採購中的總擁有成本（TCO）包括哪些內容？

總擁有成本（TCO）又稱為另一種戰略採購成本，是除採購成本之外考慮到原材料或零部件在本企業產品的全部壽命週期過程中所發生的成本。它包括採購在市場調查、自制或採購決策、產品預開發與開發中供應商的參與、供應商交貨、庫存、生產、出貨測試、售後服務等整體供應鏈中各環節所產生的費用對成本的影響。
 
如果不考慮總擁有成本，要實現更好的投資回報（ROI）是很難的，甚至是不可能的。但有了正確的程式和工具，使總擁有成本成為你採購的一個組成部分比你想象的要容易。

為什麼總擁有成本很重要？
 
從長遠來看，總擁有成本將有效採購的重點從成本轉向價值。與消費者一樣，企業尋求在他們對貨物和專案的投資上獲得更好回報。總擁有成本不僅提供了對低價所帶來的即時節約的洞察力，而且提供了對長期間接成本的洞察力，這些成本可能使今天的便宜貨變成明天的錢坑。
 
除了最初的採購價格，總擁有成本的計算還可以包括但不限於：
 
● 運營和人工成本
● 融資成本
● 保修成本
● 檢查成本
● 培訓和教育成本
● 風險管理成本
● 儲存成本
● 燃料成本
● 安全成本
● 環境影響成本
● 維護成本（包括更新、維修費用和損失的工時）
● 客戶教育成本
● 廢料和更換成本
 
建立一個通用框架來評估每次採購，並從僅按價格採購轉向總擁有成本，有助於改進決策制定和戰略採購。總擁有成本模型為你在發生採購行動前，對所需採購商品的實際成本提供了更細緻、更完整的財務檢視。
 
執行總擁有成本計算
 
與採購的許多其他方面一樣，計算總擁有成本將根據特定企業的規模、目標、優先事項和行業而有所不同。然而，無論如何衡量總擁有成本，某些共同的原則和考慮都是相同的。
 
在評估一項潛在的資本投資時，將潛在的成本分為不同的組別，然後在確定主要支出類別後，進一步細化每個類別，這通常是有用的。
 
假設你用三大類別建立模型： 一次性成本，持續成本和機會成本。
 
一次性成本
 
初始購買價格，加上任何稅收、費用和相關的採購都屬於這個類別。例如，如果你要為辦公人員購買電腦，則此類別將包括：
 
● 硬體
● 配件和外圍裝置
● 安裝費用
● 稅費
● 任何只需支付一次性許可費的軟體
 
持續成本
 
在這個類別中，列出經常性的費用。它們可以是每月、每季度或每年的成本，具體取決於其目的。繼續以辦公室購買電腦為例，這個類別將包括：
 
● 需要定期更新許可證的軟體
● 維護費用，包括：
——資訊科技（IT）支援費用
——硬體和軟體的升級（不同於許可證的更新）
——維修費用
——因意外停機而損失的生產力成本
● 保險費
● 資料儲存、備份和災難恢復成本
● 培訓、教育和複習成本
 
機會成本
 
這個類別與其他兩個類別有點不同，因為它要求你考慮做出一個特定的決定會犧牲哪些利益；這都是關於權衡取捨的。
 
舉例來說，如果你決定租賃而不是購買電腦，你可能會透過減少初始投資獲得一些現金流，並節省折舊和內部維護費用。另一方面，一旦你考慮到軟體許可、融資成本，以及因租賃而非擁有而產生的額外成本（例如，由於出租人的限制而不能將電腦搬到另一個設施，從而不得不購買或租賃額外的資產），你可能會獲得更高的總成本。
 
綜上所述，這三組因素使你對任何特定採購的選擇有一個全面的瞭解，並允許你使用價值，而不是初始購買價格，來支援你的決策。
 
技術簡化了總擁有成本分析
 
當確定並開始細化你的成本類別，你很快就會發現，跟蹤所有這些成本支出，特別是在更復雜的比較矩陣中，用過時的工具和一疊紙是很難做到的事。克服這一潛在障礙的最有效和高效的方法之一是納入一個全面的採購管理解決方案。
 
先進的採購管理軟體8Manage SRM可以幫助你控制所有采購步驟並簡化採購，避免採購過度和採購不足。它不僅能自動化你的採購流程，還能有效監督供應商的績效，實現降低採購成本的目標。
 
-跟蹤合同以免支出流失
 
8Manage SRM能夠跟蹤採購訂單和供應商合同，確保價格和條件符合協議，並支援財務部門管理和追蹤採購付款。
 
-審查採購需求和庫存
 
8Manage SRM採購軟體為你提供庫存資訊以及採購計劃中的貨物清單，使你能夠決定是否使用庫存申請或採購訂單來完成採購計劃。
 
-定期審查供應商
 
8Manage SRM幫助你定期進行績效稽核，評估供應商，檢查他們的績效，檢查他們是否以具有競爭力的成本按時交付質量令人滿意的產品。
 
-整合系統和資料
 
8Manage SRM採購管理軟體提供完整的供應商生命週期管理、尋源與採購、倉庫與庫存以及會計與結算整合系統。該軟體還可以對接外部系統，允許你整合它們併為端到端工作流程和集中式資料庫維持直通式處理，幫助你降低人工成本同時避免錯誤。
 
當你花時間為你的開支建立詳細的類別，並結合自動化、智慧化等技術工具時，你可以自信地做出決定，並從花費的每一元中獲得儘可能好的回報。透過以上幾種方式，8Manage SRM 可以幫助企業管理總擁有成本，從而提高企業的效率和盈利能力。