要把專案問題管理好，專案經理需要這8個步驟！

專案問題時有發生，想讓專案獲得成功，專案經理需要有一個計劃來快速有效地應對任何出現的問題。這是最佳實踐問題管理過程的一部分，更是良好專案管理的核心本質。

專案問題的四種型別
 
任何事情都可能成為專案過程中影響專案計劃的問題。專案中的問題管理從定義活動和業務規則的計劃開始，以管理和控制專案期間出現的問題。
 
專案問題管理的第一件事是識別問題，有以下四類：
 
● 重大問題：可能阻礙專案進展或順利完成的問題，需要立即關注。
● 機會：並非所有問題都是壞事，有些問題可以提供無法預料的機會。
● 關注：不是重大問題，但是需要保持關注，因為它可能發展成需要關注的事情。
● 趨勢：另一個可能成為關注點或重大問題的趨勢發展的問題。
 
這些問題的一些例子是供應商的員工問題、技術故障、材料短缺或延誤以及超級成功的促銷。
 
專案問題管理的8個步驟
 
管理專案問題需要一個過程和計劃來實施策略。以下8個步驟將幫助專案經理建立一個框架來控制專案中出現的問題。
 
1. 建立協作文件並登記
 
開始的唯一方法是確定問題，並將其收集在一份文件中，這樣專案經理就可以開始回應並跟蹤解決這些問題的進展。理想情況是線上建立一個協作文件。以同樣的方式，專案經理可以管理風險或變化，透過在日誌或登記冊中跟蹤它們來管理問題。如果沒有一個流程或工具來報告問題，它就會在專案的混亂中丟失。同時，專案經理需要報告問題並通知其他人，以便其他人能夠確認問題是否仍然存在。
 
2. 及時溝通報告給相關人
 
如果專案經理允許報告滯後，那麼將失去在問題變得太大、無法解決或需要更多資源以致成為專案破壞者之前解決問題的機會。溝通是關鍵的，必須開放渠道，以儘可能快地將資訊傳遞給解決問題的人。及時報告後，最好及時解決。
 
3. 記錄問題並以日誌存檔
 
確保人們知道誰可以記錄問題，並且他們會這樣做。如果沒有人記錄問題，那麼問題就有可能漏掉。你要保持問題過程的詳細記錄，即使是一些微不足道的細節，但可能是解決問題的關鍵。另外，日誌還提供了供將來使用的存檔工具。
 
4. 指派行動，明確責任
 
問責制是問題管理的關鍵。在行動旁邊寫上名字，這樣就有了明確的責任界定。只有明確了所有權，有了負責識別、跟蹤和關閉該問題的人，問題才能得到解決。專案經理需要有專人負責與該問題相關的所有工作，並且在問題關閉前不離開。
 
5.監控問題解決的進度
 
要知道人們是否對他們的行動專案採取了後續行動，需要定期驗證問題的狀態。問題的狀態是判斷問題是否解決的關鍵。如果問題已經解決，但資源仍然在不必要地工作，那麼這就是另一個問題。因此必須經常通知大家，讓每個人都知道這個問題的狀態，防止將不需要的資源分配給問題，從而以最大的效率工作。
 
6.評估解決行動對專案的影響
 
界定升級規模，並確保所採取的行動得到衡量。但要適當地升級。不要把專案經理所有的資源投入到需求量小的地方，也不要製造任何不必要的障礙來阻礙專案快速恢復。
 
7.反覆檢查確定問題是否解決
 
確保問題經過反覆檢查後才被標記為“解決”。雖然問題有一個所有者，但必須有一個人在管理這個過程，這樣他們才能檢查工作並確保它與企業的整體專案和戰略目標保持一致。
 
8.成功解決問題後關閉問題
 
問題管理的最後一步：關閉問題，即將已解決的問題從列表中移出。只有當所有問題都解決了，問題才能被關閉。
 
幫助問題管理的專案管理軟體
 
如果沒有專案管理軟體來實時連線團隊並幫助管理人員在努力解決這些問題時跟蹤這些問題，問題管理就很困難。
 
8Manage PM是一種多功能協作和專案管理軟體，兼作問題管理工具。從幫助專案經理簡化工作流程和流程，到促進團隊協作和提高效率，以及管理出現的任何問題，8Manage PM為專案經理提供多種好處。
 
● 隨時瞭解所有活動、專案、更新和更改
● 確保你始終知道誰在處理什麼任務、任務的當前狀態以及應該何時完成
● 把問題連結到相關的風險，變更需求和行動
● 提供問題地圖以幫助專案人員層層深入瞭解問題的來龍去脈
● 提供問題上報機制，所有上報的問題都會紅色高亮，負責人必須及時確認並處理
● 下一層活動提出的問題會自動彙總到上一層活動和專案層
● 使用評論和通知與你的團隊快速輕鬆地溝通，讓每個人始終了解問題狀態。
 
無論是中小型還是大型企業，專案經理一定很難跟蹤所有問題並專業地管理它們。功能強大的 專案管理軟體將使專案經理的工作流程更加高效，並顯著提高生產力。 

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