成功管理多專案的9個策略

       如果你正在管理一個團隊或專案集，可能有多個專案同時進行。如果沒有良好的多專案管理流程，就很難知道優先考慮哪些工作、如何幫助團隊有效管理他們的工作量，以及所有事項是否都按時完成。

       不管你是努力組織和管理多個專案的工作，還是確保團隊擁有可管理的工作量，以下9個策略將幫助你保持一切正常執行。

1. 指定一個位置存放所有專案

       在一個地方規劃和管理你的所有釋出，讓你可以快速檢視正在進行的所有內容以及整個路線圖的狀態。專案管理平臺是完成這項工作的最佳工具，比如8Manage PMO，它是靈活、易用且協作的工具。

2. 一開始就定義目標、計劃、職責和期望

       如果沒有標準的工作流或專案計劃過程，每個專案很可能會得到不同的管理。最終導致可交付成果不一致，或浪費時間在新流程的建立上，或工作被遺漏。

       解決這個問題，一開始就要明確團隊的計劃、流程和責任。在專案層面，這意味著清楚地概述目標、需要完成的每一步和每一項工作、每個計劃的時間以及誰將負責。確保及時反饋和審批。

       接下來，制定專案集層面的計劃、流程和職責。設定團隊目標，並清楚傳達能幫助你實現這些目標的專案。

3.優先考慮影響最大的工作

       看看專案如何向更大的公司目標發展，根據對公司目標影響的大小來排列專案的優先順序。從巨集觀層面（即把影響較小的專案推到下個季度）和微觀層面（按照重要性來組織你的每日待辦事項），戰略性地為工作排序。

4. 當優先順序發生變化時，賦予團隊靈活性

       設定團隊的優先順序和協調工作是關鍵，但在需要時保持足夠的靈活性也很重要。如果使用電子表格和跨多個工具的待辦事項列表跟蹤工作，很難知道你的團隊在什麼時間做什麼。防止這種情況發生的一種方法是實施變更控制流程。

       通過與你的團隊分享一個真相來源，你可以管理多個專案，不必擔心優先順序的變化。因為每個人的工作都是可見的，你可以快速瞭解團隊的頻寬和當前任務。需要重新安排任務的優先順序時，也不用擔心任務會丟失。

5. 管理和溝通清楚期望

       團隊之所以遭受溝通問題困擾，是因為他們對自己的工作、合作伙伴的工作以及跨職能幹系人的工作缺乏可見性。當你不瞭解其他人正在做的工作時，你也就不理解為什麼時間線在改變，優先順序是否保持不變，以及專案進展如何。

       當你管理工作中發生的溝通時，你可以向你的團隊和跨職能的干係人授權，讓他們瞭解你工作背後的完整背景。通過實時更新，每個人都能瞭解工作的進展情況。

       要做到這一點，最好的方法是找到一個工作管理工具，像8Manage PMO這樣的工具能讓你在工作發生的地方分享狀態和進度更新。無需通過電子表格、文件和其他工具獲取資料和更新，你只需單擊按鈕就能輕鬆收集資訊，只需再次單擊就能與干係人共享。

6. 檢視跨專案的工作，平衡工作量和時間線

       當你或多或少地依賴團隊在工作量過多或過少時告訴你，那麼在問題失控前，很難提前解決問題。

       在同一個地方管理所有專案是解決這個問題的第一步。你可以看到每個專案的所有任務，它們被分配給誰，以及它們的日期範圍，從而發現超額預定的員工和專案時間的衝突。你可以推遲、刪除或重新委託任務，使你的專案處於正軌。

7. 調整專案進度以最大化團隊生產力

       即使是精心計劃的專案，如果沒有考慮到團隊在當月、季度或年度的全部工作範圍，也可能會脫軌。請考慮到計劃的全部範圍來安排和協調團隊的工作，並考慮實施事件管理計劃。以下是一些建議：

       ○ 錯開類似專案的開始日期
       ○ 注意依賴關係
       ○ 標記重複的任務

8. 委派工作，但保持可見性

       通過與團隊分享單一的真相來源，你可以跟蹤每個人正在做的工作。當團隊的工作都集中在一個共享的專案中，你可以一目瞭然地瞭解每個人的工作內容、這些任務什麼時候到期以及進展情況。這樣，你就可以在必要時檢查任務，無需事無鉅細地管理它們。

9. 跟蹤並儲存你的工作流程

       不要在每個專案開始時都做重複的工作。模板化並簡化如何開始你的專案。將你的工作流作為模板反覆使用。當需要協調新專案時，你只需從自定義模板開始，更快更有效地開展工作。
       此外，定期更新模板，新增新任務或步驟到流程或正在構建的新工作流中。將模板看作是一個活文件，不斷對其進行更新。最後，將模板放在團隊的核心資源中，讓每個人都能訪問到它。

結語

       作為團隊負責人，同時管理多個專案通常是工作的現實。這些提示將幫助你跟蹤所有程式的動態部分，保持井井有條，按時完成任務，並每次都實現你的目標。

       現代專案管理軟體配備了一次管理多個專案所需的一切，更好為你和團隊提供幫助。8Manage PMO是一款理想的 ，其簡單直觀的專案管理功能使其可供對專案管理了解不多但參與流程的人使用。  

       使用此軟體，你可以非常輕鬆地執行多個耗時的任務，並以更好的方式視覺化你的專案。這使你有更多時間來完善你的計劃，並確保分配給你的每個專案都能成功完成。