如何實現採購管理流程的最佳化？

採購管理流程最佳化指的是一種整體方法，而不是個人主義的方法。它指的是利用人員、流程和技術來實現最佳價值創造的過程。採購最佳化的方法可以是：最初的範圍界定，資料收集和分析，改進和實施以及跟進和監控。
 
理解採購管理流程最佳化
 
採購的主要功能是獲得貨物和服務以滿足內部需求，但採購的作用遠不止於此。一流的採購管理旨在最佳化整個流程，以提升效率並創造可觀的商業價值。採購最佳化會帶來許多好處，它確保採購流程的效率，進而在整個企業內產生積極的多米諾骨牌效應。
 

由於採購流程涉及到每個企業部門，並直接影響到收入，因此必須透過定期審查哪些工作進展順利以及哪些可能需要最佳化以提高效率，保持採購管理流程的順利進行。

 
最佳化採購管理流程的六個領域
 
以下是幫助企業最佳化採購管理的六個關鍵領域：
 
1、資訊/洞察/情報
 
一切從資料開始。確保你對整個企業的分析/資料有把握。優質資料是任何成功的採購部門的基礎。
 
2、戰略/政策
 
必須制定明確的政策，以確保你的採購部門在其採購工作中具有戰略性。該政策必須在整個企業內跨職能地採用。
 
3、人才/文化
 
是否配備了足夠的人員，以及是否有合適的人擔任合適的職位？重要的是審查工作人員的專業知識水平，進行技能水平評估，以確定這些資源的差距或重疊部分。
 
4、流程/組織
 
仔細觀察採購功能的操作設計和組織結構。所有的事情都必須統一起來，使人員、流程和技術都朝著效率的方向最佳化。
 
5、技術應用
 
這包括採購到付款流程的自動化和電子商務計劃。有效的電子採購系統可以透過消除文書工作、加快合同履行和控制合規性來顯著提高流程效率。
 
6、監測和控制
 
企業必須確定監測和衡量這些努力的方法，以確定投資回報率。這種投資回報率應以業務目標為基準，以推動成本控制、收入增加和績效指標管理。
 
採購系統如何最佳化採購管理流程
 
企業運營往往離不開辦公管理系統，尤其是採購流程最佳化更加依賴資料分析。使用8Manage SRM這類採購管理系統就可以輕鬆實現流程簡化，支出最佳化，合規性的提高，成本及風險的減少，從而提高企業運營效率。
 
端到端的8Manage SRM採購管理解決方案提供了許多功能，包括：
 
1、採購申請與立項
 
8Manage SRM採購管理系統可為不同的採購申請設定不同的審批流程，並按照不同的採購類別或供應商等級等條件分派不同的採購負責人。系統還支援拼單與批次訂單，極大地減少採購人員處理訂單的工作量和提高採購效率。
 
2、採購定價控制
 
8Manage  SRM 採購管理系統根據企業的不同需求支援不同的定價方式，幫助企業以高效的方式獲取採購價格。
 
快速詢比價
持續要約報價
多輪競價
招標競價
框架合同的協議價
 
3、採購訂單執行
 
8Manage  SRM 採購管理 系統 支援全方位的採購訂單執行管理，系統可自動生成採購訂單，透過供應商自助平臺或電子郵件自動傳送給供應商，供應商可線上接收和審批採購訂單。系統會實時記錄採購訂單的整個執行過程，所有的執行問題都可追溯緣由。
 
4、採購合同管理
 
8Manage  SRM 採購管理 系統 可實現採購合同的電子化管理。系統會實時追蹤和記錄電子採購合同的生成、接收、審批和執行過程與結果，還可自動採集供應商合同履行情況作為供應商績效評估的依據，科學公正地評估供應商的表現。
 
5、電子付款及發票申請
 
當電子採購訂單確認後，供應商即可根據此採購訂單的付款條件自動生成電子發票，系統會把此電子發票自動發給對應負責人並觸發審批流程。審批透過後，系統會自動生成此發票的付款申請並自動把其傳送給供應商。
 
總之，企業可以透過選擇8Manage SRM 採購管理系統 來達到採購流程最佳化的目的，實現降本增效，而8Manage可針對不同型別企業帶來合適的解決方案。