做好專案管理並非一件容易的事，因為每個專案都有其獨特之處，需要根據專案需求來管理。儘管如此，使用專案管理軟體還是非常有必要的，因為專案管理軟體可以讓專案中一些標準化的工作進行有效的處理和安排。我們一起看一下， 如何規範化專案管理，提升效率？

1.規則化辦事

專案最大的特點在於實施範圍廣，影響因素多。透過專案管理軟體搭建一個受控的規則化環境，可根據流程簡化很多繁瑣重複的工作，比如說需求、文件流轉傳遞、任務分發、策劃、提交等都有一套完整的閉環體系，實現專案管理的工具化、流程化，摒棄手動的excel表格的工作流，以規則制度的方式，幫助團隊成員形成一個全自動化的自我管理模式，提高員工的工作效率。

2.視覺化管理

專案管理軟體可以讓專案資訊透明化，作為專案辦公室與實施現場的的溝通橋樑，專案管理軟體會對收集的資訊進行整合、處理，透過系統精簡化及總結後及時同步給專案相關人員，確保專案負責人能夠及時瞭解和掌握專案的最新進展情況，並且分析專案資料，漸進明晰專案實際情況，及時發現專案潛在的問題和風險，

3.專案資金分析

專案資金是需要花大量時間去分析和分解的目標，如何規劃資金使用，如何跟進資金動向和實際使用情況，如何控制專案成本並保證專案質量等，都是專案資金管理需要考慮的問題。在 Zoho Projects專案管理軟體中，由於所有資料均實時、準確傳遞，可有效幫助管理者實時監控資金動向，控制成本。