使用任務跟蹤器完成專案的最顯著好處之一是它們大大減少了開始新專案的初始阻力，尤其是當它們是大型、長期和複雜的專案時。任務跟蹤器可用於將這些艱鉅的專案分解為更小的、相互依賴的任務，這些任務有助於激發動力和行動以實現最終目標。使用專案任務跟蹤器的其他主要好處包括：

　　提高生產率

　　無論是處理企業專案管理還是經營小型企業或單獨的專業服務機構，任務跟蹤器都可以透過以下方式提高生產力：

　　節省重新發明輪子的時間：您使用任務跟蹤器的次數越多，它就越成為您工作日結構、工作流程和例程的重要組成部分。任務跟蹤器收集有關您每天所做的事情和需要做的事情的詳細資訊，成為構建任務的模板。這顯著節省了寶貴的工作時間和精神混亂，提高了您和您的團隊的工作效率。

　　改善協作和團隊管理：當團隊採用專案管理任務跟蹤器時，他們消除了大量手動工作和重複對話。這消除了摩擦、日程衝突和可避免的瓶頸，因為每個人都有必要的訪問許可權來管理自己的時間和任務，以推動團隊朝著目標前進，從而在沒有微觀管理的情況下提高生產力。

　　跟蹤專案績效和資源分配：當專案開始偏離其基線或預期時，任務跟蹤器會立即清楚地顯示出來。專案經理可以主動將資源重新分配到需要的領域，團隊成員可以重新評估基線或調整專案時間表以保持在正軌上。這些主動措施使團隊更有可能取得成功。它們幫助專案經理及早發現效率低下的地方，並做出調整以提高生產力。

　　設定優先順序

　　由於任務跟蹤器監控正在進行和即將進行的任務，它們使專案經理和團隊成員可以輕鬆地根據以下標準對專案任務進行分類和排序：

時機和緊迫性
重要性、價值或投資回報率(ROI)
客戶的需求和期望
與其他專案和任務的戰略一致性

　　高效的任務優先順序排序最終會提高整個組織的生產力。任務跟蹤模板使經理和團隊成員保持在同一頁面上，清楚地傳達目標、任務和更新，從而使這成為可能。

　　許多專案管理任務跟蹤器（包括Zoho Projects）允許使用者設定新任務的優先順序。任務通常用感嘆號和可自定義的功能進行區分，以確保不會漏掉高優先順序任務並造成不必要的損壞。

　　最後，任務跟蹤器透過在整個專案中仔細分配資源來幫助專案經理及其團隊保持預算不變。任務跟蹤器跟蹤在每項任務上花費的時間和資源量，尤其是重複性任務。

　　這有助於更準確地預測和計劃預算。當專案經理知道完成特定任務通常需要什麼時，他們就可以為這些需求充分分配資源，並在預算中為雜項和意外的專案支出留出足夠的空間。根據專案基準和期望跟蹤任務績效，可以明確何時何地削減成本或重新分配更多資源。

　　Zoho Projects等專案管理軟體提供了預算功能，可以根據實際成本監控計劃成本，並確保您不會超出預算。您可以使用小時費率和首選貨幣等詳細資訊自定義您的帳戶設定，這有助於為客戶開具發票並建立財務報告以更新利益相關者。

　　如果成本或資源可能超支，專案管理任務跟蹤器還可以提醒專案經理，使他們能夠在風險阻礙專案之前降低風險。透過對相關團隊成員的正確訪問許可權，這些工具還可以鼓勵預算透明度和內部問責制。