專案管理工具中時間跟蹤有哪些用處？

專案管理軟體中時間跟蹤有什麼作用？時間跟蹤允許您跟蹤在單個任務和整個專案上花費的時間。這種可見性可幫助您評估工作估算的準確性和員工的有效性。時間跟蹤對於專業服務提供商、擁有小時工或與自由職業者合作的公司以及使用成本加成定價的企業來說至關重要。
    專案管理軟體中的時間跟蹤應該允許您的團隊成員輕鬆地將時間條目新增到任務中。記錄時間後，您的軟體還應該使您能夠檢視和列印專案的時間報告。此功能允許您跟蹤團隊成員的工作量併為客戶和其他利益相關者列印報告。

    一、專案管理軟體中的時間跟蹤如何工作

    使用專案管理軟體時間跟蹤，您應該能夠為任務新增時間條目，輕鬆跟蹤花費在任務和專案上的時間，並快速建立報告。

    1、新增時間條目

    理想情況下，您的專案管理軟體將允許您選擇員工是否可以手動建立時間條目或使用自動跟蹤器。每個選項都有利有弊，因此解決方案通常取決於任務或專案。
    手動時間跟蹤允許員工選擇一項任務並手動輸入在該任務上花費的分鐘數或小時數。
    這種方法最大的好處是可以隨時快速輕鬆地完成時間跟蹤。您不必擔心在完成任務時記得開啟和關閉計時器。
    然而，這種方法的最大缺點是它可能導致不準確的跟蹤。如果人們在事後幾小時或幾天手動跟蹤花費的時間並輸入資訊，他們最終可能會猜測花費了多少時間。
    另一種方法是使用跟蹤器自動記錄和記錄在任務上花費的時間。員工在開始一項任務時只需單擊軟體中的播放按鈕，然後在他們不工作時暫停或停止計時器。
    使用記錄的計時器可以提供更準確的時間跟蹤。這種方法還可以增加客戶和利益相關者的信任，如果您的專案價格基於所花費的工時，這一點很重要。
    這種方法的缺點是員工需要記住在休息期間或切換到其他任務時暫停計時器，因為您一次只能跟蹤一項任務的時間。
    例如，假設一名員工正在為您的專案工作，而另一位專案經理突然出現在他們的辦公桌旁，向他們詢問有關他們自己專案的問題。也許這個快速的問題會變成一個長達一小時的臨時會議。如果員工忘記暫停計時器，您的專案現在將有一個不屬於一小時工作的任務。
    這個錯誤會增加您的專案成本，並可能會影響未來的專案估算。雖然一小時似乎沒什麼大不了的，但當您有許多員工在多個月內從事一個專案時，這樣的小失誤可能會產生重大的整體影響。

    2、跟蹤小時數

    您應該選擇可以透過多種方式向您顯示工作時間的專案管理軟體，包括：
    1）按任務
    2）按專案
    3）按員工
    檢視每個任務的小時數可以讓您在不微觀管理員工的情況下詳細管理工作。例如，您可以輕鬆檢視哪些任務超出預算，哪些任務似乎落後於計劃。任務級別的時間跟蹤還將幫助您為未來專案中的類似工作建立估算和預算。
    專案級別的時間跟蹤使您能夠看到全域性。您可以使用它來快速評估專案的整體進度和效能。這種詳細程度對於在大型專案中採用掙值管理(EVMS)也是至關重要的。如果您有一個包含100多個任務的專案，那麼在任務級別執行EVMS就太笨拙了。
    您還需要按員工跟蹤工作時間，以便監控和評估團隊的生產力和工作量。如果員工按小時計酬，這一點尤其重要，但對受薪員工也很有用。
    例如，您可以比較兩名不同的員工完成類似任務所需的時間。如果一個人花費的時間明顯更長，則可能表明其中一名員工發現了一種更好的做事方式，或者另一名員工需要更多的培訓或指導。
    您還可以使用員工時間跟蹤來幫助監控和消除工作量。如果您看到一名工程師上週在專案工作上工作了60小時，而另一名工程師只記錄了20小時，儘管他們都是受薪全職員工，那麼您就知道可能需要重新分配任務。

    3、建立報告

    您的專案管理軟體應該能夠建立兩種型別的報告：
    1）時間表
    2）時間報告
    時間表允許個別員工快速瞭解他們在給定一週內完成的任務以及他們在每個任務上花費的時間。這些時間表應包括：
    1）員工在所選周內啟用時間跟蹤的任務
    2）分配給員工的任務，這些任務安排在選定的一週（或一週內的任何一天）
    3）為選定周安排的任何已加星標或標記的任務
    4）員工選擇手動新增到其時間表或專案管理軟體的任何任務
    時間表的好處是員工可以輕鬆監控和跟蹤他們的進度。它為他們提供了一個集中的地方，可以檢視他們每週需要關注的內容以及他們在完成每項任務方面的進展情況。
    時間報告是您作為專案經理和其他利益相關者想要檢視的報告。這些報告應該可以在專案管理軟體中檢視，也可以以CSV或PDF檔案的形式下載。
    時間報告應該是可定製的，以便您可以針對選定的任務、專案、員工和/或時間段執行它們。例如，您可能需要向客戶提供上個月在他們的專案上花費了多少時間的報告。

    二、時間跟蹤的好處

    專案經理面臨的挑戰之一是找到在不進行微觀管理的情況下監控進度的方法。畢竟，當他們覺得他們的老闆一直在看他們的肩膀時，沒有人能把工作做得最好。但是，如果不瞭解員工如何度過他們的時間，當出現重大挫折或時間超支時，您可能會措手不及。
    對於許多企業而言，時間跟蹤應用程式已成為至關重要的工具，它為領導提供資訊，使工作更順暢，並讓團隊保持正軌。
    時間跟蹤應用程式已整合到您的專案管理軟體中。這樣，時間可以自動分配給任務，您不必擔心嘗試傳輸資料或同步兩個獨立的系統。
    透過時間跟蹤，您可以實時監控專案進度並捕獲準確的未來專案估算所需的資料。來自時間跟蹤應用程式的資料還可以揭示有關完成專案所涉及的人員和資源的緊迫問題。
    例如，時間跟蹤可以幫助確定某些員工是否經常生病或花費大量時間在與專案無關的工作上。檢視資料還可以突出員工可以更好地安排他們的日子以最佳化生產力的方式。
    您甚至可以透過監控任務花費的時間並將這些結果與預算、行業標準和類似專案的進度進行比較來發現專案中的瓶頸和低效流程。
    當您設定具體目標並堅持執行時，專案時間跟蹤在激勵員工和讓他們完成任務方面發揮著重要作用。使用自動跟蹤器可以減少員工多工的嘗試。它還可以幫助防止他們被非關鍵的“噪音”干擾，並幫助他們專注於手頭的任務。