PMP|專案經理如何做好相關方管理？

PMP| 專案經理如何做好相關方管理？

 

所謂相關方就是與業績、組織、成就等有利益關聯負有責任的個人或團體，其可以影響一些專案的結果甚至是進行一些決策。

相關方是保障產品順利運營的重要因素，

管理相關方就是解決相關方參與專案的問題，也就是爭取相關方積極參與我們的專案.
比如你們總經理，原來不太管專案，現在的目的是讓他去了解支援這個專案，從而讓自身在一些方面得到一些人際資源的渠道。

為什麼要對相關方管理？

管理好你的相關方將為你帶來四個好處：

1. 使您的專案成形

您可以徵求利益相關者的意見來幫助您在早期階段定義專案。這些利益相關者將更有可能為您提供支援，他們的意見也可以改善您的專案質量。

2. 贏得資源

強大的利益相關者的支援可以幫助您贏得更多的資源，例如人員，時間或金錢。這使您的專案更有可能成功。

3. 建立理解

透過溝通，與您的利益相關者保持聯絡，您可以確保他們完全掌握您的工作狀態，並瞭解專案的收益。這意味著他們在必要時可以更積極地支援您。

4. 預測專案的發展

瞭解您的利益相關者意味著您可以預測專案的發展。你的下一步專案規劃更可能會贏得他們的支援。

如何進行相關方分析？

利益相關者分析需要遵循三個步驟。首先，確定誰是利益相關者。接下來，計算他們的權力，影響力和興趣，以便您知道應該關注的物件。最後，對最重要的利益相關者有一個很好的瞭解，以便您知道如何獲得他們的支援。

完成分析後，您可以制定溝通管理計劃，弄清楚如何與每個利益相關者溝通。

步驟1：確定你的相關方

從頭腦風暴開始，您的利益相關者是誰？作為其中一部分，請考慮所有受您的工作影響，對其有影響力或權力的人，或者對專案成功或失敗有興趣的人。

下表列出了可能在您的工作或專案中成為利益相關者的一些人：

利益相關者既可以是組織，也可以是人。但是，最終您必須與人溝通。因此，請確保在利益相關者組織中確定正確的個人利益相關者。

 

步驟2：優先考慮重要而且高權力的利益相關者

現在，您可能會列出受工作影響的人員和組織。其中某些相關方可能會阻止或推進該工作。有些人可能對您正在做的事情感興趣，而另一些人可能不在乎，因此您需要確定他們的優先順序。

您可以規劃您的利益相關者，並根據他們對您工作的權力以及他們對專案的興趣，在權力/興趣網格上對他們進行分類。

您在網格上分配給利益相關者的位置顯示了您需要對他們採取的行動：

高權力，有濃厚興趣的人（嚴密管理）：您必須充分吸引這些人，並盡最大努力滿足他們。

權力大，興趣不強的人（保持滿意）：與這些人共同努力以使他們滿意，不要讓他們對您的資訊感到無聊。

權力低下，興趣濃厚的人（知情）：充分告知這些人，並與他們交談以確保不會出現重大問題。這類人員通常對您的專案細節很有幫助。

權力低下，興趣不大的人（監控）：監視這些人，但不要讓他們過度交流。

例如，您的老闆可能對您的專案具有很高的權力和影響力，並且對它們有很高的興趣。而您的潛在客戶可能對它們有很高的興趣，但對專案卻無能為力。

步驟3：瞭解主要利益相關者

現在，您需要發現關鍵利益相關者對專案的瞭解。您還需要確定如何最有效地吸引他們，以及如何與他們交流。

可以幫助您瞭解利益相關者的關鍵問題包括：

他們對您的工作成果有什麼經濟或情感上的興趣？是正面還是負面？

是什麼最能激發他們的動力？

他們希望從您那裡獲得什麼資訊，以及與他們進行交流的最佳方式是什麼？

他們目前對您的工作有何看法？它是否基於良好的資訊？

誰通常會影響他們的意見，誰會影響他們對您的看法？其中一些影響者本身是否會成為重要的利益相關者？

如果他們不太可能積極向上，做什麼來贏得他們對你專案的支援？

如果您不認為自己能夠贏得他們的支援，那麼您將如何應對他們的反對？

他們的意見可能還會影響誰？這些人本身是否會成為利益相關者？

總結您的利益相關者支援水平的一種簡單方法是對他們進行顏色編碼。例如，以綠色顯示擁護者和支持者，以紅色顯示阻止者和批評者，以橙色顯示中立者。參見下圖。

圖2：標記了利益相關者的示例權力/利益網格

隨著您所做的工作和執行的專案變得越來越重要，您將影響越來越多的人。其中一些人很可能會影響您的專案和職位。其他人可能是您工作的堅定支持者。
利益相關者管理是您識別關鍵利益相關者並贏得他們支援的過程。利益相關者分析是此過程的第一步，您可以在其中識別並開始瞭解最重要的利益相關者。下一步是按能力和興趣對它們進行優先排序，並將其繪製在“能力/興趣”網格上。最後一個階段是瞭解什麼可以激發您的利益相關者以及您如何贏得他們的支援。