採購專案管理:定義和流程

8tmanage 發表於 2021-11-25
專案管理

採購專案管理是一個結構化的過程,用於定義、計劃、實施和控制活動並將活動從當前狀態過渡到未來狀態。


專案管理系統


專案管理源於對需要實施的專案的認識。這種認識可以由巨集觀因素或微觀因素產生。

要想成果理想,並符合干係人的需求,採購專案管理需要一系列的技能和能力、知識、流程、方法和明確概述的目標。

專案管理包括對所需成果的理解,能夠有效溝通,意識到相關的預算限制以及與人員和資源相關的挑戰。技術方面和團隊管理也至關重要。

專案管理是一項包攬一切的活動,需要採購專業人員以高水平的商業敏銳度進行仔細規劃,確保實現最終目標。

一旦意識到對專案的需求,就應該啟動專案管理流程。沒有有效的專案管理,專案的最佳結果不可能實現。

採購專案管理為何重要?

通過為採購活動提供強有力的和結構化的專案管理方法,可以證明這一點的重要性。

如果正確管理專案,就會獲得許多好處,包括擁有可衡量的目標,理解風險,確保流程透明化,以及在供應鏈中有更多協商改進的機會。

採購流程有哪些步驟?

在所有采購專案管理中都需要幾個相似的步驟。該模型概述了根據專案的各方面應該承擔的任務。

○開始——在專案的“開始”階段,專案管理人員應該建立一個商業案例,研究範圍並確定干係人。

○準備——在“準備”階段,應該完成任務,如開發甘特圖,最終確定資源,包括可用時間、最後期限、確保獲取所需技能。

○實施——在“實施”階段,需要自始至終管理團隊和確保強大領導能力等任務。

○績效管理——在“績效管理”階段,需要完成的任務包括但不限於,進行評審以評估專案是否按預算進度進行,確保專案概述的里程碑得到滿足。

○完成——在“完成”階段,雖然看起來是流程的結束,但並不是最後的階段。在“完成”階段,所承擔的任務應該包括推出最終確定的專案,尋求反饋和反思專案管理得如何。

○經驗教訓——最後的階段是“經驗教訓”,作為持續改進的一部分,任務非常重要。應該分析得到的反饋,接受建設性的批評。SWOT分析可以幫助理解在專案管理過程中,哪些優勢和劣勢在內部顯而易見,以及在外部顯現出什麼機會和威脅。

一旦完成這些任務,改進專案管理流程的行動就可以落實到未來的採購活動中。

專案採購管理的5個主要流程

成功專案的管理都應該遵循同樣的流程。SQERT(範圍、質量、努力、風險和時間)模型顯示了這一過程,下文將詳細解釋:

範圍:在任何專案的開始,都必須瞭解範圍,即需要交付什麼或期望的結果是什麼。

質量:標準、等級、交付水平的期望都會涉及到的內容,因而是關鍵。質量可以符合一個規範或商定的標準,如ISO(國際標準化組織)。

努力:關於需要什麼級別的資源。關於需要多少人,多少錢和什麼技能的理解應該在這裡確定和涵蓋。

風險:是SQERT模型的下個元素。應進行風險分析和評估,瞭解可能出現的挑戰。

時間:在這個模型中表示完成專案所需或預期的時間量,很可能包括交付的截止日期。

使採購專案管理更有效的方法

與專案的任何部分一樣,擁有合適的工具可以使採購專案管理更加有效。8MSaaS PM支援基於專案的採購。由於系統是基於雲的,所有狀態更新,包括採購付款,都會立即反映在實時儀表板上,你可以跟蹤承包商的進度以確保專案按計劃進行。

所有專案資訊集中在一頁面,管理人員可以立即關注所有事情,可以更輕鬆地管理多個文件和工作流程。你不僅可以看到專案是否按計劃進行,還可以管理為該專案進行的任何採購。


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