如何在專案管理中跟蹤資源可用性？

專案是有計劃、有安排的，在不超支預算的情況下按期執行專案，專案經理必須瞭解資源的可用性。這是資源管理流程的一部分。
 
什麼是資源可用性
 
資源可用性是指了解執行專案所需的資源、何時需要以及在何種情況下需要。能夠協調完成專案所需的資源，是專案成功的關鍵，既能在截止日期前完成，又能守住預算。
 
弄清楚如何分配資源是有效資源管理計劃的一部分。首先，專案經理需要知道專案需要哪些資源。這一點說起來容易做起來難。

然後，必須瞭解所有的資源，包括組建的團隊、團隊使用的工具。當有了一份詳盡的資源清單，就按照日程安排將資源分配好，這樣才能在需要的時候交付。否則，將會造成代價高昂的延誤。
 
帶有資源管理功能的專案管理軟體對於規劃和安排資源大有幫助。8Manage PM就是一款全面的專案管理軟體，其強大的甘特圖可以組織資源並將其與專案任務聯絡起來，支援定義專案資源角色和資源均衡管理以更好地管理和呼叫資源。
 
在8Manage PM中，你可以將所有資源依賴關係聯絡起來，避免延誤，甚至還可以過濾關鍵路徑，幫助確定工作的優先次序。設定基線後，你就可以捕捉到資源計劃並進行實時跟蹤，將計劃工作與實際工作進行比較。
 
專案資源的型別
 
專案資源大致可分為有形和無形兩類。有形資源是指有物質意義的人、地點和事物。無形資源是非物質的，如精力、時間、資訊等。
 
在管理專案時，資源通常被分為以下七類：人員、資訊、材料、工具、能源、資本和時間。
 
● 人員：人力資源，執行專案的團隊
● 資訊：團隊完成專案所需的知識資訊也是一種資源
● 材料：與更具體的專案相關，如建築專案的磚塊砂漿
● 工具：涵蓋建築和製造工具（例如錘子和重型機械）到硬體、軟體
● 能源：執行專案使用的工具和機械的能源，以及使團隊富有成效的工具或軟體的能源。例如電力、汽油、柴油等
● 資本：在專案向前推進之前，需要利益相關者的財政支援。
● 時間：時間影響著每一個專案，將專案放在時間軸上可從頭到尾檢視整個專案
 
為什麼跟蹤資源可用性很重要？
 
跟蹤資源可用性是管理資源的關鍵。如果不知道資源在哪裡，就無法在需要的時候把它們送到需要的地方。因此，規劃、安排和最佳化專案資源相當重要。否則，就會浪費專案資源，也將花費時間和金錢。
 
跟蹤資源可用性的方法有很多，比較常見的三種方法是資源排程、資源規劃和資源最佳化。使用這些方法可以幫助你監控資源，從而更有效地使用資源。
 
資源排程
資源排程用於將資源最有效地分配給任務或專案。安排完成專案所需資源的開始及結束日期，是其中一部分工作。這些日期基於資源能力和可用性。
 
資源規劃
資源規劃是指確定專案所需的資源，以及如何獲取和分配這些資源。當需要在多個專案中 共享資源時，這也是專案組合管理的關鍵部分。
 
資源最佳化
資源最佳化是指確保人力資源和非人力資源的可用性與專案進度相匹配的方法。實現這一目標的一些技術包括資源平衡（調整開始和結束日期）、資源平滑（將需求控制在預算範圍內，以避免增加更多資源）和逆向資源分配（從最後一項或最關鍵的任務開始，然後從那裡倒推計劃）。
 
使用8Manage PM管理資源可用性
 
8Manage PM專案管理軟體面向實時交易，提供實時規劃、管理和跟蹤資源的工具，幫助你進行資源的查詢、申請、分配並跟蹤所有資源的使用情況。
 
● 計劃和排程 —— 瞭解可用資源和可用時間
● 可用技能和所需技能 —— 評估每個人的技能以及是否需要新增額外的技能（或人員）
● 資源利用 —— 瞭解已經在哪裡投入資源以及這些分配是否合適
● 資源能力 —— 瞭解真正的工作能力，認識到並非所有時間都可以利用
● 資源優先順序和分配 —— 確定那些需要最多注意力和專業技能的優先計劃
 
除了支援上述功能外，8Manage PM還提供各種資源計劃與使用報表，可以輕鬆生成有關專案狀態、專案組合狀態、差異、時間表等的大量報告。根據這些報表，專案人員可清晰地瞭解在專案進展中所有資源的計劃分配情況，實際分配情況以及實際使用情況，同時也能提高他們處理資源衝突的能力和對交付的控制能力。
 
專案資源管理較為複雜，經常動態變化。但採用實時的8Manage PM ，你就能關聯跟蹤時間、成本和風險，對專案全流程進行充分管理，從而提高專案效率。