技術管理之路四、任務管理：如何跟蹤執行？

安木夕發表於2021-11-16

系列目錄

一、管理認知：要不要做技術管理？https://www.cnblogs.com/anding/p/15491280.html
二、管理規劃：目標是什麼？https://www.cnblogs.com/anding/p/15507786.html
三、團隊建設：怎麼帶隊伍？https://www.cnblogs.com/anding/p/15517005.html
四、任務管理：如何跟蹤執行？https://www.cnblogs.com/anding/p/15517076.html
五、管理溝通：管理的必修課！

0、引言

管理是一門實踐科學，必須理論和實踐相互結合，多練、多思考、多總結，就會逐步形成自己的管理體系框架。

本文主要對是課程《技術管理實戰36講》的學習筆記，結合自己多年不太成熟的管理經驗，略有體會，受益良多。做了一點不成熟的總結，課程資料在文末引用資料處。歡迎留言交流！

1、如何做事？-任務管理

如果說我們研究管理規劃，是為了把事兒做對，我們研究團隊建設，是為了理順做事兒的主體，那麼，我們研究任務管理，就是為了把事情做出來，產出實實在在的業績和成果。

要吧事做出來，按照事前、事中、事後三個階段來分析：

做事之前，我們需要回答的問題是：要做哪些事？先做哪件，後做哪件？也就是分清楚輕重緩急，也叫優先順序梳理、計劃安排。
做事過程中，我們要確保事情的進展按照計劃推進，盡在掌握之中，也就是有效地推進執行。
做事之後，我們要覆盤做事的整個過程，並從過去的經驗之中抽取一些流程機制，以便以後在類似的場景下也可以做得更好、更順暢。

總結來說，就是要閉環，一定要閉環。不是簡單的說一下，交代了代辦就不管了，這樣是很難有好的結果的。溝通、管理都必須閉環，事前、事中、事後，計劃安排、跟進、驗證、總結覆盤都必須閉環。

然後在具體執行層面，主要是一下三方面的重點工作：

明確任務管理方法和工具，如我們團隊採用的是敏捷時研發管理方式，再加上合適的管理工具，就會事半功倍。
合理的任務時間管理：任務內容和計劃往往不會如你所願一直不變，各種突發的事務、客戶的需求，任務的時間、優先順序安排要靈活調整。因此，對於管理者，對任務優先順序的輕重緩急的排序管理能力尤其重要。
建立並持續完善流程機制：建立適合團隊的流程機制，可以極大提高協作效率，如比較常用的開發流程、程式碼管理流程、bug管理流程，需求管理流程等等。

2、敏捷研發管理

2.1、什麼是敏捷？

敏捷起源於製造行業的精益管理，實踐證明，針對很多行業，不僅僅是研發類團隊、專案的管理，敏捷是很好的選擇。而Scrum是其中使用比較廣泛的一種框架。

什麼是敏捷開發？

敏捷開發(Agile Development)是一種以人為核心、迭代、循序漸進的開發方法。怎麼理解呢？首先，我們要理解它不是一門技術，它是一種開發方法，也就是一種軟體開發的流程，它會指導我們用規定的環節去一步一步完成專案的開發；而這種開發方式的主要驅動核心是人；它採用的是迭代式開發。

為什麼說是以人為核心？

我們大部分人都學過瀑布開發模型，它是以文件為驅動的，因為在瀑布的整個開發過程中，要寫大量的文件，把需求文件寫出來後，開發人員都是根據文件進行開發的，一切以文件為依據；而敏捷開發它只寫有必要的文件，或儘量少寫文件，敏捷開發注重的是人與人之間，面對面的交流，所以它強調以人為核心。

什麼是迭代？

迭代是指把一個複雜且開發週期很長的開發任務，分解為很多小週期可完成的任務，這樣的一個週期就是一次迭代的過程；同時每一次迭代都可以生產或開發出一個可以交付的軟體產品。

關於Scrum和XP
前面說了敏捷它是一種指導思想或指導方法，但是它沒有明確告訴我們到底採用什麼樣的流程進行開發，而Scrum和XP就是敏捷開發的具體方式了，你可以採用Scrum方式也可以採用XP方式；Scrum和XP的區別是，Scrum偏重於過程，XP則偏重於實踐，但是實際中，兩者是結合一起應用的，我門主要用的是Scrum方法。

什麼是Scrum？

Scrum的英文意思是橄欖球運動的一個專業術語，表示“爭球”的動作；把一個開發流程的名字取名為Scrum，我想你一定能想象出你的開發團隊在開發一個專案時，大家像打橄欖球一樣迅速、富有戰鬥激情、人人你爭我搶地完成它。而Scrum就是這樣的一個開發流程，運用該流程，你就能看到你團隊高效的工作。

敏捷的標準流程如下圖所示，包括2種文件、3種角色、4個關鍵會議，如果決定要採用敏捷式管理必須去深入瞭解學習下相關知識。在文末給出了相關參考、學習資料。

2.2、敏捷管理工具

工欲善其事，必先利其器！國內外有不少比較好用的敏捷管理工具，覆蓋研發的整個生命週期，包括需求、迭代計劃、任務跟蹤、bug跟蹤等等。

這裡略做一點介紹，可以根據自身需要來選擇。大多是商業軟體，都提供少量使用者的免費使用或試用。對於小型團隊可以找開源或者試用渠道，儘量控制成本。對於比較大的團隊還是建議購買一個，一個好的工具對於團隊的效率是有很大幫助的。

