專案管理過程中常常面對很多挑戰，資源管理是專案經理日常煩心事之一。

專案資源過剩會給企業帶來浪費，資源過少又會影響專案目標的達成。

另外，專案資源在不同的組織間分配不平衡或者在時間上分配不平衡也會對專案造成不利的影響。

因此，專案資源的管理不僅僅只是簡單的資源使用記錄，而是應該貫穿專案從計劃到後期的整個過程。

專案資源的合理分配和使用可以有效地推動專案成功，需要相關人員互相配合、互相監督。但由於專案具有不確定性和複雜性，專案資源管理亦有不少難度。

所以，企業應該藉助合適的專案管理工具開展管理活動，以便全面掌控專案資源的情況和資源的狀態，讓資源分配更高效、資源管理更便捷。

本文將以CORNERSTONE專案管理工具為例，向你展示如何用做好資源管理：

一、分析資源情況

首先，資源管理要在專案規劃的時候就開始。需要規劃什麼樣的資源，規劃多少資源均是由專案決定。

專案管理者要對專案的資源情況非常瞭解：企業有哪些專案、這些專案申請了多少資源、需要多少資源、剩餘的資源能不能滿足下一階段專案的需求……

瞭解這些情況，才能對專案資源進行合理規劃。如果是資源計劃不合理，需要專案管理者重做申請計劃。

如果資源客觀不足，則需要考慮削減需求或者補充人員、部分業務外包等措施。

專案管理者可以透過 CORNERSTONE專案管理工具全面瞭解資源狀態及分配情況，為專案決策和分析提供依據。

在 CORNERSTONE，可按照區域、部門、專案及活動對資源進行分門別類，不同部門、專案的資源情況一目瞭然，方便資源的查詢、申請、分配。

使用者可以建立一個資源計劃來分配每種資源的使用情況，藉此明確專案進行的每個階段是否有足夠資源。

要注意的是，確定好專案的關鍵資源，這對專案有著至關重要的作用。

在專案未正式立項前，專案資源計劃只是階段計劃，專案資源的估算也是粗略估算。這些資源需求幾乎都要進行最佳化。

CORNERSTONE可以跟蹤所有資源的使用情況，專案管理者透過對比參照資源管理情況，可以快速地做出資源調整或未來資源分配計劃。

二、監控資源使用

為專案分配了資源以後，專案經理通常希望瞭解資源的實際使用情況，資源能否在分配的時間內完成工作，以便判斷專案能否按時完成。

CORNERSTONE專案管理工具為記錄資源的實際使用時間提供了三種方法：工時表、手動記錄、系統自動記錄，使用者可按需選擇一種或多種方式進行記錄。

工作分配對於資源來說很重要。而且很多時候，專案實施過程中也需要資源共享，但無計劃的資源共享會對管理者所負責的專案不利。

專案團隊中有的成員可能會抱怨說他們工作量太大，而其他一些成員則看起來無所事事。

作為專案經理，你不可能每時每刻都跟蹤每位成員的活動；而一旦發生資源分配不足時，你又希望能快速發現並處理。

CORNERSTONE能實現對企業資源的跟蹤管理，使專案管理者能掌握資源的使用情況，幫助他們發現資源的過度分配和資源不足。

它可以實時跟進資源的計劃分配、實際分配和實際使用情況，對資源的計劃使用情況與實際使用記錄進行比較分析，檢測過度分配與不合適的資源。

專案執行者在系統內可以對不合理分配的資源進行重新調配，避免資源浪費。

三、把控資源費用

在專案管理中，成本及預算是無法繞過的一個坎。

如果執行人員沒有成本意識疏忽管理，在專案執行中很可能一不小心就超出預算，導致後期工程斷糧，直接拖慢專案進度。

在專案的預算中很大一部分是資源的費用。

因此，透過對專案中需要的資源進行費用預算和實時費用記錄，管理者和執行人員都能夠清楚地瞭解到預算消耗情況，進而減少不合理資源的使用，避免專案出現成本漏洞。

資源的費用分為預測費用和實際費用， CORNERSTONE支援對資源這兩種費用進行逐日計算。

資源的預測費用不是一成不變的，而是會隨著資源實際費用的生成而發生變化。

每當資源分配生成了實際費用以後，會自動扣減資源實際使用日期當天的所有預測費用。

對於由使用者填寫工時表生成的資源實際使用記錄，只有工時表已審批，系統才會計算資源的實際費用。

而手動新增由系統自動記錄的資源實際使用記錄由於沒有審批過程，因此不需要審批，系統也可以計算資源的實際費用。

當一個專案被提出來以後，專案管理者對於可能需要的所有資源較難有一個很全面的概念。

合理並且有效地運用專案管理軟體，不僅可以讓我們工作井然有序地進行，還能最大程度保證專案目標的達成。我推薦使用 CORNERSTONE，它提供了包括任務/需求/測試管理、迭代規劃、缺陷追蹤、報表統計、團隊協作、WIKI、共享檔案和日曆等功能模組,現在申請20人以下團隊即可免費使用。

資源又不足？專案資源該如何有效管理？

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