提升專案管理能力，你需要掌握這5個重點

專案管理有多重要？

《Fortune》雜誌曾指出， 專案管理能力，已經成為一項職場人士的必備技能。

 

而在2009年，任正非也曾提出， “一家好的企業，必然要以專案為中心；優秀的企業員工，必然要具備專案管理能力。”

 

2021年，華為成為了全球領先的ICT供應商，5G技術全球第一，得力於始終貫徹 “以專案為中心”。

 

在華為，專案管理能力被認為所有員工的核心競爭力。有能力管好專案的員工，職位和收入也要高出其他人很多。

 

一、什麼是專案管理？

 

在百度百科中，對專案管理（Project management）的解釋為：運用各種相關技能、方法與工具，為滿足或超越專案有關各方對專案的要求與期望，所開展的各種計劃、組織、領導、控制等方面的活動。

 

裡邊闡述了 “運用各種相關技能、方法與工具” ，也就是說，作為一名在職場人，做好專案管理只有方法論還不行，還得使用高效的管理工具。

 

合適的管理工具不僅可以提高個人/團隊的生產力和效率，還可以使組織為高影響力專案帶來的變化做好準備。

 

因此，為了發揮最佳效能，我們需要充分利用專案管理的工具。

 

二、怎麼做好專案管理？

 

一般而言，專案管理有五個常規流程： 啟動、計劃、執行、監控和收尾。

1、 專案管理之 啟動階段

拿到一個新的專案，不要急著做任務分解，否則很容易導致需求不明確，及因為需求溝通不夠而出現各種各樣的問題，甚至是自己沒有想到的一些情況。

 

拿到一個新專案，第一步是明確專案需求，緊接著確定專案目標， 關於專案目標，必須滿足SMART（目標管理）原則，即：

 

S：具體性（Specific）—— 目標應該明確具體 ，不能籠統

M：衡量性（Measurable）—— 可以透過定性或定量方式對目標進行衡量

A：可實現性（Attainable）——目標在付出努力的情況下是可以實現的

R：相關性(Relevant)——目標必須和其他目標具有相關性

T：時限性（Time-bound）——需在特定限期完成目標

 

明確了專案目標後， 緊接著就要定義相關方的期望值，最後選擇專案組成員。

2、 專案管理之 計劃階段

專案 管理 的計劃階段是專案實施過程中非常重要的一個階段。

 

在這個階段，為了能使專案團隊的工作有序的開展，你需要完成的是分解工作任務、估算任務工期、安排時間進度、計劃風險與溝通等工作內容。

 

首先，可以利用 飛項 建立一個專案。

然後，利用SMART原則的可實現性（Attainable） ，將整體專案分解為可消化的小任務，讓協作人 清晰過程裡的實現路徑。

 

緊接著，再結合 SMART原則的時限性（Time-bound）， 為每個任務 設定 關鍵節點和截止日期 ，讓每一個執行者都能按時保質保量在預算內完成任務。

最後，拆解完專案，下一步就是合理分配、落實到人。

 

我們需要做的，就是利用 SMART原則的具體性（Specific） ，即把相關任務的具體指標、標準要求在分派事項的背景資訊裡交待清楚，使得任務更加清晰， 然後在邀請協作人裡透過微信好友、飛項協作人等為他人派發事項。

 

所派發的事項，會以卡片的形式傳送到執行者的微信聊天視窗，即時實現事項的同步協作。

 

待協作被接受之後，事項就會自動進入對方的日程之中，每天透過日報提醒其該事項的進展和辦理。

3、 專案管理之 執行階段

專案的執行具體包括專案的前期工作、範圍變更、記錄專案資訊、激勵組員，強調專案範圍及目標等。

 

在專案執行過程中，最重要的內容就是專案資訊的有效 溝通 ， 以保證資訊及時的傳遞。

 

在飛項上，無論是專案，還是細分的子任務，都有一個 單獨的IM ，無需額外在微信上新建新的群聊，且各個任務之間資訊互不干擾。

溝透過程中，我們可以 對溝通內容的文字、檔案等標記重點 ，且飛項對“重點”、“檔案”會自動提煉，再也不用“爬樓”找乾貨，即便是新邀小夥伴也能快速瞭解事項的重點內容，省時又高效。

 

協作過程中，為了推動事項的進展，難免需要開個會議討論，而會議結束後，也會產生相應的待辦事項，以及釋出即時公告等等。

 

所以，飛項除了有事項協作和日程管理外，還支援在對應的事項中 發起會議預約、時間徵集、待辦建立和釋出公告 等促進協作行為的小工具。

4、 專案管理之 監控階段

專案管理的監督階段貫穿專案始終，是保證專案朝目標方向前進的重要過程，就是要及時發現偏差並採取糾正措施，使專案進展不偏離目標方向。

 

飛項的 “事項脈絡圖” ，一定程度上依據了 SMART原則的相關性(Relevant)， 它可以讓我們直觀監控整個事項的進度情況、先後的主次、以及誰在負責什麼都一目瞭然。

 

一旦發現問題，作為 專案 管理者必須要對計劃內容和時間表進行調整，使得實際進展與計劃保持一致，以保證專案能夠順利進行。

 

5、 專案管理之 收尾階段

當專案進入總結與驗收階段時，專案就進入了收尾。傳統的專案總結只是站在當前專案的角度思考，這對後續的工作幾乎不起作用。

 

而加入知識管理的方法，面向未來思考，則可以在沉澱專案經驗教訓的基礎上，有效提高組織未來相關類似專案的執行，同時避免重複犯錯。

 

當專案進入收尾階段，一方面飛項會自動儲存並歸類專案文件。

 

另一方面，飛項的 筆記關聯事項功能 可以做覆盤總結， 這對於專案管理來說是相當有用的； 即在飛項的筆記上，總結出未來同類專案可能犯的錯誤及可應用的優秀點，接著將該總結筆記關聯相關事項， 分享給協作成員 。

如此一來，這些專案文件和總結的經驗筆記，就會成為公司的知識資訊，為後續員工所用。

三、寫在最後

無論你的專案目標是什麼，瞭解並把控好專案管理有五個階段： 啟動、計劃、執行、監控、收尾， 一切從專案的實際出發進行調整和控制，才能使專案朝著正確的方向發展，提高專案的成功率。

 

當然，理清了專案管理全流程還遠遠不夠，作為一名職場人還需要透過不斷的實踐， 根據負責專案的複雜程度，選擇合適的管理工具， 然後在實際做專案的過程中加深理解，積累經驗，這樣才能真正掌握專案管理的精髓。