採購申請如何補充採購訂單流程的不足？

企業打算在上部署採購訂單 (PO) 流程的原因很容易理解。這樣做有很多好處，包括幫助他們實現可見性、加強問責制、改善預算控制和合規性、讓採購團隊及早參與採購活動，以及減少因依賴多種溝通渠道和孤立系統而產生的摩擦。
 
然而，當企業嘗試啟動採購訂單流程而不處理採購請求（或申請）時，其中許多好處會被最小化，或者根本不會發生。

為什麼需要採用採購訂單流程與採購申請？
 
在你的採購訂單（PO）流程中，你可能已經遇到了以下部分或全部問題：
● 採購訂單只是一個 "橡皮圖章"，因為請求者透過電子郵件或即時資訊來管理實際的批准過程。
 
● 事情的順序被顛倒了，因為開啟一個採購訂單需要讓供應商入職，但供應商需要在適當的審批流程中的需求被批准後加入。
 
● 錯誤經常發生，因為在採購管理軟體上開啟PO往往是一項技術任務，出錯的可能性很大。

為了緩解這些問題，許多企業在採用採購訂單程式的同時，還採用了請購流程。結果，他們實現了：
● 涉及所有利益相關者的集中式協作，沒有孤立的電子郵件和電子表格。
● 對請求者和批准者的透明度，包括那些無權訪問系統的人。
● 在流程中的正確時間進行更明智的採購和供應商選擇，並幫助削減成本。
● 透過將非財務人員排除在系統之外，減少風險和錯誤。
 
採購申請如何補充採購訂單流程
 
採購申請流程不應與整個採購或採購流程相混淆。採購申請是指為請求和獲得採購批准而啟動的事件。採購申請獲得批准後發生的事情可以稱採購訂單流程，或從開始到結束的採購過程。
 
當把批准流程轉移到申請階段時，批准申請單的結果是生成一個採購訂單。對許多企業來說，這意味著不需要額外的採購訂單審批程式，將採購訂單處理留給財務和採購負責人。
 
在最佳化採購申請時，重要的是確保申請者可以在提交採購申請的同時提交新的供應商申請，因為這些申請是相輔相成的。這減輕了申請者經常遇到的挫折，因為這些過程通常在不同的系統上進行，而他們對這些系統的訪問可能是有限制的甚至無法訪問。
 
8Manage SRM系統完善了採購流程
 
當今市場上有許多可以補充採購訂單流程的系統。端到端的8Manage SRM採購管理系統透過全流程電子化，對採購每個環節進行嚴密的跟蹤與管理，有效提高採購流程效率。
 
以下是使用8Manage SRM採購申請可以補充採購訂單流程的一些方式：
 
1. 精簡採購
 
採購申請在發起採購請求時向採購團隊提供必要的資訊。這些資訊可以確保請求符合企業的目標、規格和預算。因此，採購訂單可以在最小的改動下快速釋出，節省時間和精力。
 
2. 更好的溝通和可見性
 
採購申請使各部門、採購團隊和財務之間的溝通和可視性成為可能。當建立一個採購申請時，申請者必須指定重要性、交付日期和其他重要細節。這些資訊通常會被財務團隊看到，這樣他們就可以監控必要的開支，確保部門不會超支。在8Manage SRM，集中採購資料庫與富有洞察力的儀表板和基於規則的工作流程相結合，可以控制採購支出並立即突顯任何預算外的支出。
 
3. 增強準確性
 
8Manage 採購申請可用於任何部門向採購部門提出採購申請。請購單有助於確保所有的採購都符合企業的要求，使請購過程正規化。它們作為一種檢查和平衡機制，核實所有材料或服務的要求都是合法的，並符合企業政策。
 
4. 改善庫存管理
 
採購申請有助於減少企業貨物缺貨或庫存過剩的可能性。透過啟動採購申請，各部門可以在庫存不足或價格變化時與採購團隊更好地溝通。
 
8Manage SRM支援使用者申請部分使用或者全部使用現有庫存物料。使用者可檢視物料的庫存資訊，提交所需物料的庫存申請。若現有庫存數量不能滿足所需數量，使用者可以直接點選 “生成採購訂單“ 命令，系統會自動生成一張所缺物料數量的採購訂單，非常簡單快捷。
 
總之，8Manage SRM的採購申請可以在許多方面對採購訂單流程進行補充，從而實現更好的溝通、效率、庫存控制和成本節約。整合這兩個過程可以支援更好的採購策略，更好的供應商管理，以及更容易的審計。