掌握進度管理基本指南，保證專案不延期

專案管理中的進度管理是規劃、制定、控制和監控專案時間表的過程，確保任務和活動按時完成。
 
假設你是一名專案經理，帶著團隊組織一場備受矚目的音樂節。精確的時間安排是關鍵。你需要確保演出者準時到達並按計劃表演，所有供應商都準備就緒，安保人員到位。你可能會遇到一些問題，如音響裝置車延誤了、某位演出者無法到場而你需要在最後一刻換人等等。
 
優秀的專案經理必須隨時瞭解正在發生的事情。透過有效的進度管理，你就能巧妙地駕馭這些障礙，做出必要的調整，保持順暢的音樂節體驗，最終成功舉辦一場令人難忘的活動。

如何建立專案進度表
 
進度管理的主要工具是專案進度表。專案進度表是一個詳細的時間表，概述了完成專案所需的任務、活動和里程碑。它可以幫助你計劃、跟蹤和管理專案資源和活動，確保專案按時完成。
 
1. 確定專案範圍
 
專案範圍是一份詳細清單，明確列出了專案包括的內容（以及不包括的內容）：所有可交付成果、任務、技術要求和客戶期望。只有準確瞭解了專案的內容，才能開始制定專案進度表，從而計算出專案需要多長時間。
 
2. 建立任務清單
 
接下來，你需要將專案分解成可以分配給專案團隊的小任務。在專案管理軟體中完成這項工作會簡單得多。
 
3. 確定任務依賴關係
 
任務依賴關係是指任務之間的邏輯關係。例如，設想你正在規劃一個建築專案。在澆築地基之前，你需要挖掘需建造的場地。因此，"地基澆築 "任務將取決於 "場地挖掘 "任務的完成。這就是任務依賴關係，在建立專案進度表時需要考慮到這一點。
 
4. 設定專案里程碑
 
對大多數專案來說，在最終截止日期前新增額外的檢查點（稱為專案里程碑）是很有意義的。這將有助於及時發現和解決任何延誤。
 
5. 分配任務
 
考慮每個團隊成員的個人能力，在專案團隊中分配任務列表。透過8Manage PM專案管理軟體，你可以使用 "工作量檢視 "來關注團隊的工作量，確保每個人都不會承擔過多的工作負荷。
 
6. 監控和評估進度表
 
制定好時間表後，就需要密切關注進度。畢竟，專案管理最好的辦法就是防患於未然。8Manage PM軟體的實時儀表板是鳥瞰專案的好方法，可以確保你的專案正常進行。
 
確定專案里程碑和截止日期
 
在整個專案過程中設定多個里程碑和截止如期是個好主意，這樣可以確保你的進度不偏離計劃基線太多。
 
里程碑是專案中的重要時刻，比如，你的團隊完成了一組可交付成果。設定里程碑有助於將複雜的專案分解成易於管理的部分。
 
截止日期則是必須完成某些任務或里程碑的具體日期，可以營造緊迫感和責任感。
 
你應該在專案進度表中記錄這些里程碑和截止日期，這樣就可以輕鬆監控自己是否跟上了進度。
 
監控專案進度
 
進度管理不是一勞永逸的事情。 如果你想讓團隊按部就班地開展工作，就需要對照基線持續跟蹤專案的實際進度，找出任何偏差。
 
定期更新和狀態報告可以幫助整個團隊隨時瞭解專案的健康狀況，發現潛在的風險或延誤，並做出明智的決策，使專案按計劃進行。
 
密切關注進度表不僅有助於按時完成專案，還提供了最佳化資源分配的機會。例如，如果你發現一名團隊成員進度落後，不妨將他的部分任務重新分配給其他同事，這樣團隊就能趕上整體進度。
 
處理進度延誤和變更
 
作為專案經理，要做好進度管理，就必須在出現問題時做出有效反應。如果發現自己已經偏離了進度基線，該怎麼做呢？
 
① 找出根本原因：首先找出造成延誤的原因，防止以後再次出現同樣的問題。
 
② 評估影響：這次延誤的影響有多大？有些延誤會對里程碑和截止日期的實現產生重大影響，有些則不會有太大影響。
 
③ 保持透明：變化是正常的，隱瞞延誤只會讓事情變得更糟。相反，讓所有利益相關者瞭解延誤，讓他們可以相應地調整計劃。
 
④ 更新進度表：與專案團隊溝通，根據新資訊制定新的更新計劃。是否需要跳過特定任務？是否需要更多資源？現在你有機會讓一切回到正軌。
 
⑤ 記錄變更和決定：記錄發生了什麼、為什麼發生以及如何應對。這對未來的專案很有幫助，也能讓每個人都負起責任。
 
⑥ 從錯誤中吸取教訓：對延遲做出了應對後，一定要與專案團隊討論清楚，以便下次可以做得更好。
 
使用什麼軟體來監控專案進度？
 
幾年前，專案經理依靠 Excel 工作表和甘特圖等工具來管理專案進度。但這些工具現在看來已經過時了。首先，它們不太適合與專案團隊溝通。其次，如果某些事情發生延遲，必須手動通知所有相關人員。
 
如今，有一種更好、更智慧的方法——藉助專案管理軟體解決方案。透過結合協作功能和經過驗證的流程，8Manage PM專案管理軟體可以使規劃和跟蹤專案進度、專案安排工作變得更容易。