在簽訂合同或預留預算之前，每個新專案都從一個計劃開始。為了應對工作帶來的混亂，管理者必須有一個完整且經過深思熟慮的專案管理計劃。

這可以是一份檔案，可以預測工作需要多長時間、主要利益相關者是誰、預期可交付成果和時間、緊急情況或延誤情況下的突發事件，以及有助於任何經理處理不可預見的情況和新情況的詳細資訊挑戰。
專案管理計劃是指導專案團隊從開始日期到完成的路線圖。這是以最小的壓力執行成功專案的關鍵。
當管理者仔細規劃未來的路線，使用正確的策略、輸入和工具時，他們可以讓團隊高效工作並完成工作。
以下是為任何專案制定更好計劃的四個步驟。

1.將專案管理計劃放在Zoho Projects中

實現專案目標的關鍵部分是確保團隊對這些目標有清晰的認識，並瞭解他們的個人角色如何適應更大的任務。他們需要知道沿途的每一步將如何做出貢獻。管理者透過寫下計劃的簡短摘要來準備更有效地制定戰略並響應工人的需求。
在Zoho Projects專案管理系統中新建一個文件，包括以下內容：
定義您的專案管理計劃要解決的問題。
說明企業將如何受益。
列出沿途的主要步驟。
包括團隊可能遇到的任何困難和專案涉及的風險。
建立成功完成的條件，包括相關指標。
一旦你有一份總結這些關鍵點的檔案，你就可以深入研究細節，而不會忽視大局。保持摘要簡短有助於您專注於最重要的方面。如果您不確定如何開始，請嘗試檢視示例專案管理計劃。

2.仔細考慮時間線和範圍

讓員工按時完成任務對於一項計劃是否在預算範圍內實現其目標至關重要。管理者透過為可交付成果設定有意義的里程碑和可實現的截止日期來推動團隊前進。如果每個人都知道時間表，收到定期提醒，並且知道在出現問題時如何升級情況，那麼團隊就可以按時完成工作。
另一方面，當團隊成員忙於無關緊要的任務時，它可能會導致大問題。這就是為什麼制定專案範圍管理計劃至關重要的原因。專案經理必須評估目標和里程碑，準確分解需要完成的工作以及必須等待下一次完成的任務。在分配任何工作或接受對計劃的建議更改之前，管理者應該準確地瞭解這些轉變如何適應既定範圍，並瞭解超出您範圍的任何任務。

3.與利益相關者溝通

從一開始就建立專案溝通管理計劃是防止團隊偏離軌道或犯下浪費性錯誤的另一種方法。這種安排應包括核心團隊、可能偶爾參與的任何其他員工、管理人員以及可能需要不時更新的任何外部合作伙伴或供應商。對於每個受眾，專案經理都需要清楚地瞭解要使用的最好的溝通工具、他們需要的資訊型別以及要提供的詳細程度。

4.預測問題

在任何專案中，都會有延誤、衝突和併發症。完善的風險管理計劃可以限制這些問題的影響，並可能警告工人完全避免這些問題。管理者應該提前考慮所有可能出現的問題，評估它們的可能性，並分配管理它們的責任。制定響應和應急計劃並在整個專案中密切監控這些問題可以避免災難。
在設定里程碑、協調溝通和解決風險之間，維護專案管理計劃模板中的所有資訊可能很快就會失控。幸運的是，在使用Zoho Projects等專案管理解決方案時，制定詳細的步驟並根據需要進行調整要簡單得多。結合正確的軟體和良好的專案管理計劃，管理者可以安排任務、設定可交付成果的最後期限，並保持對專案不同方面如何相互影響的可見性。