採購流程包括哪些 簡化採購流程的系統工具

採購是指企業在一定的條件下，在市場獲取產品或服務來作為企業資源，以保證企業的生產活動。這也是一個戰略過程，它涉及確定、選擇、談判和解決與供應商的合同。一般來說，採購團隊會盡力去獲得價格上具有競爭力和最大價值的供應品，所以他們旨在設計確保高質量產出的採購流程。

但往往企業的採購流程會出現流程緩慢的情況，這通常是因為流程不恰當，一般都是使用者不知道採購流程應該如何執行。簡化流程可以提高採購速度，所以建立有效的方法來應對變更，消除了關於應該如何做事情的模糊性。

採購流程包括哪些

1、確定採購需求
首先，企業必須確定其對特定專案或服務的需求。在這裡，你必須深入瞭解業務的具體情況。產品詳細資訊可能包括技術規範、材料、服務特徵或零件編號。在這個階段，最好諮詢受採購決策影響的所有業務部門，以確保採購的專案準確反映每個部門的需求。

2、制定採購計劃
當員工或業務組需要採購大量新的供應或服務時，他們會提出正式的採購申請。而採購人員在接到採購任務後，要制訂出具體的工作計劃。具體來說，採購人員要對所採購的物資進行市場調查，包括對產品價格、規格、供應商等因素進行調查分析，從而確定採購方式、採購時間，以及貨物運輸方法、貨款支付方法等。

3、篩選供應商
有了明確的需求清單和批准的採購請求，對於企業本身供應鏈中處於合作關係的供應商，採購人員可以將採購資訊直接發給對方;對於非供應鏈中的供應商，採購人員可以透過資訊蒐集，選擇質量好、價格低、交貨及時、服務周到的供應商予以合作。

4、協商價格和條款
談判價格的一個好方法是獲取和比較供應商的報價。每個報價都必須經過嚴格檢查，並與其他供應商的其他剩餘報價進行比較。當得到最終報價時，立即記錄條款。談判步驟被認為是確保質量採購過程的關鍵基礎。

5、簽訂合同
企業在選擇了意向供應商後，採購人員還要與供應商進行質量、貨期、售後服務等合作條件的溝通，最後以合同的形式將這些條件規定下來，從而形成採購合同。供需雙方簽訂採購合同意味著供需雙方正式進入採購合作程式。

簡化採購流程的系統工具

與過去的流程相比，採購已經成為一個企業不可缺少的長期戰略。隨著採購流程越來越複雜化，企業便紛紛採用現代的採購軟體來簡化雜亂的採購流程。選擇專業的軟體工具，企業便能在當下競爭激烈的時代合理發展，新一代8Manage SRM 的以下技術值得考慮：

1、實時支出分析
8Manage SRM系統透過高階資料分析來最佳化採購。並且對資料進行彙總、清理和分類，增加支出可見性，允許改進支出分析。可以實時瞭解你的成本節約計劃及其影響，消除資料捕獲、跟蹤中的冗餘和錯誤。

2、自動化電子採購
系統支援端到端採購流程，涵蓋企業採購管理從採購預算、供應商管理、物品管理、採購需求、計劃、詢比價、競價、招標、採購合同、採購訂單、發貨、付款結算到供應商績效評估的全面管理。透過系統，可以實時瞭解採購進度，提供商務決策支援。透過審批過程瞭解監控採購的過程。

3、供應商關係管理
利用8Manage SRM的分析和商業智慧工具有助於確定可能的供應商。透過這些方法收集的資訊還可以幫助利益相關者就未來的舉措做出明智的決定。每發生一筆交易，8Manage SRM採購管理系統都會自動獲取並更新供應商的績效資訊，使你更便捷地進行合理的供應商最佳化。

4、合同管理

系統提供續約概覽，採購人員透過此概覽可輕鬆地檢視到所有即將需要進行續約的採購合同，非常方便省時。

此外，8Manage支援按照續約設定系統自動生成新的採購合同，無需重新手動新增，更高效省時，資訊也更準確。

總結

雖然企業有不同的採購需求和不同的採購過程，但選擇現代自動化的採購管理系統以此來加快採購流程，可以大大的節省了時間和資源。採購不僅僅是從外部採購商品和服務，它依靠戰略規劃和仔細觀察來滿足成本目標、期限和質量標準。對於任何想要快速增長並經得起時間考驗的企業來說，它都是業務的重要組成部分。