有效採購流程的7個步驟

企業在確定採購流程的重要性之後，下一步就是流程設計。以下是有效採購流程的七個步驟：

第一步：確定所有業務單位對商品和服務的需求

當企業中的任何業務單位需要從外部供應商獲得貨物/服務時，採購週期就開始了。因此，採購過程的第一步需要識別和合並企業中所有業務單元的需求。這提供了支出領域和類別的可見性，以確定通過支出分析節省成本的領域。

第二步：確定和評估供應商名單

一旦業務單位確定了他們的需求，下一步就是確定可能提供商品/服務的潛在供應商名單。這個過程涉及簡單的網路搜尋或通過更結構化的措施，如RFP、RFQ 和 RFI。

這個過程的目的是評估相關供應商。評估指標包括定價、服務質量、行業聲譽和認可、保修和保證條款以及客戶服務。

第三步：與選定的供應商協商合同

在選擇供應商滿足企業的要求之後，合同流程就開始了。對於任何企業來說，簽訂合同都是創造最大價值和促進買方與供應商合作的關鍵步驟。這個過程包括評估價格結構、工作範圍、條款和條件、交付時間等關鍵因素。詳細的合同分析和談判可以洞察更多的成本節約機會，包括動態折扣。

第四步：提出採購申請並下達採購訂單

在企業與供應商敲定合同後，下一步是提出採購請求（PR）。PR包括商品/服務、價格和數量、供應商資訊和審批流程的描述。

一旦PR獲得批准，財務團隊將向供應商釋出採購訂單（PO），其中記錄了PO編號、付款條件、供應商資訊等資訊。

第五步：在收到發票後完成付款流程

供應商收到採購訂單後，會傳送一張發票，說明所要求的商品/服務的價格。一旦企業獲得了PO並開出了發票，採購團隊就會對其進行匹配以確保質量和數量。

根據企業與其供應商之間建立的支付條款，在交貨前或交貨後支付。

第六步：接收並稽核所要求的貨物/服務的交付

根據付款和合同條款，供應商提供貨物/服務。收到後，公司應進行稽核，以確保供應商符合質量要求。

第七步：儲存發票的正確記錄

在收到交付後，作為最佳實踐，有效地儲存所有發票以跟蹤支出和企業內的各種支出類別是很重要的。

總結

與過去的流程相比，採購已經成為一個企業不可缺少的長期戰略。但隨著採購流程越來越複雜化，有很多企業便紛紛採用現代的採購軟體來簡化雜亂的採購流程並保持透明化。

使用像8Manage SRM一樣可靠的採購管理軟體，便能有效的簡化採購流程將加快採購效率，可以更好地控制並監視採購生命週期的每個階段。以高效的8Manage SRM採購管理軟體為例，可以實現以下好處：

○ 供應鏈管理
○ 供應商關係管理
○ 財務報告、預測和審計
○ 合同管理
○ 為流程注入透明度
○ 保持過程準確和一致

雖然企業有不同的採購需求和不同的採購過程，但選擇現代自動化的 採購管理軟體 以此來加快採購流程，便大大的節省了時間和資源。