專案經理如何有效地進行專案工作量估算?

時間管理是管理專案中最重要的方面之一。為了準確地估計時間，有必要正確地理解工作量和持續時間這兩個概念。

工作量是完成任務所需的工作單位數，它通常以工作幾小時、幾天或幾周來表示。因此，工作量是完成一項任務所需的工作小時數，即在專案上花費的實際時間。為了估計一個專案的持續時間，首先必須確定其工作量。

舉一個例子來理解這個概念：如果你估計完成一個圍欄大約需要30個小時，那麼工作量將是30個小時。

要注意，這並不意味著圍欄可以在30個小時內準備好——除非你計劃不停地工作30個小時。

持續時間是完成活動所需的工期總數（不包括假期或其他非工作時間），換句話說，它是完成一項活動所需的總時間。

持續時間通常以工作日或工作周表示，並取決於資源的可用性和容量。

無論專案中有多少人蔘與，總工作量始終為30小時。兩個人一起工作，不可能將工作量減少到15小時，但可以縮短總體完成時間。

計劃進度表的估算

估算是專案經理最關鍵和最複雜的領域之一。

諸如類比或自下而上估計之類的估算技術可以提供或多或少可靠的估計，但都有相同的問題：它們取決於制定者的能力。

計劃進度表估算的概念意味著在評估中增加更多的時間/價值，這是一種“填充”，可以在出現意外或評估錯誤的情況下緩和“下降” 。

當沒有足夠的資訊或經驗來做出現實的估算時，由於過度審慎，存在增加甚至過度增加對久期的估算的趨勢。

很明顯，如果公司中的每個人，包括專案經理，都抱有這樣的想法，那麼最終的計劃進度估算就會被完全誇大和誤解。

如何避免計劃進度估算不足？

在專案管理中，建議先估計工作量，然後再估計持續時間。

有幾種方法可以降低進度安排不足的風險：

● 就專案徵求公正專業人士的意見；

● 使用PERT方法（專案評估和審查技術），也稱為三點估演算法，它提供了最樂觀、最悲觀和最可能的估計。

● 為那些必須在不施加壓力或匆忙的情況下進行估算的人留出時間。

● 為整個專案增加額外的時間，避免在每一項活動上都這樣做。

● 如前所述，首先確定工作量，然後確定活動的持續時間。

並非所有的合作者都有相同的生產力，他們的知識、技能和經驗也不同。這就是為什麼進行估算的能力以及估算所需的時間可能會有所不同。

正確估算工作量的建議

一切都從對工作量的估算開始。以下有一些提示可以更好地識別它：

● 估算是一項始終開放的活動，應在專案期間定期進行。初步估計將因此越來越深入和逐漸完善。

● 在專案的初始階段，確保每個人都同意應該交付的內容並因此進行估計。對於每個人，我們首先指的是專案經理和專案團隊，還有董事和所有專案利益相關者。

● 讓有經驗的人蔘與分析和估計過程，並與實際必須完成這項工作的人進行頭腦風暴。讓不同的人對同一件事進行估計是很有用的。如果比較結果顯示數字之間存在很大差異，則意味著該特定活動或整個專案的不確定性很高。

● 所有的估算都帶來了內在的不確定性，尤其是在專案的早期階段，其中有更多的未知因素。必須量化估算中未知的百分比，並用同等水平的意外事故進行補償。

● 務必始終考慮專案風險和意外事件；不要只考慮最好的情況進行評估。

● 必須考慮到專案的所有階段和活動，包括分析、規劃、規劃、實現、最終重新制定、交付、專案收尾。

● 正式記錄估計值，並記錄它們是如何發現的、從哪些資訊中獲得的以及通過哪些過程獲得的。重要的是要明確估算的目的和假設，並強調超出範圍的內容。這不僅使專案經理能夠更好地為數字辯護，而且有助於在未來審查和改進估算過程。

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