如何分配和跟蹤專案工作量？

當談到專案工作時，沒有人願意盯著一張永無止境的待辦事項清單。然而，當你正忙於一個專案並且工作量太大而無法處理時，就會有這種感覺。
 
弄清楚如何掌握專案工作量管理並在團隊中順利分配工作量是專案經理可以做的最重要的事情之一。

什麼是專案工作量？
 
簡單地說，專案工作量是指一個專案所包含的工作量，而專案工作量管理是關於你在團隊成員之間處理、管理和分配工作的方式。它包括分配責任，設定預期，收集團隊成員的最新情況，並預測未來的工作量。
 
專案工作量是對工作量效率的衡量——員工利用其時間和技能的程度。當你試圖弄清楚如何管理團隊的工作量時，首先需要了解你有哪些可用的資源，以及這些資源如何能同時用於各種專案。
 
專案工作量示例
 
正確的工作量管理總是從放大你的資源和他們的能力開始。如果你有大量的資源，並試圖有效地管理繁重的工作量，那麼這一步尤其重要，這樣就不需要有人加班了。
 
藉助8Manage PM專案管理軟體，你可以獲得所有資源的實時完整檢視。所有這些可根據他們的角色和可用性進行排序。最方便的是，這些都是自動化的，你不需要建立任何公式。
 
例如，如果你的開發人員同時處理多個專案，你可能希望他們在切換到另一個專案之前專注於一個專案數週，這樣每個專案都有自己的負責團隊成員全神貫注的時間為了它。然後根據緊迫性、複雜性、與其他業務流程的相容性等對這些專案進行優先排序。在8Manage PM系統中，你可以看到里程碑和階段，以及被分配在每個階段工作的人員。
 
如何分配專案工作量？
 
分配和跟蹤專案工作量是專案經理最重要的職責之一。如果做得正確，它可以最佳化員工績效，最大限度減少混亂，讓每個人都感到滿意而不是不知所措。
 
以下是分配工作量時需要遵循的 5 個簡單步驟：
 
第 1 步：從最高優先順序的工作開始。專案經理為幫助他們的團隊做的最好的事情之一就是設定優先順序。根據任務和專案的重要性或緊急程度安排團隊的任務和專案待辦事項列表，並幫助他們首先關注正確的任務。
 
第 2 步：檢視啟動日期和完成日期。當你知道哪個團隊成員負責專案的哪個部分，就可以為每項任務設定明確的截止日期。為了幫助你的資源高效地處理工作量並一次專注於一項任務，以免分散注意力，看看你是否可以應用時間阻塞技術。
 
第 3 步：仔細檢查你是否為每個專案或任務分配了人選。考慮你團隊的可用性、偏好、專業知識、資歷等。
 
第 4 步：與團隊溝通。為了使你的團隊工作量管理取得成功，你的團隊需要與你的工作保持一致。與團隊交談，看看他們是否真的可以承擔你計劃分配給他們的新專案，並檢查你的估計是否切合實際，以便他們明白到他們的意見很重要。
 
第 5 步：讓人們知道你為什麼給他們每項具體任務。成功的專案管理在很大程度上依賴於員工的參與和積極性。為了幫助他們參與進來，請告訴團隊每個人為什麼給他們某些任務或專案，以及這將如何有助於實現企業的總體目標。
 
隨時跟蹤專案工作量
 
分配專案工作量不足以保證成功。你還需要持續跟蹤和監控它，以便了解你的專案進展情況以及是否需要對專案進度進行一些調整。
 
跟蹤專案工作量需要建立里程碑檢查點。當你的人員從事該專案時，他們必須確切地知道需要在何時交付的可交付成果是什麼。如果他們還沒有準備好，他們什麼時候準備好？在他們準備好之前需要做什麼？等等。
 
它使你有機會在專案落後於進度之前進行調整。它還可以讓你避免專案中可能涉及的資源之間不必要的複雜性和衝突。最後，當你知道還剩多少工作量以及每項任務需要多少時間時，你可以輕鬆衡量你的團隊離完成專案還有多遠。
 
分配和跟蹤專案工作量，需要一些 專業管理工具來幫助你做出正確的決策。8Manage PM專案管理軟體可按照區域、部門、專案以及活動進行資源的查詢、申請、分配並跟蹤所有資源的使用情況。同時，系統支援定義專案資源角色和資源均衡管理以更好地管理和呼叫資源。
 
8Manage PM提供各種先進的資源管理功能，包括：
● 自動根據資源技能和可分配時間查詢合適的資源
● 跟進資源的計劃分配，實際分配和實際使用
● 根據資源分配自動進行費用估算和預算
● 對資源的計劃與實際使用記錄進行比較分析
● 自動檢測資源的過度分配與不合適的資源
 
更重要的是，透過8Manage PM 的時間跟蹤功能和報告工具，你可以掌握每項任務的進度，清晰地瞭解在專案進展中所有資源的計劃分配情況，實際分配情況以及實際使用情況。