PMP認證|作為專案經理如何做好專案進度管理?

PMP 認證|作為專案經理如何做好專案進度管理?

 

要想管理進度，我們首先得清楚的知道目前的進度是多少。只有知道了基本資訊後才能做出客觀的判斷。我們可以藉助於專案管理工具來幫助我們做出最真實的判斷。

 

專案進度管理就是在專案實施過程中，對各階段的進展程度和專案最終完成的期限所進行的管理。在規定的時間內，擬定出合理的進度計劃，在執行該計劃的過程中，經常要檢查實際進度是否按計劃要求進行，若出現偏差，便要及時找出原因，採取必要的補救措施或調整、修改原計劃，直至專案完成。

 

對於經驗欠缺的專案經理，當他接手一個專案的時候，容易被專案中大量瑣碎的事務所迷惑，馬上對專案任務進行安排。而優秀的專案經理，首先要做的是制訂一個合理、可執行並且可跟蹤反饋的專案進度計劃，這也是決定專案能否成功完成的最重要標準之一。

 

一、確定範圍和分解目標

從專案章程到專案的範圍說明，專案經理要確保客戶以及專案主要相關方的每個訴求都包括在內，識別、梳理專案總體和階段目標，並分解成可執行的專案活動。另外，製作一個所有的活動列表是一個好辦法，透過看各項任務活動以及相互依賴的順序，就可以初步搭建出一個專案進度計劃的框架。

 

二、制定專案進度計劃

我們在發開軟體的時候有這樣一個功能，做生產排產計劃，做過相關工作的人應該都知道：工廠在加工某個產品的時候，會先做一個排產計劃，比如這周要排產什麼產品？排產數量是多少？所需要領料是多少？產品的先後順序是什麼？做排產計劃的目的是為了讓工作更加有序的進行，在規定的期限達到相應的目的。但是你真的會做計劃嗎？

任何事情都要有計劃，這樣才能保證自己的事情按照既定的目標和軌跡推進，雖然不能完全一致，但是至少讓你有一個目標，在開發和專案實施的過程中，我們往往缺少這樣的計劃任務，事情想到哪裡做到哪裡，導致所做的事情毫無章法頭緒。先做這個發現問題做不下去然後又走另外一個，最終一個都沒有做成。個人做計劃應該達到如下幾個要求：

1 、目標明確：做這個計劃是針對什麼，也就是我們的目標，我們要達到什麼目標。

2 、任務明確： 這個計劃是要做具體什麼事情，甚至包括具體的實施推進步驟。

3 、時間限制：做計劃一定要有時間限制，這個計劃實施要在什麼時間範圍內完成。

很多時候我們任務不能如期完成也是因為沒有計劃性，我們不明確自己的目標，不知道如何去實施和補救，沒有時間概念。

在做計劃的時候最好使用筆記本記錄下來，或者用專業的專案管理工具，我們可以清楚地看到自己有哪些任務，做了多少，還剩多少，這是保證我們要做事情穩步推進的一個重要過程。

 

三、任務分配及團隊協作

在完成進度計劃表的制訂後，要給專案團隊資源分配任務。在分配任務之前，建議先調研團成員的能力再分配任務。一個專案不可能一人完成，因此需要團隊協作。專案團隊的整體目標和需要緊密配合的工作性質，決定了專案團隊不僅要調動成員個人的積極性，還必須形成專案團隊的凝聚力。增強專案團隊凝聚力無異於增強專案團隊戰鬥力。

團隊整體會形成各自的特點，表現出開放的溝通方式、合作與信任、相互接受和理解。團隊不再是鬆散的個人集合，而是更具凝聚力。雖然成員的差異仍然存在，但團隊可體現出一種整體感。成員間更加友善，團隊活力得到提高。

一個優秀的團隊能表現出以下五點：

1 、團隊是這個專案關聯的所有人員甚至包括客戶，每一個角色都影響著專案的進度。

2 、公司內部小團隊之間可以有意見分歧，但是對外必須是一致的。

3 、不同角色的人員之間要加強溝通問題，反饋響應問題必須及時。

4 、團隊的成員要有一致的目標，無論工作有多少矛盾和衝突，完成專案是共同的目標。

5 、不同角色工種之間要能夠相互理解和包容對方的工作。

 

四、識別與建立里程碑

里程碑通常在專案的計劃階段設定，並隨著專案的進展而不斷更新。它們是可視的參考點，可以將專案分解成可管理的、可控的階段，以此建立有序的節點來幫助專案經理和團隊。

如果沒有里程碑，專案經理最終只能監控寬泛的單個任務。任務的完成顯然很重要，但需要有一個更大的框架和範圍限定，使專案保持在與計劃一致的軌道上，以確保專案成功、及時地完成，並使所有可交付成果都是滿意的。

當專案從開始到完成階段性工作的時候，在完成的點設定一個里程碑，這樣就有機會及時檢查專案是否按照正常的軌道進行，以及是如何進行的。透過建立專案里程碑，可以讓專案團隊成員始終保持專注和對階段性任務目標完成的積極性。

 

五、任務進度跟蹤

在完成了專案進度計劃的制定和任務資源分配後，如何讓目進度計劃最大程度地發揮作用？這需要專案經理在專案執行前優先考慮。根據專案管理的實踐經驗，如果能借助合適的工具或專案模板，將會幫助專案經理在實施以上步驟時更加輕鬆、高效。

這裡我們根據自己專案團隊的管理經驗，推薦大家一個線上的專業級專案計劃管理工具：進度貓無須下載和安裝，操作更輕便、簡單、高效，便於團隊成員參與，也便於專案經理快速制訂專案計劃，實時跟進和把控專案進度，讓編制專案計劃和協同團隊執行變得更輕簡、更高效。