每個採購部門都面臨的5大挑戰

採購正日益成為企業削減成本和提高效率戰略的關鍵功能。 負責合同管理、風險緩解、供應商關係管理的採購部門每天都面臨以下共同挑戰：

1、供應鏈透明度差

供應鏈缺乏可見性是主要的採購挑戰之一。整個供應鏈的可見性是滿足監管要求和降低風險的重要工具。根據德勤全球 CPO 調查，65% 的採購專業人士在其一級供應商之外沒有任何知名度。利用技術可以幫助這些專業人士創造價值並降低成本，同時實現對供應鏈的全面瞭解。

使用 8Manage SRM 跟蹤解決方案等軟體可提供對整個供應鏈的可見性。 供應鏈管理可以很容易地實時更新。工作流會自動新增緊急重新訂購和嚴重短缺的突發事件。 成功的供應商合同是使用經過法律審查的樣板條款建立的，易於審查和批准。

2、需要更好的風險管理

採購過程中的另一個主要挑戰是供應風險。供應鏈中的一些巨大風險包括管理獨家供應商合同、市場風險（產品可用性、價格波動）、潛在欺詐（盜竊或發票欺詐）、成本、質量、交付風險、異常支出和處理合規風險，如政策遵守、反腐敗問題。

採購專業人員必須確定最佳供應商，以確保穩定和優質地交付商品和服務。他們還必須持續監控供應商，以確保滿足所有交付要求和標準。風險緩解是採購職能中的一個關鍵問題，但往往被忽視，所有這些風險都對採購底線產生重大影響。

通過集中、高效、透明的資料和供應管理，可以很好地管理這些風險。採購部門通過實施 8Manage SRM 等採購到付款軟體可以降低風險、縮短處理時間、簡化採購到付款週期，並更好地管理供應商關係。

3、支出的控制和可見性

不受控制的支出是採購專業人員面臨的最嚴峻挑戰之一。超出公司既定採購程式的意外訂單、緊急訂單、採購（從銷售額外物品的供應商處）屬於間接支出，導致收入和控制權損失。由於這些採購專案無法在財務和庫存記錄中輕鬆核算，因此使採購策略、部門預算、庫存管理和財務審計變得複雜。

我們的研究表明，39% 的公司認為加強對間接支出的控制非常重要。控制企業支出的唯一方法是通過可見性，而資料有助於實現這種可見性。在整個供應鏈中訪問實時資料對一個企業來說非常關鍵。

為了確保儘可能有效地管理所有支出類別，自動化支出管理是採購部門可以採取的最佳步驟。使用 8Manage SRM 可幫助採購專業人員控制間接支出。它可以跟蹤複雜的定價結構，準確顯示不必要的支出發生在哪裡。由於所有交易都在同一系統中進行，因此可以跟蹤並確保符合企業的採購政策。

4、不準確的資料

資料不準確是主要的採購挑戰之一。隨著採購過程變得自動化，有許多獨立的平臺和程式來管理這個過程。由於這些程式沒有連結，資料輸入大多是手動完成的，容易出錯。 由於資料不準確和不可靠，企業無法做出合理的採購決策或建立採購訂單，因為這可能導致庫存過剩、庫存短缺、審批工作流程可能停滯，以及其他可能直接影響企業底線的補充採購部門挑戰。

擁有集中式資料解決方案有助於分析、規劃、巨集觀決策，並確保採購各個階段的工作流程順暢。企業可以通過使用 8Manage SRM 報告來克服資料不準確的挑戰，這將有助於以快速、簡單和準確的方式獲得更好的財務報告資料準確性。

5、遵守合同

採購中的另一個挑戰是供應商對合同的遵守。這麼多不同的供應商，很難檢查他們是否履行了義務。報告稱，29% 的企業表示必須提高合規性。

使用 8Manage SRM 等軟體將有助於關鍵績效指標，記錄供應商績效細節，輕鬆檢查供應商是否達到預期並遵守合同條款。在其採購模組中，它清楚地顯示了有關供應商、他們的合同和條款的一般資訊，因此可以輕鬆地從合適的供應商處訂購，並在流程中跟蹤合規性。

如果採購挑戰阻礙了你的業務，可以通過正確的工具和技術來解決。使用8Manage SRM這樣的一站式端到端 ，企業可以評估新供應商，檢視所有供應商相關資料，跟蹤和維護供應商關係，自動化流程，擁有完整的支出可見性和資料驅動的洞察力。