如何做好專案干係人（相關方）管理？

根據PMBOK管理方法論，專案相關方管理被劃為專案十大知識領域之一，足以見相關方管理的重要性。每個專案都有有許多相關方，且隨著專案管理方法和技術的運用在企業管理中越來越廣泛，相關方已經從傳統意義上的員工、供應商和股東擴充套件到涵蓋各式群體，包括監管機構、遊說團體、環保人士、金融組織、媒體，以及那些自認為是相關方的人員。

 

每個專案的相關方，會受到專案積極或消極影響，也會對專案施加積極或消極的影響，有些相關方（如決策層、甲方）甚至直接影響到專案交付的成功與否，所以專案經理要能夠正確識別並儘可能地合理引導所有相關方參與，減少專案執行過程中的阻礙，獲得相關方更多的正面支援，才能提高專案交付的成功性，不然，專案一旦出問題，背鍋的一定是第一責任人：專案經理。

 

那麼如何做好專案相關方管理呢？

 

根據PMBOK方法論，我們從以下過程進行：識別相關方——規劃相關方參與——管理相關方參與——監督相關方參與。

 

一、 識別相關方

 

定期識別專案相關方，分析並記錄他們的利益、參與度、相互依賴性、影響力和對專案的潛在影響，將相關方建立分級關注。當然這個過程並不是一次性的，在專案發生重大變化或每個新階段開始時都需要重新進行梳理，保證沒有重要的相關方遺漏。

 

在首次展開相關方識別時，商業檔案和收益管理計劃是專案相關方資訊的來源。我們以易趨商業論證模組為例，商業論證確定了專案目標，確定了專案影響的最初清單。比如收益預算中就可能初步看出從專案成果交付中獲益的相關方，如圖1中，收益來源涉及到軟體採購，那麼相關方就可能涉及到採購部門和IT部門。

圖1 易趨商業論證-收益預算檢視

 

 

圖2 權力利益方格

識別相關方常用的方法如：權力利益方格（見圖2），基於相關方的職權級別（權力）、對專案成果的關心程度（利益）、對專案成功的影響能力或改變專案計劃或執行的能力，每一方格都可用於對相關方進行分類，這種分類方式十分實用，適用於簡單的相關方關係分析。

當然還有影響方向分類法、相關方立方體、優先順序排序等方法，具體可以根據專案實際情況進行使用。

 

二、規劃相關方參與

 

規劃相關方參與是根據相關方的需求、期望、利益和對專案的潛在影響，制定專案相關方參與專案的方法，也就意味著要提供與相關方進行有效互動的計劃，當然這也是需要定期進行調整的，一般常用的方法就是建立相關方參與度評估矩陣。 如圖3。

 

圖3 相關方參與度評估矩陣示意圖

 

專案經理應該評估每個相關方（尤其是對專案有重大影響的相關方）當前與期望參與水平的差距，進而開展有效溝通進行有效引導。

 

三、管理和監督相關方參與

 

在專案管理中，相關方的管理和監督工作是同步進行的，專案經理在其中要做到的就是全面、及時的溝通，為專案爭取到及時準確的支援，降低不必要的風險。.

 

簡單的專案對接比較簡單 ，但越是大型專案或者企業級專案組合/專案集的干係人涉及的就會十分廣泛，由內涉及到各業務部門、專案團隊內多個成員，再到各級領導和決策層，由外涉及到各條業務線上的相關人員，要同步、溝通的資訊雜亂繁多，且容易由於多次傳達導致資訊理解偏差，所以，在專案管理過程中，選擇架構全面、流程規範化的專案管理工具極為重要。接下來我們選取易趨專案管理軟體幾個具有代表性的干係人管理模組進行示範說明。

 

1.  內部資源管理

易趨資源管理模組能夠集中管理組織內所有成員，形成架構完整的資源池，每個資源又有自身資訊資料庫支撐，使得專案管理者能夠做到知人善用，有效地分配和管理企業內部資源，避免資源浪費。

 

圖4 易趨團隊管理-團隊人員檢視

內部除了團隊成員以外，最重要的還是決策層的溝通，也就是所謂的“向上管理”，易趨里程碑計劃針對管理層對專案狀況進行重點把控，保障決策層對專案把控的顆粒度“拿捏到位”但又能瞭解到需要知道的專案進展情況，以便於專案經理申請支援。

 

2.  外部干係人管理

易趨還設有供應商/採購合同管理模組，客戶/銷售合同模組，外包人員管理模組，能夠實現將企業外部的資源如供應商、客戶、外包人員進行管理，將相關干係人納入專案規範化管理流程之中，實現對供應商的嚴格把關、對銷售狀態的跟蹤和對外包人員的高效管理。

 

圖5  易趨平臺概覽檢視

 

3.  流程規範化

 

干係人管理最重要的一點就是要規範化，流程規範、溝通內容規範，才能儘可能地避免資訊傳達產生偏差，影響專案進度。所以可以藉助專業的專案管理軟體可以實現溝通專業化，我們以易趨交付物評審流程為例，系統可以設定全面的評審要素供工作流中的各項干係人作為依據，還可以進行評論、問題提出，上傳任務、日誌等附件，評審流程科學全面。

 

 

四、 總結

 

做好專案相關方管理，也是考驗專案管理者能力的重要一項，除了有科學的溝通機制和高效的專案管理工具，專案經理要真正做好乾系人管理，還需要不斷提升自己的溝通軟技能，發揮智慧與魅力，最後推進專案成功。