大部分人在日常的工作當中，都或多或少的會參與專案，而專案要能順利執行其實並不簡單，如果又渉及多個單位合作，困難程度又大增。

對專案經理來說，從他們的工作日誌片段可以看出每個人都有自己悲慘的故事，程度恐怕只有過之而無不及。那我們該如何做好專案管理呢？

今天


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就從以下幾個方面來給大家分享如何做好專案管理：

什麼是專案管理？

專案管理的難點在哪？

專案管理與產品管理有何不同？

我們該如何做好專案管理？

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 一、什麼是專案管理

在日常工作中開發一個新產品，舉行一場大型國際會議，為客戶做ERP系統的諮詢、開發、實施與培訓等，這些活動都可以稱為一個專案。根據美國專案管理協會定義，
專案是為創造獨特的產品、服務或成果而進行的臨時性工作。

而
專案管理是指把各種系統、方法和人員結合在一起，在規定的時間、預算和質量目標範圍內完成專案的各項工作。
即從專案的投資決策開始到專案結束的全過程進行計劃、組織、指揮、協調、控制和評價，以實現專案的目標。

專案管理會透過對
“時間”、“成本”、“質量”
三個維度的把控，從而保證在一定時間內，以相對較低的成本高效的達成目標。但這三個環節環環相扣，任何一個環節都會帶來極大的挑戰，都可能引發極大的損失。因此專案管理是一個多次反覆和不斷修正的過程，需要時刻考慮各種因素的相互協調。

 

二、專案管理的難點在哪？

1.專案需求洞察不足，需求變更頻繁

需求是任何一個專案的源頭，啟動之初，如何透過需求管理深刻理解專案目標是第一大難點。因為就專案本身性質而言，通常情況下，專案經理和團隊成員將各項計劃落實，開始執行後，每個變動都會牽一髮而動全身。

與此同時，由於專案本身具有不確定性的特點，專案的需求變更更是在專案管理過程中被談論最多的。由於從開發、UI、測試整個閉環鏈條上的每個角色，其對專案輸出的成果都是不可逆的。一旦決策，專案實施就會出現相應的後果，尤其是到了專案實施的中後期，需求變更所帶來的影響將顯著提高。

2.專案質量被忽視，難以衡量和控制

在企業進行專案化管理過程中，專案目標是每個人的共識，專案進度雖時有延誤但相對容易衡量也比較可控，而專案質量則屬於非常重要但卻最容易被忽視的要素。專案管理協會給質量的定義是“滿足需求，符合適用性”。從這個定義來看，質量就是能夠明確定義和滿足使用者及利益相關者的要求，而這也正是恰恰很難衡量和控制的。

比如操作大型專案的人都有感觸，一個專案方案考慮的再詳細，一旦打散落到一個個團隊開始執行後，專案落地偏差就開始了。當然，這個過程可能涉及的是目標和體驗（質量）的雙重偏差，只是目標相較於體驗更理性一些，所以判斷起來也會更容易，而專案體驗（質量）更偏向感性，也沒有特別明確的衡量標準，所以出現偏差之後基本就會是連鎖反應而且很難控制。

3.專案執行節奏混亂、驗收效果不明確

一個專案從啟動到落地執行往往涉及多個團隊聯動，每個部分環環相扣。其中一個環節因為主觀或者客觀因素的延期，導致整個計劃被打亂，往往執行時間的壓縮又帶來關聯的延期或者錯誤，進入惡性迴圈。更糟糕的是在這個迴圈過程中，優先犧牲的往往是最重要的體驗打磨和最佳化環節（也就是專案的質量），以此來彌補時間成本。

在專案初始階段，一切都看上去挺順利的，但實際到了驗收階段，就頻繁出問題，不是功能的缺失，就是進度的delay，甚至於需求開發完之後，和當初的預期差別很大。

如此種種，可將其歸結為是在專案執行/監控過程中驗收的問題，沒有做好驗收的準備工作，自然是問題頻出。而且到驗收環節時，以某個系統功能為例，驗收的難點在於，它並不是開發人員一個人的事情，會涉及到負責該系統的策劃人員、UI設計師、測試人員，還有專案的主要干係人的滿意度，這也就更增加了做好驗收的難度，單個系統的驗收難點只是其一。

4.風險預估不足，降低了專案干係人滿意度

在專案管理中核心核心干係人的滿意度是非常重要的。專案成功的標準是實現專案目標，讓主要干係人滿意。但對人的管理是最難的，比如如何保持團隊內部激情鬥志和戰鬥力；如何取得管理層的高度信任，並讓他們滿意往往也是最難的。所以，專案管理過程中第四個難點，是對干係人的管理。

在專案中干係人不滿意，並不全是專案目標未達成，而是作為專案經理，對風險預估不足，對專案上線未知又沒有進行全面思考，同時，還不斷的給相關核心干係人傳遞很高的期望。所導致。

 

三、專案管理與產品管理有何不同？

隨著“網際網路思維”的遍地開花，我們看到一種現象，專案經理這一角色似乎越來越被削弱，產品經理大有取而代之的趨勢，甚至很多網際網路公司都沒有專職專案經理，但專案管理與產品管理是完全不同的。

