為什麼手動採購管理會危及你的工作流程？

你是否經常在找到一張發票後，卻被告知該發票未經財務批准？多少次因為關鍵檔案放錯位置或處理不當而丟失訂單？
 
如果答案是 "經常"，那麼你還在採用的傳統手動採購策略是時候徹底改變了。
 
2023年了，仍舊依賴手動採購管理會造成不充分、不統一的採購流程，從而導致企業收入流失、錯失節約和增長的機會。此外，由於延遲付款、供應商管理不善、糾紛解決效率低下等原因，供應商關係也會受到影響。
 
為了防止金錢、精力和控制力的普遍損失，企業需要整合所有采購職能、控制支出、跟蹤採購並建立一個有利於增長的環境。實現這一切的一個好方法是數字化轉型。

手動採購慘遭失敗的蛛絲馬跡
 
1. 沒有透明度
 
電子表格是組織資料的一個好開始，但當你需要更多資料時，電子表格就受不住了。首先遇到的問題是資料訪問，透過多個電子表格獲取資訊和跟蹤資訊也會很困難。
 
你還必須管理安全問題，避免與太多的人共享資訊。一點小出錯和遺漏都可能導致資訊不準確，從而使你損失交易、客戶和供應商關係。
 
這時，採用自動化採購軟體就能統一管理採購資料並改善支出管理。
 
2. 不透明的流程
 
手動採購管理就像流水線上被矇住眼睛的工人。由於缺乏流程透明度，每個團隊成員都可能犯小錯誤或做出錯誤決定。結果是累積的，由於缺乏透明度而造成錯誤，企業的利潤當然會受到損害。
 
實時資料可視性、基於角色的許可權和全渠道資料可訪問性都使自動化採購成為必由之路。
 
3. 客戶、供應商和採購團隊不滿意
 
採購戰略搖擺不定、不必要地複雜化，再加上採購團隊工作過度、目光短淺，結果可想而知。
 
錯過最後期限，利潤受挫下滑，發票經常丟失或傳送給錯誤的團隊成員……如果這些現象聽起來有點熟悉，那麼現在就應該放棄陳舊的手動策略，採用自動化採購解決方案。
 
擺脫失控的採購策略
 
隨著時間的推移，專家們提出了許多策略來解決企業採購部門的混亂問題。
 
有的要求三向匹配，要求利益相關者確保採購訂單與請購單和發票相匹配。有的建議設立成本限額，當訂單超過一定價值時，上級部門必須介入；還有的建議在採購到付款週期內實行職責分離。
 
然而，將所有這些解決方案結合起來的更全面、更好的解決方案是自動化採購管理。
 
自動化如何幫助採購
 
● 沒有文書工作
 
與翻箱倒櫃或費盡心思地用電子表格公式查詢正確的資訊相比，自動化電子採購系統能讓你即時、輕鬆地獲取所有資訊。
 
自動化系統創造了一個嶄新的管理環境，沒有訂單會因為檔案管理不善而丟失。
 
● 提高員工生產力
 
有了自動電子採購系統來執行採購流程，員工就可以把時間花在需要人工參與的活動上。自動化採購系統會向所有利益相關者傳送相關通知，而移動支援則意味著審批事項無需經過緩慢的等待。
 
● 出錯空間更小
 
採購工作流程自動化有助於有效傳遞批准和採購文件，無需人工干預。8Manage SRM等功能強大的電子採購解決方案可提供三向匹配和集中資料儲存等減少錯誤的功能。
 
● 保證採購合規
 
採購流程專用應用程式可確保每項任務的執行都嚴格遵守企業採購政策和政府法規。員工在流程中 "掉鏈子 "的機會微乎其微，因為每個步驟都會在電子採購解決方案的嚴密指導下進行。
 
● 可行的見解分析
 
除了改善人工採購實踐，自動化還能提供一些傳統方法無法提供的好處。透過所需的資料和可定製的報告模板，你可以分解任何流程並對其進行細化研究，最終獲得可行的見解。8Manage SRM擁有內建的分析模組，該模組利用商業智慧將原始資料轉化為可操作的分析和見解。
 
使用8Manage SRM實現採購自動化
 
越來越多的企業正在轉向數字化平臺。8Manage SRM提供基於端到端採購流程的自動化解決方案，具有專用於採購申請、供應商管理、採購訂單、採購合同、發票審批等任務的模組功能，幫助企業實現更好的採購效益。