YouTrack ：

YouTrack 是JetBrains出品的一個專案管理系統，用於敏捷開發過程中使用者故事、任務、計劃、bug的管理和跟蹤工具。最大的特點是非常靈活，可定製性強，可自定義看板、任務欄位、報表看板，及自動化流程。

?授權方式：10人免費，有線上版本可以試用，可私有部署，按照人數授權License。

⚓官網：https://www.jetbrains.com/youtrack/

Jira：

JIRA是Atlassian公司出品的專案與事務跟蹤工具，被廣泛應用於研發專案跟蹤和敏捷管理等工作領域。JIRA中配置靈活、功能全面、部署簡單、擴充套件豐富。

?授權方式：10人免費，按人數授權。

⚓官網：https://www.atlassian.com/software/jira

PingCode ：

主要是針對產研團隊，覆蓋專案、任務、需求、缺陷、迭代規劃、測試、目標管理研發管理全流程。

?授權方式：25人以下團隊完全免費，支援saas和私有部署模式，按照人數授權。

⚓官網：https://pingcode.com/

禪道：

國產的開源專案管理軟體，有開源的免費版本，國內使用比較多的一共工具。

⚓官網：https://www.zentao.net/

Tapd：

騰訊敏捷協作平臺，是一款由騰訊公司自主研發的協作及軟體研發管理平臺。TAPD 沉澱了騰訊十餘年敏捷研發文化、研發模式和實踐成果，能夠幫助企業高效協作和提升研發效能。

?授權方式：標準版與專業版目前沒有收費計劃，可以直接在官網註冊，儲存容量限制為 250G。

⚓官網：https://www.tapd.cn/

Coding：

騰訊旗下子公司出的，研發過程、程式碼一起管。

?授權方式：標準版（閹割版）可以無限制人數試用。

⚓官網：https://coding.net/

其他&通用型專案管理工具

iCafe：百度研發管理工具，https://cloud.baidu.com/product/icafe.html?trackid=50002
阿里雲雲效：https://www.aliyun.com/product/yunxiao
華為雲DevCloud：https://www.huaweicloud.com/product/projectman.html
碼雲Gitee：https://gitee.com/
Ones：https://ones.ai/
Leangoo：lengoo.com
teambition：https://www.teambition.com/
Tower：https://tower.im/
trello：https://trello.com/
Asana：https://www.asanahotels.com/

3、任務安排：時間管理的“四象限法則”

計劃優先順序管理，是管理者很重要一個能力，其實應該是每一個職場人都應該必須具備任務優先順序合理排序的能力。雖然看上去是很簡單，但實際能做好並不容易，特別是不斷有大量外部需求、代辦事項進來。比如領導安排的工作，是緊急的還是重要的？團隊梯隊建設、培訓是重要的還是不重要呢？客戶說這些事情都重要怎麼辦呢？

如上圖就是時間管理四象限法則，重點關注和投入精力在重要的事情上，不重要的事情不管是否緊急，都可以延遲或不做。

A：重要+緊急，有比較急迫的時間限制，如果沒有按期完成會有嚴重影響的任務。如事故危機，緊急救火的任務，或者一些重要的前置任務。只能優先馬上去做，這類任務要越少越好。如果較多說明風險控制不足、規劃不夠。

B：重要+不緊急，收益很大、或長期收益，非常重要，對時間要求不是非常急迫，可以自行安排的任務。如團隊規劃、工作計劃，學習培訓、健康鍛鍊，團隊建設、流程規範，工作總結覆盤、風險管理等都是重要的事情，不需要立刻就要完成，但如如果做得不好或缺失就很容易導致緊急的事情發生。主要的精力和時間都放在這裡，作好規劃和風險管理。這樣可以做到未雨綢繆，防患於未然，做的越好，緊急的事情就會越少。

C：緊急+不重要，臨時性、突發性的人或事，需要馬上處理，但做了其實收益不大。如某些會議，應付的報告，突發的溝通或支援等。調低優先順序，延後或者授權給他人去做。

D：不緊急+不重要，沒什麼時間要求，也沒有什麼收益的事情，或者實際上都和你沒什麼關係。如無聊、沒有意義的談話、會議、酒局，一些不合理的工作安排，或者一些推銷、刷手機等無聊瑣事。這類事情儘量不做！對內自控，對外要學會說NO！

那怎麼區分事務的重要、緊急呢？這也是重點之一。這就對要求對業務、目標、客戶有足夠的瞭解，並且有較強的分析和判斷能力，還需要站在更高的視角去思考和判斷。兩個簡單的原則：

重要程度：看收益是否足夠大，收益越大就越重要，也就越需要給予相匹配的優先順序、資源和關注度。

緊急程度：看損失是否夠大，損失越大就越緊急，以止損為核心目的進行安排工作，如果損失可控或損失很小緊急程度就低。

4、任務執行

首先任務項的制定要符合SMART原則，重點要關注“誰？什麼時間？完成什麼任務？交付什麼結果？”

任務項必須有負責人，一個任務可能多人配合，但必須指定一個主責人，主責人對任務的過程、結果負責。
任務項必須明確完成時間，在迭代開發方式中任務就要在迭代交付。
明確任務的輸出，任務的目標、交付結果必須明確，作為任務完成的驗證標準，且可衡量。如設計方案的任務，要求輸出方案文件，可以進一步明確方案文件必備的內容；學習**技術的任務，要求輸出學習筆記，或者demo並分享。