杜絕採購欺詐：利用SRM系統監控採購計劃

挑戰

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採購是為組織採購商品和服務，大部分業務支出流經部門。採購部門負責談判合同和採購業務所需的商品和服務。尋源及採購過程特別容易出現欺詐並且難以被發現，尤其是在採購業務複雜的大型組織中。

良好採購策略的目標是以儘可能低的價格採購儘可能好的商品和服務，同時降低風險，與值得信賴的供應商合作伙伴建立牢固的關係，並確保利用節省成本的機會實現順暢的支付流程。採購欺詐可以有多種形式，從挪用公款到高價商品。以下是一些最常見的欺詐方式，員工據此詐騙組織的資金。

1.  回扣

其中一個最常見涉及回扣或回報。供應商向採購商品和服務的採購員支付回扣。回報可能是現金支付、好處、影響力或其他形式的賄賂。

為了獲得回扣，採購經理可能會批准不合格的供應商，採購不必要的商品或服務，或者通過排除首選供應商來破壞招標流程。另一種常見的策略是以只有一個投標人可以合格的方式編寫專案規格。

基於賄賂的交易很少對採購組織有利。供應商可能會多收錢或提供劣質產品以收回賄賂。即使產品可以接受且價格合理，採購組織也會失去競標的優勢。

2.  利益衝突

另一種常見的欺詐情況涉及與投標公司未公開的關係。例如，最終批准投標過程的人可能擁有中標公司的股票，或者與公司或其股東有某種關係。由於員工間接從交易中獲利，他的興趣在於為供應商做出最有利的交易，這對支付他薪水的組織來說通常意味著是一筆糟糕的交易。

由於採購是一項涉及大量資金和多個承包商的複雜操作，因此極易受到欺詐計劃的影響。

 

3.  假公司/訂單

最令人震驚和最容易被發現的採購欺詐計劃之一就是向空殼公司提交訂單，併為從未收到的產品開具發票來，從而簡單地操縱系統。雖然這類欺詐計劃似乎不太可能奏效，但在採購分散和流程雜亂無章的組織中很容易實現，尤其是在沒有可用於從採購訂單到交貨、發票和付款來驗證訂單的採購軟體的情況下。

為了在公司的監視下處理虛假或欺詐性訂單，員工可能會發出一系列不需要正式投標或審批處理的小訂單。特定型別的採購或超過設定的金額可能會觸發合同審批閾值。通過為預期物品製作足夠小的虛假訂單以繞過審批要求流程，員工可以成功進行欺詐，至少在一段時間內如此。

4.  欺詐性發票

採購欺詐並不總是在內部發生。供應商可能會為未交付的庫存物品開具發票、提交重複發票、收取超過協商合同金額的費用、替代質量較低的材料或對從未執行的工作收取費用。

5.  圍標 (串通投標)

眾所周知，一組供應商在投標過程中合謀抬高價格。圍標是一組供應商提交高價以使特定投標人受益的情況。一般在這種情況下，落敗的競爭者和中標者都能從抬高價格中獲利。

解決方案

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任何欺詐預防工具箱中的主要武器都是採購軟體。辨別模式和趨勢對人類來說可能很困難，  可以建立自定義報告來標記異常支出，併為採購訂單、交貨單和發票之間的三向匹配建立和審計跟蹤，以確保公司只支付經過驗證的發票，而不會支付重複的發票。全面的採購計劃可以監控合規問題，儲存當前價格表以供比較，並跟蹤經過審查的供應商資訊。

發現欺詐並不總是需要經過認證的欺詐審查員。欺詐計劃通常可以通過意外的員工行為被發現，包括：

• 缺乏對質量標準的關注。如果商品和服務的質量受到質疑，而採購官員無視或為投訴辯解，則可能存在問題。
• 如果發票反映的價格明顯高於協商的合同價格、以前的合同或行業標準，則該合同可能不合法。
• 使用同一供應商並拒絕考慮其他投標。如果採購經理為明顯不符合公司標準或競爭價格的供應商辯護，請考慮聘請欺詐審查員進行合同審計。
• 限制與首選供應商的溝通。與供應商的單點聯絡很可疑，可能表明存在不正當的關係。

以下是可能發生圍標的預警訊號：

• 根據估算、公司價目表或以前的合同，中標價明顯高於預期。
• 同一組的中標者按工作、工作型別或地點輪換。
• 同一專案中落敗的投標人被聘為分包商。
• 不尋常的出價模式；類似的高出價，具有較低的異常值，類似的整數
• 不完整或草率的投標，來自不同公司的相同投標

使用含有自動審計跟蹤（電子留痕）功能的軟體，如   獲取明確的集中採購流程，減少欺詐的空間：

• 採購合同應相互制衡，採購經理或部門經理不應是唯一的審批人，大宗採購需要更高階經理的審批。
• 應培訓和鼓勵管理層和員工注意   實施自動三方匹配系統，在付款前驗證發票。
• 利用   供應商資料庫中。
• 使用   使所有功能變得更加容易。