好的實現專案目標的重要前提。

 

要成為優秀的專案經理，修煉的路很長，要時刻保持學習的心態，積累更多的知識與經驗。