如何克服招標經理面臨的10個挑戰?

任何針對高價值公共部門和商業招標的招標經理或招標團隊都需要技能和奉獻精神，來應對工作的複雜性和高度競爭環境的壓力。本文將通過討論招標經理面臨的一些最常見的挑戰來嘗試找出如何克服這些困難。

1、管理各種各樣的工作量

招標團隊必須在緊迫的截止日期內兼顧眾多的並行責任、活動和人員。
 
如果沒有明確的角色、目標和流程，團隊可能難以成功管理多個招標的繁重工作量。標書提交可能會倉促完成，導致響應質量差，中標概率較低。
 
技術可以在支援招標經理和團隊、提供一致的框架、簡化的流程和自動化任務方面發揮關鍵作用，從而提高效率，騰出時間專注於具有挑戰性的工作負載中更關鍵的元素。
 
2、缺乏戰略重要性和重點
 
招標提交要素對贏得成功至關重要，但往往是較低的業務優先順序。一些組織可能在沒有專門的招標團隊的情況下運營，依靠其營銷或銷售團隊作為補充活動完成招標。

企業的高階管理層在戰略上專注於卓越的招標管理，並在技術投資的支援下，可以在克服招標管理挑戰方面發揮巨大作用。
 
3、緊迫的時間限制
 
招標過程自然是一個時間限制的過程，有多個階段和最後期限。
 
從評估和理解採購評估標準和評分結構，到向主題專家尋求資訊，彙編和評估回覆，以及獲得批准和簽署，都有很多工作要做。
 
在全面的招標管理軟體解決方案的支援下，採用敏捷的專案管理實踐將有助於簡化和自動化流程，加強進度監控並改進問題解決方案。這將使招標經理能夠克服招標管理方面的挑戰，並投入更多時間來開發質量更好的招標響應。
 
4、協調與協作
 
招標經理以及管理自己團隊的人員將負責確保與其他利益相關者的有效聯絡與協作。
 
這將包括來自不同業務部門和專業的銷售團隊、經理和主題專家，他們需要提供相關決策、資訊和支援材料。招標可能還需要與第三方合作伙伴和供應商合作，從而增加了流程的複雜性。
 
團隊可能位於不同的辦公室、地點和時區，“居家辦公”使得協調和溝通更加困難。當然，招標團隊將花費大量時間培養這些關係，以確保高質量的招標響應。
 
一個專門的解決方案可以在很大程度上支援招標團隊克服這些招標管理挑戰。
 
5、瞭解招標標準
 
招標經理的首要職責是提交具有競爭力的、令人信服的招標書，以獲得與競爭對手的最高評估分數，從而贏得合同。
 
因此，一個關鍵因素是嚴格評估和充分了解採購發起人提供的執行摘要、評估標準、評分矩陣和問題。這將有助於引導個人響應所需的方向和詳細程度，並突出任何關注或風險領域。
 
採用管理關鍵評估流程的招標管理軟體將有助於確保進行詳細分析。這將使利益相關者獲得更多的理解和洞察力，以制定更好的應對措施。
 
6、手工重複活動
 
任何管理多個招標的招標經理或團隊都需要執行大量重複的管理任務。
 
這些將包括向主題專家傳送資訊請求和提醒、搜尋和整理資訊、彙編問題回覆和獲得批准。
 
通常，這項工作中的大部分都會涉及手動過程。這可能很耗時，並可能導致專案管理效率低下、錯過截止日期的風險和招標書構思不佳。

這可能是十大挑戰中最明顯的一個，這些挑戰可以通過採用技術快速輕鬆地解決。成功實施端到端招標管理解決方案後，可以從根本上簡化和自動化以前的手動任務。這讓企業有時間開發出更具創造性和吸引力的招標響應。

7、資訊管理

企業有大量的招標問題等待詳細回答，因此需要評估、整理和提供大量資訊。

對於任何招標經理來說，這都是一項艱鉅的任務，資訊分散在整個組織中，資訊可能過時、不準確或不完整。

採用強大的內容管理實踐，以及一個安全的中央目錄來儲存所有招標檔案，將有助於克服這些障礙。更快的訪問、搜尋和更新將產生重大影響，使招標團隊在整個過程中的生活更加輕鬆，並有助於提高響應質量。
 
8、制定高質量的應對措施
 
招標經理依賴其主題專家提供必要的準確資訊和檔案，以回答招標問題。
 
這可能是標準的商業資訊，如公司註冊、保險、產品規格等，也可能是更復雜的資訊，如定價矩陣、環境和社會責任以及員工參與和支援。
 
但主題專家將處理他們自己的責任和工作壓力，因此可能無法在要求的截止日期內提供高質量的最新資訊。這可能會導致幾乎沒有時間來處理和開發質量更好的回覆。
 
招標管理解決方案將幫助招標團隊自動化並快速部署資訊請求和提醒，為主題專家提供明確的響應要求和截止日期。
 
9、確保批准和簽署
 
提供不準確的響應可能會使企業面臨財務和品牌聲譽風險。

但是，在流程的每個階段以及在規定的期限內獲得適當的批准對於任何投標經理來說都是一個主要障礙。尤其是在沒有正式的批准流程或易於獲取資訊以供簽字經理進行適當審查和理解的情況下。
 
通過招標管理技術，可以更容易地管理和實施治理和審批流程。可以指定審批人，給出截止日期，發出提醒，並確保在必要時進行簡單透明的審查和稽核。
 
10、學習與改進限制
 
招標經理的角色是非常被動，尤其是當新的招標機會出現並需要緊急關注時。
 
這導致績效評估被擱置一邊，人們忽視了對公司和競爭對手績效的更深入瞭解，減少了識別質量改進和競爭優勢領域的機會。
 
一個好的招標管理解決方案使招標經理能夠輕鬆地獲取歷史問題和評估分數。可以對這些內容進行分析，給出反饋，並在整個團隊共享結果，以促進討論和制定招標響應質量和分數。

輕鬆應對招標管理挑戰

鑑於活動的複雜性和緊迫的期限，招標經理的角色具有挑戰性。大部分工作在傳統上和今天仍然需要與資訊、人員和流程進行手動互動。

當下，招標行業對數字化轉型的興趣正在增強。這反映在對8Manage SRM軟體不斷增長的需求上。8Manage SRM是經過驗證的端到端招標管理解決方案，為企業的招投標提供高效，公平和全面有力的監控。

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