產品是指能夠供給市場，被人們使用和消費，並能滿足人們某種需求的任何東西，專案是為創造獨特的產品、服務或成果，而進行的臨時性工作。也就是一個產品是由N個專案所組成，產品輸出實際的東西，而專案對應產生產品的過程。換句話說，產品經理對結果負責，而專案經理對過程負責。

因此產品管理會側重向外，關注使用者和市場，解決是做什麼，賣給誰，賺誰的錢的問題，比如市場機會和競爭格局、使用者需求和使用者溝通；而專案管理則側重向內，關注資源和進度，解決的是如何用有限的資源在限定的時間內，按照質量要求把東西做出來，比如資源調配、資源效率、專案進度。

最終導致兩者的交付物也不同，產品管理交付的是產品成果，最終交付給使用者的產品，關注產品的成本、質量和體驗，以及產品透過運營後轉化的企業受益；而專案管理交付的是管理成果，最終交付相關干係人的工作報告，關注團隊計程車氣、效能、成本，以及企業整體的生產效率的提升。

 四、我們該如何做好專案管理

1.專案需求管理

（1）在專案啟動之初，作為專案經理，要高標準高要求，促進團隊，尤其是產品經理，對需求進行深度分析，準確識別使用者需求，並撰寫需求文件；

（2）在專案規劃階段，與專案成員及核心干係人充分溝通，得到他們對需求管理的支援，同時撰寫專案計劃，並將任務拆解成多個小任務及計劃工作表，能幫助更準確地進行評估和狀態追蹤；

（3）在執行和監控階段，做好需求變更的管理，控制好需求的頻繁變更，同時控制好需求的蔓延。 

2.專案質量管理

（1）定義專案成功的標準

在專案的開始，要保證各方對於判斷專案是否成功有統一的認識。通常，跟緊預定的進度是唯一明顯的成功要素，但是肯定還有其他的因素存在，比如，增加市場佔有率、獲得指定的銷售量或銷售額、取得特定使用者滿意程度、淘汰一個高維護需求的遺留系統等。

（2）把握專案各種要求之間的平衡

每個專案都需要平衡它的功能、人員、預算、進度和質量目標。我們把以上五個專案方面中的每一個方面，綜合成一個約束條件，你必須在這個約束中進行操作；你也可以定義成與專案成功對應的驅動力，或者定義成通向成功的自由程度。可以在一個規定的範圍內調整。

3.專案執行與驗收管理

（1）在專案需求開始執行的同時，專案經理需要非常清楚需求的驗收標準，不僅僅是需求本身的邏輯功能，還有要清楚該系統功能需要怎樣的表現效果；

（2）在多人並行開發，大團隊協同作戰的時候，要做好對版本的管理；

（3）做專案計劃時，要給每個系統都預留一定的策劃驗收時間。

（4）在驗收時，專案經理要提前做好規劃，將驗收標準可測量的、文件化的，最終推動落實專案目標引導的驗收。

4.專案干係人管理

（1）提升體驗，投其所好

提升體驗也就是在專案管理過程中，更好的去關注到核心干係人關注的部分，比如在專案期間，作為專案經理，要主動彙總、分析、整合、彙報專案的資訊，讓整個專案管理過程視覺化，要讓主要干係人從專案經理這裡獲取到足夠有用的，有價值的資訊。同時在多彙報時，也可以很清楚的讓管理層知道團隊做事方式的正確性。

（2）做好風險管理，降低期望

在專案程式中，由於專案不確定的特點，專案管理過程並不會一帆風順，比如專案的每個階段是否會存在什麼風險或可能的問題，這些重難點是否都有比較好的應對方案，是否會影響整個專案的進度和目標。對風險的管理可以降低干係人的期望，另外，風險是一方面，還有很重要的一點，可以及時獲得核心關係人對專案的反饋，必要的時候，也可以獲得核心關係人對專案的支援和幫助，以便更好的達成專案目標。

五、工欲善其事，必先利其器，專案管理我推薦

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是一個一站式專案管理協作平臺，幫助企業進行智慧管理，解決研發專案管理痛點，它支援持續交付與整合，能夠透過各個維度跟蹤記錄專案進度，幫助團隊輕鬆配合完成目標。

它為團隊提供敏捷、任務、需求、缺陷、測試管理、WIKI、共享檔案和日曆等功能模組，幫助企業完成團隊協作和敏捷開發中的專案管理需求；更有甘特圖、看板、思維導圖、燃盡圖等多維度檢視，幫助企業全面把控專案情況。

同時，

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還自帶檔案儲存和共享、文件協作功能，並且可以實現團隊之間的實時溝通。換句話說，選用

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，可以不需要再挑選文件協作工具、檔案儲存和共享工具、團隊內部溝通工具。

此外，不僅是產品研發，銷售、運營、行政審批也可以使用


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進行管理。使用統一的管理平臺，對於企業來說無疑是大大降低了管理成本。

六、小結

工欲善其事，必先利其器。產品經理要做好工作，必須先掌握基本工具。對於工具，寧缺毋濫，精益求精，可根據工作需要選擇合適的工具。有些產品發燒者，把工具當愛好，將產品做到極致。想要了解更多專案管理解決方案可前往


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