一、專案管理工具為何重要
在當今快節奏的工作環境中，專案管理的重要性日益凸顯。隨著業務的不斷發展和專案的日益複雜，有效的專案管理已成為企業成功的關鍵因素之一。而合適的專案管理工具則在其中扮演著至關重要的角色。
專案管理工具能夠極大地提高工作效率。在沒有合適工具的情況下，專案團隊可能會花費大量時間在溝通、協調和查詢資訊等非生產性工作上。而有了專案管理工具，團隊成員可以在平臺上清晰地看到自己的任務、瞭解專案的進度，從而更好地安排工作。同時，這些工具還可以自動化一些繁瑣的工作流程，如任務分配、進度跟蹤等，大大節省了時間和精力。
專案管理工具能夠確保專案按時完成。在複雜的專案中，將專案拆分成若干個任務，並指定人員按時按質完成是至關重要的。專案管理工具可以透過制定詳細的專案計劃和時間表，將任務分配給每個團隊成員，並設定明確的時間節點。例如，使用進度貓甘特圖，管理者可以對專案進行分解，確定任務的開始及結束時間、依賴關係等，隨著任務推進，甘特圖就會自動計算專案進度，讓領導直觀地看到專案進度。
此外，專案管理工具還能促進團隊協作。在一個專案中，通常有很多人參與其中。透過使用專案管理工具，可以將所有相關資訊彙總到一個平臺中，從而讓團隊成員更好地協作和溝通。例如，在一個專案管理工具中，團隊成員可以透過線上討論區進行問題討論和類似事情，從而更好地協作完成任務。在同一平臺上共享文件和資料也是非常便利的，這讓團隊成員更加容易共享資訊、掌握最新資訊、協作開展專案等等。有些專案管理工具更是支援線上文件共享、實時協同編輯等功能，從而可以大大提高團隊溝通效率和專案質量。
同時，專案管理工具還可以幫助專案經理更好地實施風險管理。無論是遭遇突發事件還是出現延期或超支的情況，專案管理工具都可以幫助專案經理及時發現和解決問題。例如有些專案管理工具支援風險預警功能，透過該功能能夠實時監測專案中所有的關鍵風險，並給予預警。這樣，專案經理可以更加及時地採取有效的措施，從而減小風險。
綜上所述，專案管理工具在當今的工作環境中至關重要。它不僅能夠提高工作效率、確保專案按時完成，還能促進團隊協作和實施風險管理，為企業的成功奠定堅實的基礎。
二、2025 最熱專案管理工具 TOP10
（一）國內知名工具
1. 禪道
作為國產專案管理軟體的驕傲，禪道功能全面且開源。它集產品管理、專案管理、質量管理、文件管理、組織管理和事務管理於一體，完整覆蓋研發專案管理的核心流程。其管理思想簡潔實效，介面美觀大方，搜尋功能強大，統計報表豐富多樣，軟體架構合理，原始碼開源開放，支援多種部署方式。禪道連續多年獲得 “常用測試管理工具第一名”，知名客戶眾多，如曹操出行、中歐基金、歐普照明、中國石油等。高度整合 274 個功能模組，囊括 2265 個功能點，告別多套工具整合之苦。無論是大型企業還是小型團隊，禪道都能在靈活性和安全性方面提供突出的保障。
全協同的企業管理軟體：這款軟體市場佔有率高，功能強大。它是一個廣泛使用的企業級協作平臺，專注於提升組織的專案管理效率和團隊協作。提供了包括任務管理、專案跟蹤、資料統計和報表、實時協作工具、OKR 目標管理以及企業網盤等核心功能。支援自定義看板檢視，專案模板，以及任務流程的全程追蹤，確保專案管理的靈活性和實時性。一個工具能夠滿足大多數需求，價效比高，支援二次開發、買斷、私有部署等需求，適用於各種規模企業。百度、小米、中糧集團等都有團隊在使用。
2. Teambition
阿里巴巴旗下的 Teambition 高度整合，使用者友好，與釘釘深度整合。它以簡潔的設計和一系列強大功能，幫助團隊提升工作效率和專案執行效果。軟體包括任務協作、文件協作、日程安排、知識管理和統計報表等核心功能。這些功能支援專案資訊的結構化管理，任務的有效分配和跟蹤，以及實時的專案進度更新和分析。其優勢在於高度的可定製性和整合性，不僅提供了多樣化的檢視和模板以適應不同的工作流程，還能與多個系統如 ERP、CRM 等進行整合，形成統一的專案管理平臺，適合個人及團隊使用。
（二）國外熱門工具
3. Asana
Asana 簡潔介面與強大功能並存，是一款使用者友好的專案管理工具，特別適合設計團隊和代理機構。它的核心功能包括任務分配、時間表管理和專案視覺化。介面簡潔易用，團隊協作功能強大，能促進團隊成員之間的有效溝通和協作。適用於各種規模和型別的專案，滿足不同企業的需求，團隊協作效率高。
4. Trello
Trello 以看板管理直觀、操作簡單而廣受好評。透過可定製的看板展示工作流程，包括待辦事項、進行中、已完成等階段，一目瞭然。每個任務都以卡片形式展示，支援新增描述、附件、截止日期等資訊，方便跟蹤和管理。支援邀請團隊成員加入看板，並設定不同的許可權和角色，確保團隊協作順暢。操作簡單直觀，無需複雜培訓即可上手，適合小型團隊和個人使用。
