採購流程的5個理想步驟

採購流程是指價格討論、談判、市場調查，直到實際貨物交付的整個過程。 擁有一個簡單而高效的採購流程不僅可以節省你的時間和精力，還可以節省資源。節省下來的時間可以花在其他重要任務上，例如為其他供應商採購、尋找其他解決方案等。

採購流程的5個理想步驟

第1步 - 市場調查
 
購買商品或服務的任務可以來自企業、經理或採購經理本身。 關於這一點，在第2步中會有更多介紹，但在採購經理開始採購物資之前，首先必須有對上述物資的需求。
 
因此，採購經理的責任是認識到對供應品的需求，併為上述供應品開展市場調查。市場調查將幫助採購經理確定所需供應品的數量。
 
市場調查還應包括尋找新的可用供應商。採購專家可以幫助採購經理確定新的供應來源。
 
最後，市場研究有助於確定下一步所需的關鍵資訊。每次供應定價和品牌質量等資訊很重要，應包含在研究中。
 
第2步 - RFI（資訊要求）
 
這一步驟不僅要向供應商索取資訊，還要向需要物資的部門或分支機構的負責人詢問。因為在建立採購訂單之前，你需要確定所需物資的確切數量。
 
一旦採購經理有了足夠的資料，就會將採購請求傳送給更高的管理層以供預算批准。企業管理層將根據最初的市場調查提供的資料，決定向採購經理提供多少預算。
 
RFI 可以被視為流程的一部分，你可以在該流程中向分支機構經理、採購專家和其他相關人員索取更多資訊。
 
第3步 - RFQ (詢價)
 
報價請求是採購過程的一部分，在此過程中，你向供應商詢問所需物資的初始價格。通常是透過信件進行，採購經理發出請求，而供應商透過給出供應品的初始價格做出回應。
 
收到供應商的 RFQ 回覆或報價請求後，採購經理應召開會議討論給出的報價。對每個定價進行詳細分析，而最初的市場調查將使採購經理瞭解每個供應在市場水平上的定價。
 
第4步 - 談判階段
 
談判階段是採購經理試圖以合理的價格或數量獲得或採購供應品的階段。
 
談判也可以延伸到採購經理向供應商做出讓步，希望在未來做更多的生意。
 
在談判階段，談判者應考慮提出以下問題：
● 是否有充足的訂單供應量？
● 是否有談判者可以利用的特殊折扣？
● 供應商和公司的聯絡人是誰？
 
在談判階段，一定要注意準備好你在市場調查階段收集的資訊。
 
第5步 - 簽約階段
 
作為採購流程的最後一步，簽約階段是採購經理處理所有合同、發票、收據以及在整個採購過程期間、之前和之後需要簽署的檔案。
 
在簽約階段，只涉及幾個問題，但為了使這個過程順利進行，採購經理應檢查以下幾個方面：
● 供應品是否在良好的條件下交付？
● 交付時是否有任何延誤？
● 供應商今後如何避免延誤（如果發生）？
● 是否與供應商結算了付款？
 
簽約階段很重要，因為如果需要從同一個供應商那裡採購更多的物資，所有的合同、檔案和收據都可以再一次用於市場調查。
 
改善你的採購管理流程
 
大多數企業採用採購軟體來儲存所有重要的資料和檔案的數字儲存。對於更傳統的企業來說，採購經理必須跟蹤所有的收據，並且必須儲存這些收據以便將來參考。
 
8Manage SRM採購管理系統自動化、智慧化和卓越的資料分析可幫助你全面控制採購和一般業務流程，以期在效率、合規性和節約成本等方面達到更高的水平。
 
系統透過提供簡化和自動化許多采購任務的功能，幫助企業改善其採購流程。8Manage
SRM採購管理系統的一些好處包括：
 
-簡化採購工作流程
 
系統可以使許多采購任務自動化，如建立採購請求，傳送招標書（RFP），以及管理合同。這有助於減少完成這些任務所需的時間和精力，使採購人員騰出時間專注於更具戰略性的任務。
 
-加強跨部門協作
 
8Manage SRM為採購人員和其他部門（如財務和運營）之間的協作提供了一個平臺。這可以改善溝通，減少錯誤，並確保所有利益相關者在採購目標上保持一致。
 
-增強採購透明度
 
從最初的採購請求到最後的付款結算，8Manage SRM提供了所有采購活動的可見性。這使企業能夠更好地跟蹤支出，確定節約成本或改進流程的領域，並確保遵守採購政策。
 
-改善供應商管理
 
8Manage SRM可以幫助企業管理他們與供應商的關係，包括供應商的選擇、績效指標和合同管理。這有助於確保企業與最好的供應商合作，獲得最好的價格，並減少風險。
 
採購過程比看起來要複雜得多，有很多因素需要考慮。一個可靠的 可以簡化雜亂的採購流程並保持透明，減輕所有利益相關者的工作量。