專案管理必備——使用燃盡圖監控專案整體進度

青南發表於2018-12-23

在《跳出任務管理的泥沼，擁抱甘特圖的懷抱》一文中，我談到了使用甘特圖來規劃任務。甘特圖更多的關注每一個任務的進度上。那麼如果我希望瞭解專案整體的進度，應該如何選擇呢？此時就需要引入另一個簡單又強大的工具：燃盡圖（Burn down chart）。

什麼是燃盡圖

假設專案X有5個任務，我們在預估這些任務的時候，時間安排如下：

專案名稱	預計用時（小時）
任務1	5
任務2	6
任務3	7
任務4	4
任務5	3

這個任務預計需要25小時完成，考慮到可能需要處理各種突發事件留出機動時間，因此，我需要在7天內完成這個專案，專案時間定為：2018-12-01到2018-12-07。

在非常理想的情況下，平均分配工作時間，到2018-12-07這一個公作日結束時剛剛好完成任務。此時的時間消耗，繪製為折線圖如下圖所示。

縱座標為任務剩餘時間，橫座標為日期，

然而，在實際情況中，可能有些任務能提前完成，有些任務時間又需要延遲，實際上的剩餘時間和日期的折線圖可能如下圖橙色曲線所示。

這就是燃盡圖。非常簡單又非常直觀。

從這一幅燃盡圖中，我們可以看到：在2018-12-01到2018-12-05時，我們的開發進度是領先於計劃的，看起來任務應該能夠提前完成，橙色曲線斜率負得越多，越陡，表示實際開發進度領先得越多。然而從2018-12-03開始，開發速度下降，到2018-12-06時進度和預期時間重合。到2018-12-07，開發進度落後於預期，任務無法如期完成。

我們再來看幾個例子：

按時完成任務：

提前完成任務

沒有完成任務

前期落後進度，後期加速趕上

如何繪製燃盡圖

燃盡圖是敏捷開發中的一個概念，不少敏捷開發的相關的專案管理系統中都能夠生成燃盡圖。由於燃盡圖非常簡單，使用Excel自帶的畫圖功能，稍稍費一些功夫也能夠正常生成。

本著使用Python提高日常辦公效率的考慮，我使用macOS自帶的numbers表格工具 + Python來生成燃盡圖。當然你也可以使用Excel來完成。其中表格用於記錄任務的剩餘時間，Python用於格式化任務時間並生成燃盡圖。

表格的填寫規範

其中表格如下圖所示：

其中，表格的第一行是任務名稱，第一列是日期。表格中間填寫的數字，表示任務的剩餘時間。表格的填寫規則如下：

某一格留空，表示這一天沒有做這個任務。
某一格為0，表示任務完成。
某一格為大於0的數字，表示任務剩餘的時間。
不需要提前填寫沒有發生的日期。例如任務安排為2018-12-01到2018-12-07，今天是2018-12-06，那麼不需要提前填寫2018-12-07這一行。
請按照日期正序排序，不要打亂日期。