如果您不熟悉專案管理或以前依賴任務管理系統來管理您的專案，那麼任務和專案之間的區別可能會令人困惑。任務和專案是專案管理系統中的主要構建塊，使您能夠跟蹤和組織您的工作。

任務是需要在專案中完成的單個工作單元。專案是需要一起完成以實現單個結果或目標的整個系列任務。例如，如果您要建立一個新產品，那麼整個建立過程就是您的專案。該專案中的一項任務可能是“構建原型”。

專案管理系統中的任務是什麼？

任務類似於待辦事項列表中的專案。這是將您的專案推向預期結果所需的一項行動或步驟。任務應該用於：
1、計劃完成專案的所有必要步驟
2、視覺化專案甘特圖上的各個步驟
3、儲存有關流程、操作方法或註釋的詳細資訊
通常，一項任務將分配給一個人，並且需要相對較短的時間來完成。例如，一種最優實踐是任務長度在整個專案長度的1%–10%之間。這意味著如果您的專案需要100個工作日才能完成，則每個任務的長度應為1到10天。因此，任何超過十天的任務都應分為兩個或多個任務。
次要選項是將較長或複雜的任務分解為子任務。此選項使您能夠保持總體任務的可見性，同時仍將其劃分為更易於管理的工作。例如，使用上面的示例，假設您有一個名為“構建原型”的任務。此任務可能涉及以下子任務：
機械師建造原型車身
Ironworker完成原型外殼
如果需要將主體和外殼構建在一起，則將它們分組在一項任務下可能是有意義的。但是，由於每個人都由不同的人負責，因此擁有子任務可以讓每個人都清楚地看到和理解對每個團隊成員的期望。
為了在專案管理系統中跟蹤您的整體任務進度，父任務應該顯示一個子任務進度條，隨著子任務的完成慢慢填滿。此功能允許您輕鬆跟蹤個人貢獻及其對總體任務的直接影響。

什麼是專案管理系統中的專案？

專案包含為達到特定結果而需要完成的所有內容。這可以包括實現特定目標所需的所有行動、輸入、輸出和里程碑。專案可以從簡單到複雜，並且在長度、資源、成本和範圍方面差異很大。每個專案都應該有明確的開始和結束日期、明確的工作範圍和所有者。
專案管理系統中的專案用於：
1、監控整個專案的開始和完成日期，而不僅僅是單個任務
2、快速輕鬆地跟蹤專案狀態
3、管理任務依賴性和互動，例如如果一項任務延遲另一項任務
4、使用軟體報告輕鬆更新專案利益相關者的專案資訊
5、儲存整個專案團隊需要訪問的專案相關檔案和註釋
更大、更復雜或更長的專案可能會分解為各個階段。一些專案管理方法，例如敏捷，將專案分解為單獨的衝刺。每個階段或sprint都應該有自己定義的時間段和結果，因此可以在專案管理系統中被視為自己的專案。

專案與資料夾

一些專案管理系統解決方案還允許您建立和管理資料夾。資料夾用於包含和組織資料。它們不是可操作的專案，並且它們沒有自己的一組屬性，例如開始日期和結束日期。資料夾的目的只是將相關資訊儲存在一個地方，並建立一個組織結構或層次結構，使使用者可以輕鬆查詢和共享資訊。
您可以使用資料夾：
1、將相關的任務和專案組合在一起
2、將與任務和專案相關的支援文件組合在一起，例如會議議程、筆記、待辦事項、問題或風險以及臨時請求
3、為任務新增標籤，以便單個任務可以在多個資料夾中檢視
資料夾可用於按團隊、客戶、工作階段或最適合您的團隊的方式對專案和任務進行分組。您可以建立一個資料夾來對同一專案的不同階段進行分組，或者對具有相同客戶的不同專案進行分組。
或者，您可以為每個部門建立一個單獨的資料夾，併為其相關部門標記任務。例如，如果您有一個“營銷”資料夾，任何營銷人員都可以在一個地方快速瀏覽他們的所有任務，即使它們涉及不同的專案。
資料夾可以包含子資料夾、專案和任務。透過使用標籤，資料夾允許您以對團隊成員最有用的方式對資訊進行切片、切塊和分組，而無需複製資料。

使用資料夾、專案、任務和子任務的最優實踐

以下是有關建立工作並將其組織到資料夾、專案、任務和子任務中的一些提示：
從頂部開始：組織專案管理系統的最簡單方法是從儘可能大的儲存桶開始，然後逐步向下工作。例如，一個資料夾可能專用於單個客戶。他們要求的每個獨特產品或可交付成果都可能是該資料夾中自己的專案。
建立和使用模板：透過為資料夾結構、專案結構和任務構建模板，您可以節省時間並確保整個軟體的工作結構一致。使用模板，每次建立新專案或任務時，您已經有了大綱和結構。
熟悉專案管理最優實踐：PM最優實踐將幫助您提高專案績效和專案管理系統的使用。例如，瞭解如何建立WBS（工作分解結構）將幫助您將專案分解為任務。
與他人合作：從您的軟體供應商、社群論壇或公司內的其他人處尋求幫助和建議可以幫助您發現在系統內組織專案和任務的最優方式。沒有適合所有場景的完美解決方案。但是，透過與他人互動，您可以發現新想法並瞭解對與您類似的公司或專案有效的方法。