5. Jira
Jira 是一款專為軟體開發團隊設計的專案管理工具，由 Atlassian 公司開發。它提供了豐富的功能，如問題跟蹤、敏捷開發支援、版本控制等。最大優勢在於其強大的問題跟蹤和敏捷開發支援，使用者可以建立故事、任務、錯誤等不同型別的問題，並透過看板或 Scrum 板進行管理。還提供了豐富的報告和統計功能，幫助團隊更好地瞭解專案進展和瓶頸。但學習曲線較陡，需要一定時間和培訓成本來熟悉和定製使用。
（三）開源專案管理工具
6. 禪道
國產開源的禪道專案管理軟體，功能全面，靈活性和安全性突出。基於 ZentaoPHP 框架，遵循 MVC 設計模式，框架結構清晰，擴充套件開發簡單。內建外掛擴充套件機制方便定製開發，使用者可以根據專案的具體需求，自定義工作流程、欄位和報表，更好地適應不同專案的管理需求。禪道連續多年獲得 “常用測試管理工具第一名”，知名客戶眾多。
7. OpenProject
功能強大，適用於各種規模的團隊。是一款集任務管理、時間跟蹤和成本控制於一體的開源專案管理軟體，支援敏捷、傳統或混合專案管理方法。模組化設計允許使用者根據需求啟用或停用不同功能模組，並提供詳細的合規報告。詳細的報告和統計功能，幫助團隊瞭解專案進展和資源使用情況。
8. Taiga
專為敏捷開發團隊設計，提供看板和 Scrum 兩種檢視，支援使用者故事、任務等功能。以其直觀的使用者介面和豐富的 API 而聞名，易於與其他工具整合。社群和商業支援完善，使用者可選擇社群版或購買商業支援服務。
9. Odoo
綜合性企業管理軟體，涵蓋專案管理、客戶關係管理等多個領域。模組化設計允許使用者根據需要安裝和配置不同模組，實現全面的企業管理。社群活躍，使用者可獲得豐富資源和幫助。
10. GitLab
不僅是版本控制平臺，還是全面的 DevOps 工具鏈，包含專案管理等多個功能模組。高度整合化，使用者可在一個平臺上完成從專案管理到程式碼部署的所有工作。介面簡潔且功能強大，社群活躍。
三、專案管理軟體實施失敗的原因及避免方法
專案管理軟體在企業中的應用越來越廣泛，但實施失敗的情況也時有發生。以下是專案管理軟體實施失敗的常見原因及避免方法。
實施目的不明確：明確目標，制定詳細實施方案和培訓計劃。
在實施專案管理軟體之前，企業必須明確實施的目的。如果目標不清晰，就容易導致實施過程中方向不明確，最終可能無法達到預期效果。例如，企業可能只是為了跟風而引入專案管理軟體，卻沒有深入思考軟體能為企業帶來哪些具體的價值。為了避免這種情況，企業應該在實施前進行充分的調研和分析，明確自己的需求和目標。然後，根據這些目標制定詳細的實施方案，包括軟體的選型、部署、培訓等各個環節。同時，制定培訓計劃也非常重要，確保員工能夠熟練掌握軟體的使用方法，從而更好地實現實施目標。
資料不準確：實行嚴格資料稽核流程，多崗位稽核機制。
資料是專案管理軟體的核心，如果資料不準確，軟體的價值就會大打折扣。造成資料不準確的原因可能有很多，比如員工輸入錯誤、資料來源不可靠等。為了避免資料不準確的問題，企業應該實行嚴格的資料稽核流程，建立多崗位稽核機制。例如，在資料輸入環節，可以設定雙人核對，確保資料的準確性。同時，對於資料來源，要進行嚴格的篩選和驗證，確保資料的可靠性。此外，企業還可以定期對資料進行清理和維護，確保資料的及時性和準確性。
忽視培訓：制定全面培訓計劃，提供持續技術支援和學習機會。
很多企業在實施專案管理軟體時，往往忽視了培訓的重要性。員工如果不熟悉軟體的使用方法，就無法充分發揮軟體的功能，甚至可能會因為操作不當而導致資料錯誤或系統故障。為了避免這種情況，企業應該制定全面的培訓計劃，包括軟體的基本操作、高階功能、常見問題解決等方面的內容。培訓可以採用線上線下相結合的方式，確保員工能夠隨時隨地學習。同時，企業還應該提供持續的技術支援和學習機會，讓員工在使用軟體的過程中不斷提高自己的技能水平。
需求不匹配：進行詳細需求分析和比較，定期評估團隊需求。
專案管理軟體的功能和特點各不相同，如果選擇的軟體與企業的需求不匹配，就會導致實施失敗。為了避免這種情況，企業在選擇軟體之前，應該進行詳細的需求分析，明確自己的業務流程、管理需求、團隊協作方式等方面的要求。然後，對不同的軟體進行比較，選擇最符合企業需求的軟體。此外，企業還應該定期評估團隊的需求，隨著業務的發展和變化，及時調整軟體的功能和配置，確保軟體始終能夠滿足企業的需求。
缺乏溝通渠道：選擇具備強大溝通和協作功能的軟體，開展團隊建設活動。
專案管理往往需要多個部門和團隊的協作，如果缺乏有效的溝通渠道，就會導致資訊不暢通，影響專案的進度和質量。為了避免這種情況，企業在選擇專案管理軟體時，應該選擇具備強大溝通和協作功能的軟體。例如，軟體可以支援實時聊天、檔案共享、任務分配等功能，讓團隊成員能夠